Sperren von Bereichen

Die Funktion „Räume sperren“ gibt dir die volle Kontrolle darüber, wann Desks, Bereiche, Stockwerke oder ganze Büros gebucht werden können. Räume können auf zwei Arten geschlossen werden: unbefristet oder für einen definierten Zeitraum mit Enddatum. So kannst du die Verfügbarkeit bei Wartungsarbeiten, Betriebsferien oder kurzfristigen Events ganz einfach steuern und hältst alle Mitarbeitenden klar informiert.

Die verfügbaren Sperr-Optionen hängen von deinem Plan ab:

• Im Business- und Starter-Plan kannst du Bereiche, Räume und Ressourcen dauerhaft schließen und für Nutzer ausblenden, bis sie wieder geöffnet werden. Das entspricht der bisherigen einfachen Aktiv/Inaktiv-Funktion.
• Im Professional-Plan und höher kannst du temporäre Sperrungen mit Enddatum planen, sodass Räume automatisch wieder verfügbar werden.

1. Überblick
2. Sperrungen verwalten
3. Was passiert mit Buchungen
4. FAQs

1. Überblick

Sperrungen können auf verschiedenen Ebenen deiner Arbeitsplatzstruktur angewendet werden:

• Einzelne Ressourcen (Desks, Parkplätze, benutzerdefinierte Ressourcen)
• Bereiche
• Stockwerke
• Ganze Büros

💡 Hinweis: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk geschlossen ist.

Du kannst wählen zwischen:

• Unbefristete Schließungen: Räume sind ohne Enddatum nicht verfügbar und für Nutzer ausgeblendet.

Professional und höher

• Temporäre Sperrungen: Räume sind im angegebenen Zeitraum (Start- und Enddatum) nicht verfügbar.
• Unbefristete Sperrungen mit Startdatum: Räume sind ab einem bestimmten Datum ohne Enddatum nicht verfügbar und für Nutzer ausgeblendet. Du kannst ein zukünftiges Datum für den Beginn der Schließung festlegen.

Schließungen folgen einer klaren Hierarchie. Wenn du eine übergeordnete Ebene (z. B. ein Stockwerk) schließt, werden alle darunterliegenden Bereiche und Ressourcen automatisch ebenfalls geschlossen. Nutzer sehen immer den Grund der höchsten Ebene der Sperrung.

2. Sperrungen verwalten

Du kannst Sperrungen unter Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume verwalten.

So erstellst oder löschst du eine Sperrung:

1. Wähle das Büro, das Stockwerk, den Bereich oder die Ressource aus.
2. Klicke auf Verwalten.
3. Klicke auf Sperrung hinzufügen oder wähle löschen für eine anstehende Schließung.

4. Wähle, wie du den Raum sperren möchtest: 

   • Unbefristete Sperrung
     Diese Option steht in allen Plänen zur Verfügung und blendet den Raum für Nutzer aus, bis er wieder geöffnet wird.

   Professional-Plan und höher

   • Unbefristete Sperrung mit Startdatum
     Lege ein Startdatum für die Sperrung fest und wähle Unbefristet sperren.

     Dadurch wird der Raum für Nutzer ausgeblendet, bis er wieder geöffnet wird.

   • Temporäre Sperrung (mit Enddatum)
     Lege ein Startdatum und ein Enddatum fest.

     Der Raum bleibt für Nutzer sichtbar, kann aber im Schließungszeitraum nicht gebucht werden.

5. (Optional) Füge einen Grund hinzu (wird Nutzern bei temporären Schließungen angezeigt).
6. Klicke auf Bestätigen und dann auf Speichern.

Du kannst Verwalten jederzeit öffnen, um eine Schließung zu löschen.

⚠️ Meetingräume: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk geschlossen ist. Synchronisierte Meetingräume können je nach Kalendereinrichtung weiterhin über Outlook / Google Kalender buchbar sein.

Wer kann Sperrungen erstellen?

• Globale Admins: können Sperrungen für jedes Büro verwalten
• Büro-Admins: können Sperrungen nur für ihre zugewiesenen Büros verwalten

3. Was passiert mit Buchungen

• Zukünftige Buchungen im geschlossenen Zeitraum werden automatisch storniert (Buchungen am aktuellen Tag nicht).
• Nutzer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn eine Buchung wegen einer Schließung storniert wird (sofern Benachrichtigungen aktiviert sind, siehe unten).
• Vergangene Buchungen bleiben erhalten für Auswertungen und Prüfungen.

Das Nutzererlebnis hängt von der Art der Sperrung ab:

• Unbefristete Schließungen (ohne Enddatum): Räume sind komplett ausgeblendet und können nicht gebucht werden.
• Temporäre Schließungen (mit Enddatum): Räume bleiben sichtbar, sind aber als nicht verfügbar markiert. Nutzer sehen, warum ein Raum nicht gebucht werden kann (Schließungsgrund) und wie lange.

💡 Tipp: Du möchtest Buchungen für ein bestimmtes Büro, Stockwerk oder einen Bereich in einem Rutsch stornieren (z. B. bei einer Sitzplan-Änderung oder Wartung)? Erstelle eine Schließung ab dem gewünschten Datum: Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume > Büro/Stockwerk/Bereich auswählen > Verwalten > Schließung hinzufügen.

💡 Benachrichtigungen: Alle zukünftigen Buchungen im gesperrten Zeitraum werden automatisch storniert. Nutzer, die Kalendereinladungen in ihren Profilbenachrichtigungen aktiviert haben, erhalten eine E-Mail über die Stornierung. 

Sobald alles bereit ist, entferne die Schließung (oder setze ein Enddatum), um Buchungen wieder zu ermöglichen.

4. FAQs