HRIS-Integration: User und Gruppen

Desks Enterprise Workforce Enterprise UDM (User and Data Management)

Die Integration deines HRIS mit deskbird hilft dir, die Verwaltung von Usern und Gruppen ohne SCIM zu automatisieren. So bleiben Nutzerbereitstellung, Deaktivierungen und Gruppenzugehörigkeiten stets aktuell.

Unten findest du eine Liste der aktuell unterstützten HRIS-Systeme für die Synchronisation von Abwesenheiten oder Organisationsstrukturen. Für Details zu deinem spezifischen HRIS-System oder wenn dein System nicht aufgeführt ist, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager (CSM). Die Setup-Anleitung findest du in der verlinkten Merge-Dokumentation.

1. Überblick & Vorteile
2. Einrichtungsvoraussetzungen
3. Beispielkonfiguration mit Personio
4. Konfiguration in deskbird
5. Was wird synchronisiert
6. Bekannte Einschränkungen

1. Überblick & Vorteile

• Automatische Nutzeranlage: Neue Nutzer aus deinem HRIS werden automatisch in deskbird angelegt.
• Automatische Deaktivierung: Nutzer, die das Unternehmen verlassen oder im HRIS deaktiviert werden, werden auch in deskbird deaktiviert.
• Dynamische Gruppen: Teams, Abteilungen, Kostenstellen und weitere Gruppen können mit deskbird synchronisiert werden.
• Manager-Zuordnung: Berichtslinien können zur besseren Übersicht und Validierung von hybriden Arbeitsplänen genutzt werden.
• Optionale Abwesenheitssynchronisierung: Unterstützt bei der Planung und Verfügbarkeitsanzeige.

2. Einrichtungsvoraussetzungen

• Ein aktiver Plan: Desks Enterprise, Workforce Enterprise oder das User & Data Management Add-on.
• API-Zugangsdaten deines HRIS mit Leserechten für:
  • E-Mail, Vorname, Nachname, Status (aktiv/inaktiv)
  • Optional: Teams, Abteilungen, Vorgesetzteninfo, Kostenstellen

3. Beispielkonfiguration mit Personio

In Personio:

• Gehe zu Einstellungen > Integrationen > API-Zugangsdaten
• Erstelle einen neuen API-Schlüssel mit dem Namen deskbird user and group sync
• Aktiviere Leserechte für:
  • Mitarbeitende
  • Organisationseinheiten
  • Abwesenheiten (optional)

• Stelle sicher, dass folgende Attribute ausgewählt sind:
  • E-Mail, Vorname, Nachname, Status, Zuletzt geändert
  • Optional: Vorgesetzter, Team, Abteilung, Kostenstelle
• Speichere und kopiere deine Client ID und deinen API-Schlüssel.

4. Konfiguration in deskbird

• Gehe zu Admin > Integrationen in deskbird.
• Wähle Mit deinem HRIS synchronisieren.

• Aktiviere die Organisationssynchronisierung und wähle deinen HRIS-Anbieter.

• Gib deine Zugangsdaten ein und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

5. Was wird synchronisiert

• User:
  • Neue Mitarbeitende werden automatisch in deskbird angelegt
  • Deaktivierte oder ausgetretene Nutzer werden automatisch deaktiviert
  • Die E-Mail-Adresse wird zur Vermeidung von Duplikaten abgeglichen

⚠️ Alle im HRIS verfügbaren Nutzer werden automatisch in deskbird importiert. Eine Einschränkung ist nur im HRIS selbst möglich (falls dort verfügbar).

• Gruppen:
  • Teams, Abteilungen und Kostenstellen werden automatisch erstellt
  • Gruppen zeigen HRIS als Quelle an
• Manager-Zuordnung: Berichtslinien werden zur besseren Übersicht und Workflowlogik synchronisiert

💡 Um Abwesenheiten zu synchronisieren, nutze den Artikel HRIS Integration: Abwesenheiten.

6. Bekannte Einschränkungen

• Einige HRIS-Systeme unterstützen keine verschachtelten Gruppen.
• Die Synchronisation von Profilbildern ist nicht bei allen HRIS möglich.