Die Integration deines Human Resources Information System (HRIS) mit deskbird hilft dir, das User Management und die Gruppenverwaltung zu automatisieren – ganz ohne SCIM. Damit sind Benutzerbereitstellung, De-Provisionierung und dynamische Gruppenstrukturen immer aktuell.
Unten findest du eine Liste der HRIS-Systeme, die aktuell für die Synchronisierung von Abwesenheiten oder Organisationsdaten unterstützt werden. Wende dich bitte an deinen Customer Success Manager (CSM), wenn du detaillierte Infos zu deinem HRIS-System brauchst oder dein System nicht aufgeführt ist. Für Anleitungen zur Einrichtung kannst du die verlinkte Merge-Dokumentation nutzen.
💡 Wir arbeiten mit Merge zusammen, um diese Integrationen bereitzustellen und zu unterstützen.
| ADP Decidium | ADP Workforce Now | Bamboo HR: OAuth – API-Schlüssel |
| Breathe | Charlie | CoolCare |
| Darwinbox | Factorial | FolksHR |
| Hibob | Workday: Systembenutzer – OAuth | HRWorks |
| Lattice | Leapsome | Lucca |
| People HR | Personio | Revolut People |
| Sage HR | SAP SuccessFactors | UKG Pro |
| Google Workspace | CezanneHR |
- Überblick & Vorteile
- Voraussetzungen für die Einrichtung
- Beispielhafte Einrichtung mit Personio
- Konfiguration in deskbird
- Was wird synchronisiert
- Bekannte Einschränkungen
- FAQs
1. Überblick & Vorteile
- Automatische Benutzerbereitstellung: Neue User aus deinem HRIS werden automatisch in deskbird angelegt.
- Automatische Deaktivierung: User, die im HRIS deaktiviert oder ausgetreten sind, werden in deskbird deaktiviert.
- Dynamische Gruppen: Teams, Abteilungen, Kostenstellen und andere Gruppen können in deskbird synchronisiert werden.
- Manager-Zuordnung: Berichtslinien können genutzt werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen und hybride Arbeitspläne zu validieren.
- Optionale Abwesenheiten-Synchronisierung: Hilft bei der Planung und Nachverfolgung der Verfügbarkeit.
2. Voraussetzungen für die Einrichtung
- Das UDM Plus Add-on.
- API-Zugangsdaten deines HRIS mit Leserechten für:
- E-Mail, Vorname, Nachname, Status (aktiv/inaktiv)
- Optional: Teams, Abteilungen, Vorgesetzten-Info, Kostenstellen
3. Beispielhafte Einrichtung mit Personio
In Personio:
- Gehe in Personio zu Einstellungen > Integrationen > API credentials
- Erstelle einen neuen API-Schlüssel mit dem Namen deskbird user and group sync
- Aktiviere Leserechte für:
- Mitarbeiter
- Organisationseinheiten
- Abwesenheiten (optional)
- Stelle sicher, dass diese Attribute ausgewählt sind:
- E-Mail, Vorname, Nachname, Status, Zuletzt geändert
- Optional: Vorgesetzter, Team, Abteilung, Kostenstelle
- Speichere und kopiere deine Client ID und das API Secret.
4. Konfiguration in deskbird
- Gehe in deskbird zu Admin > Integrationen.
- Wähle Sync with your HRIS aus.
- Aktiviere die Organisation-Synchronisierung und wähle deinen HRIS-Anbieter aus.
- Gib deine Zugangsdaten ein und folge den Schritten auf dem Bildschirm.
5. Was wird synchronisiert
-
User:
- Neue Mitarbeitende werden automatisch in deskbird angelegt
- Inaktive/ausgeschiedene User werden automatisch deaktiviert
- E-Mail-Abgleich verhindert doppelte User
⚠️ Alle im HRIS verfügbaren User werden automatisch in deskbird importiert. Einschränkungen können nur im HRIS selbst (sofern verfügbar) gesetzt werden.
-
Gruppen:
- Teams, Abteilungen, Kostenstellen werden automatisch angelegt
- Gruppen zeigen HRIS als Quelle an
- Manager-Zuordnung: Berichtslinien werden für Sichtbarkeit und Workflow-Logik synchronisiert
💡 Für die Synchronisierung von Abwesenheiten siehe bitte HRIS-Integration: Abwesenheiten.
🕒 Die HRIS-Synchronisierung läuft einmal täglich (nachts).
6. Bekannte Einschränkungen
- Einige HRIS-Tools unterstützen keine verschachtelten Gruppen.
- Mit der HRIS-Integration werden Gruppen ohne zugewiesene Mitglieder nicht synchronisiert.
- Die Synchronisierung von Profilbildern ist nicht bei jedem HRIS verfügbar.
7. FAQs
deskbird behandelt einen entfernten Mitarbeitenden auf zwei Arten, je nachdem, was mit dem Mitarbeitenden-Datensatz im HRIS passiert. Beide Optionen entsprechen den Aktionen, die Admins manuell unter Admin > User Management: User durchführen können.
Deaktivieren – wenn der Mitarbeitende im HRIS auf inaktiv oder beendet gesetzt wird (die meisten Offboarding-Fälle):
- Der User bleibt in der User-Liste, ist als
Inaktivmarkiert und kann sich nicht mehr einloggen. - Künftige Buchungen und Planungen werden storniert, zugewiesene Schreibtische werden freigegeben.
- Vergangene Buchungen bleiben dem User zugeordnet.
- Wiederherstellbar: Ein Admin kann Aktivieren auswählen oder der User wird automatisch wieder aktiviert, sobald er im HRIS wieder auf aktiv gesetzt wird.
Löschen – wenn der Mitarbeitenden-Datensatz im HRIS gelöscht wird (entspricht Löschen im User-Profil):
- Der User wird aus der User-Liste entfernt und der Login wird gelöscht.
- Name und E-Mail-Adresse werden durch "Gelöschter User" ersetzt.
- Künftige Buchungen und Planungen werden gelöscht. Vergangene Buchungen bleiben in Analytics unter "Gelöschter User".
- Nicht wiederherstellbar: Ein gelöschter User kann nicht wiederhergestellt werden.
💡 Wird ein gelöschter Mitarbeitender im HRIS wieder aktiv, erstellt deskbird einen neuen User-Account, der nicht mit dem vorherigen verknüpft ist. Um die Möglichkeit zur Wiederherstellung zu behalten, setze den User im HRIS auf inaktiv oder beendet, anstatt den Datensatz zu löschen.