Mit unserer Funktion „Kalendersynchronisierung” kannst du mühelos deinen Status auf deskbird sowie Buchungen von Meetingräumen mit deinen Google- und Microsoft-Kalendern synchronisieren.
1. Richte die Kalendersynchronisierung ein
2. Erforderliche Berechtigungen für Microsoft
3. Erforderliche Berechtigungen für Google
4. Synchronisierung des Arbeitsortes mit Microsoft/Google Kalender
5. Synchronisierung von Meetingräumen
1. Richte die Kalendersynchronisierung ein
Gehe auf das deskbird Admin Portal und wähle den Abschnitt Integrationen.
Hier kannst du deinen Kalender synchronisieren, indem du auf Verbinden klickst. Du kannst zwischen Microsoft oder Google wählen. Bitte beachte, dass globale Administratorrechte innerhalb von Google und Microsoft Entra ID erforderlich sind, um diese Synchronisation einzurichten.
Melde dich über dein Microsoft-Konto (2) oder Google-Konto (3) an, gewähre die angeforderten Berechtigungen und folge den weiteren Schritten.
2. Erforderliche Berechtigungen für Microsoft
Während der Installation müssen die folgenden Berechtigungen vergeben werden:
- places.read.all: Erlaubt deskbird, Informationen über Räume (Meetingräume und Raumlisten) für Kalenderevents und andere Anwendungen zu lesen. Diese Informationen werden z.B. benötigt, um Meetingräume in den deskbird-Adminbereich zu importieren.
- calendars.readwrite: Erlaubt deskbird das Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Events aller Kalender. Um sicherzustellen, dass die Raumkalender zwischen deskbird und Microsoft Exchange synchronisiert werden, ist diese Berechtigung entscheidend.
- Der Berechtigungstyp ist application, d.h. deskbird greift direkt auf die Graph API zu, wie die Anwendung selbst.
Einschränkung des Berechtigungsumfangs mithilfe einer Application Access Policy
- Die deskbird „Kalendersynchronisierung” Application kann in den Berechtigungen so eingeschränkt werden, dass sie nur auf die Kalender ausgewählter Meetingräume zugreifen kann. Dies kann durch die Anwendung einer Application Access Policy erreicht werden.
- Die Einrichtung wird in der beigefügten Anleitung beschrieben, die du am Ende des Artikels findest.
3. Erforderliche Berechtigungen für Google
Von der Admin-Konsole deiner Google Workspace-Domain (stelle sicher, dass du als Super-Admin-User eingeloggt bist), gehe zu Hauptmenü > Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Controls.
- Im Bereich „Domain-weite Delegation“ wähle Domain-weite Delegation verwalten.
- Klicke auf Neu hinzufügen.
- Gib im Feld „Client-ID“ die clientID (108092835268664080778) ein.
- Gib im Feld „OAuth-Scopes“ diese Werte nacheinander ein (die Liste der Scopes kann sich ändern):
- https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar
- https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
- https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
- https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
- Klicke auf Autorisieren.
Verbinde Google Workspace mit deskbird Unternehmen
- Klicke auf die Schaltfläche Verbinden
- Wähle im Google-Anmelde-Popup dein Konto aus oder gib ein neues ein
- Stimme allen angeforderten Scopes zu:
4. Synchronisierung des Arbeitsortes mit Microsoft/Google Kalender
Unsere Kalendersynchronisierung-Integration ermöglicht es Usern ihren deskbird Status mit ihren Google- und Microsoft-Kalendern zu synchronisieren.
Wenn User ihren Status in deskbird auswählen (Büro, Home-Office, Abwesend, usw.) oder eine Abwesenheit im HRIS System eintragen, wird dies automatisch in ihren Microsoft- oder Google-Kalender angezeigt.
Wie kann ich die Kalendersynchronisierung einrichten?
Navigiere zum Admin Portal und wähle den Abschnitt Integrationen.
Hier kannst du deinen Kalender synchronisieren, indem du dieser Anleitung (1) folgst.
Melde dich über dein Google oder Microsoft Konto an, erteile die angeforderten Berechtigungen und befolge die restlichen Schritte.
💡 Bitte beachte, dass du diese Integration über die deskbird Web-App in einem Browser (Chrome, Edge, Safari usw.) einrichten musst, nicht innerhalb der Microsoft Teams-Platform.
💡 Die Verknüpfung funktioniert via API.
💡 Es ist nur möglich, jeweils einen Kalender zu verbinden (Microsoft oder Google).
💡Die Synchronisierung ist momentan unidirektional. Das bedeutet, dass die Synchronisierung funktioniert, wenn zuerst ein Status auf deskbird festgelegt wird, der dann in den Kalendern widergespiegelt wird.
Abwesenheiten über HRIS und deskbird synchronisieren
Nach dem Aktivieren der Integration wie im (1) beschrieben, haben wir noch einen weiteren Trick, wenn du eine HRIS Integration verwendest. Wenn User ihre Abwesenheiten in das im Unternehmen verwendete HRIS-System (z.B. Personio) eintragen, wird der Abwesenheitsstatus (Entfernen/Hinzufügen/Updates) mit deskbird synchronisiert und anschließend im Kalender angezeigt. Die Informationen entsprechen also dieser Reihenfolge: HRIS > deskbird > Kalender für User mit verknüpften HRIS.
Wie sieht das für User aus?
Damit dieses Feature funktioniert, müssen User ihren Status im Abschnitt Planen in der deskbird App festlegen.
Wenn ein Status (Büro, Home-Office, Abwesend, etc.) ausgewählt wird, wird dieser synchronisiert und auch in den Kalendern der User sichtbar. Outlook zeigt den Status als ganztägiges Event an, während Google ihn als Arbeitsorte anzeigt.
Verschiedene Status, verschiedene Arten von Kalenderevents
Als Admin weißt du wahrscheinlich bereits, dass wir Standardstatus, wie zum Beispiel „Büro“, haben, die wir entsprechend deinen Bedürfnissen anpassen können. So sieht der Status bei Google und Microsoft aus, sobald du die Synchronisierung aktiviert hast:
- Status Büro und Home-Office werden als Arbeitsort-Einträge angezeigt;
- Abwesend und andere personalisierte Status werden als ganztägige Events angezeigt.
Vereinfache die Planung über mehrere Plattformen
In einem hybriden Arbeitsplatz ist diese Funktion besonders wichtig, da sie es Usern ermöglicht ihren Wochenplan und den ihrer Kolleg:innen zu sehen. Dies vereinfacht das Planen, Buchen und sogar praktische Entscheidungen, wie z.B. ob Meetings mit Kolleg:innen remote oder vor Ort stattfinden, basierend auf dem Standort des Teams.
5. Synchronisierung von Meetingräumen
Du kannst Meetingräume entweder manuell (ohne Synchronisierung) einrichten oder sie von Google oder Microsoft importieren.
Wenn du sie manuell einrichten möchtest, kann du Schritt 1 überspringen und direkt bei Schritt 2 loslegen.
Schritt 1: Richte die Kalendersynchronisierung in deskbird ein
-
Öffne die deskbird-Web-App > Gehe zum Admin-Panel > Integrationen > Calendar Sync. Hier kannst du auswählen, welchen Kalender du synchronisieren möchtest - Google oder Microsoft Kalender; danach folge den Anweisungen, die im Pop-up angezeigt werden.
- Um die Synchronisation zu aktivieren, brauchst du entweder in Azure AD (2) oder Google (3) globale Admin-Rechte;
Schritt 2: Meetingräume hinzufügen
Öffne unsere Web App, öffne das Admin Portal und klicke auf Stockwerke & Räume.
Füge den neuen Bereich zum richtigen Stockwerk hinzu und wähle Meetingraum als Bereichstyp aus.
Du kannst einen Meetingraum manuell erstellen oder ihn automatisch von Google oder Microsoft importieren.
Von Google/Microsoft importieren
Hast du bereits Meetingräume im Google Kalender oder in Microsoft? Nachdem du die Synchronisierung im Schritt 1 eingerichtet hast, kannst du die Meetingräume importieren, indem du auf die erste Option klickst.
Manuell erstellen
Wenn du bevorzugst sie manuell zu erstellen, klicke auf die zweite Option und füge alle relevanten Details, wie in diesem Bild, hinzu:
Selbstverständlich kannst du für importierte oder manuell erstellte Meetingräume den Namen, die Kapazität, die Beschreibung (optional), die Zugriffslevel (e.g. beschränkter/ prioritärer Zugriff), den Status (aktiv/ inaktiv) bearbeiten und ein Foto hinzufügen.
💡 Zurzeit ist es nicht möglich eine userdefinierte maximale Vorlaufzeit für Meetingräume hinzuzufügen. Das bedeutet, dass Meetingräume für einen unbegrenzten Zeitraum in der Zukunft gebucht werden können und nicht durch die maximale Vorlaufzeit, die für andere Ressourcen im Admin Portal festgelegt ist, eingeschränkt sind.
Um herauszufinden, wie du einen Meetingraum buchen kannst, klicke hier.