Das deskbird Outlook Add-In erleichtert es Teams, den passenden Meetingraum direkt in Outlook zu finden und zu buchen – ganz ohne App-Wechsel. Es bietet Echtzeit-Verfügbarkeit von Räumen, Filterfunktionen und eine nahtlose Synchronisation mit deskbird, sodass Meetings schneller und zuverlässiger geplant werden können.
Das Add-In funktioniert in Outlook für Web, Windows und Mac und bietet ein einheitliches, leistungsstarkes Buchungserlebnis auf allen Geräten.
Für die beste Buchungserfahrung
Wenn möglich, beziehe das IT-Team mit ein. Zunächst sollten alle Meetingräume aus Microsoft mit deskbird gemäß dieser Anleitung synchronisiert werden. Werden in deskbird Meetingräume verwendet, die in Microsoft nicht existieren, sollten diese in Microsoft angelegt und anschließend synchronisiert werden, damit beide Systeme übereinstimmen. Nicht synchronisierte Räume unterliegen vermeidbaren Einschränkungen; korrekt verknüpfte Räume sorgen für das beste Erlebnis.
- Übersicht
- Outlook Add-In verwenden
- Bereitstellung und Installation
- So funktioniert die Synchronisation mit deskbird
- Visitor Management
- FAQ
1. Übersicht
Mit dem deskbird Outlook Add-In lassen sich Meetingräume direkt im Outlook-Kalender suchen, filtern und buchen. Egal ob einmaliges oder wiederkehrendes Meeting: Alle verfügbaren Räume des ausgewählten Standorts werden in Echtzeit angezeigt – inklusive Kapazität, Services und Verfügbarkeitsstatus.
Das Add-In erscheint bei der Terminerstellung und funktioniert sowohl in Outlook Web als auch in der Desktop-Version. Gebuchte Räume werden automatisch mit der deskbird Web-App synchronisiert, um ein konsistentes Buchungserlebnis über alle Plattformen hinweg sicherzustellen.
2. Outlook Add-In verwenden
Öffne den Outlook-Kalender und klicke auf Neuer Termin, bzw. Neues Ereignis oder Weitere Optionen. Im Terminfenster ist das deskbird-Symbol in der Symbolleiste sichtbar.
Nach dem Öffnen des Add-In-Panels stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Auswahl des Standorts über das Dropdown-Menü (standardmäßig ist der Hauptstandort ausgewählt)
- Auswahl einer Etage (oder Alle Etagen)
- Suche nach Raumnamen über das Suchfeld
- Anwenden von Filtern, z. B.:
- Kapazität (z. B. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Services (z. B. mit Catering, ohne Catering)
- Nicht verfügbare Räume einbeziehen
- Hinzufügen des ausgewählten Raums zum Termin mit einem Klick
Nach dem Hinzufügen erscheint der Raum im Outlook-Termin und wird automatisch in deskbird reserviert.
3. Bereitstellung und Installation
IT-Administratoren können das Add-in für bestimmte Nutzer oder für die gesamte Organisation bereitstellen, indem sie der Microsoft-Bereitstellungsanleitung folgen: Bereitstellen von Add-Ins im Microsoft 365 Admin Center (Microsoft-Dokumentation)
Der einfachste und empfohlene Weg, um das Add-In bereitzustellen, besteht darin, dass ein Global Microsoft 365 Administrator das Add-in direkt aus dem Microsoft Marketplace installiert, während er angemeldet ist.
Empfohlene Schritte
- Zunächst sollten alle Meetingräume aus Microsoft mit deskbird gemäß dieser Anleitung synchronisiert werden. Werden in deskbird Meetingräume verwendet, die in Microsoft nicht existieren, sollten diese in Microsoft angelegt und anschließend synchronisiert werden, damit beide Systeme übereinstimmen. Nicht synchronisierte Räume unterliegen vermeidbaren Einschränkungen.
- Als Globaler Administrator bei Microsoft anmelden.
- Das deskbird Add-in im Microsoft AppSource Marketplace öffnen:
👉 https://marketplace.microsoft.com/de-de/product/office/WA200009722 - Auf Jetzt abrufen klicken und dem Bereitstellungsprozess folgen.
- Während der Einrichtung die angeforderten Berechtigungen akzeptieren.
Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis das Add-in für alle Nutzer sichtbar wird. Gegebenenfalls müssen Nutzer Microsoft 365 neu starten.
4. So funktioniert die Synchronisation mit deskbird
Für synchronisierte Räume
Synchronisierte Räume sind Meetingräume, die im Microsoft-Tenant angelegt und in deskbird eingerichtet sind. Alle Buchungen über das Outlook Add-In werden in Echtzeit mit deskbird synchronisiert. Das stellt sicher:
- Keine Doppelbuchungen
- Gemeinsame Sichtbarkeit in Outlook und deskbird
- Genaue Auslastungsdaten für Workplace-Analytics
Änderungen oder Stornierungen in Outlook werden automatisch auch in der entsprechenden Buchung in deskbird übernommen.
Für nicht synchronisierte Räume
Nicht synchronisierte Räume sind Meetingräume, die in deskbird angelegt wurden, aber nicht im Microsoft-Umfeld verfügbar sind. Wir empfehlen, nach Möglichkeit ausschließlich synchronisierte Meetingräume zu verwenden. Nicht synchronisierte Räume unterliegen vermeidbaren Einschränkungen.
Nicht synchronisierte Besprechungsräume sind Besprechungsräume, die ausschließlich in deskbird existieren und nicht mit Microsoft Outlook / Exchange verbunden sind. Da diese Räume nicht mit Microsoft synchronisiert werden, gelten bestimmte Einschränkungen. Diese Einschränkungen ergeben sich aus Vorgaben von Microsoft und sind nachfolgend aufgeführt:
- Wird ein Termin für einen nicht synchronisierten Raum erstellt und anschließend direkt in Outlook gelöscht, bleibt der Termin in deskbird bestehen. Dadurch kann der Raum in deskbird weiterhin als nicht verfügbar angezeigt werden, obwohl der Termin in Outlook entfernt wurde.
- Wird ein Termin in deskbird gelöscht, wird er nicht automatisch aus dem Outlook-Kalender entfernt. Stattdessen erhält der Organisator eine E-Mail mit der Option, den Termin aus dem Kalender zu entfernen.
- In einigen Fällen können zwei Bestätigungs-E-Mails versendet werden, was dazu führen kann, dass zwei Kalendereinträge erstellt werden.
- Die von deskbird versendete Bestätigungs-E-Mail kann derzeit nicht deaktiviert werden.
- In Outlook erstellte Termine werden in deskbird angezeigt, Änderungen, die in deskbird vorgenommen werden, werden jedoch nicht in Outlook übernommen.
- Diese Einschränkungen lassen sich vermeiden, indem ausschließlich synchronisierte Meetingräume genutzt werden.
5. Visitor Management
Verfügt die Organisation über eine Visitor-Management-Lizenz, ermöglicht das deskbird Outlook Add-In auch die Verwaltung von Besuchen direkt in Outlook – ganz ohne Wechsel zur deskbird Web-App.
Der Visitor-Management-Tab wird im Add-In-Panel automatisch für Kunden mit einer aktiven Visitor-Management-Lizenz angezeigt. Er unterstützt den gesamten Besuchsprozess:
- Besuche direkt in Outlook erstellen, bearbeiten und entfernen
- Änderungen werden in Echtzeit zwischen Outlook und der deskbird Web-App synchronisiert
- Rezeptionist:innen sehen in deskbird jederzeit eine aktuelle Besuchsliste
- Bei Änderungen an einem Termin bleibt alles mit einem Klick auf dem aktuellen Stand
So lassen sich Meeting planen, Räume buchen und Besuche verwalten – alles an einem Ort in Outlook.
6. FAQ
Ja. Das Add-In kann zunächst über das Microsoft 365 Admin Center für eine begrenzte Anzahl von Nutzern oder eine Pilotgruppe bereitgestellt werden. Nach erfolgreicher Validierung lässt sich die Bereitstellung auf weitere Gruppen oder die gesamte Organisation ausweiten. Detaillierte Informationen bietet die offizielle Microsoft-Dokumentation zur Add-In-Bereitstellung.
Hinweis: Da das Add-In über den Outlook Marketplace verfügbar ist, können Nutzer es unter Umständen selbst installieren, bevor eine zentrale Bereitstellung erfolgt.Das deskbird Outlook Add-In ist kompatibel mit:
- Outlook Web App (OWA) innerhalb einer unterstützten Microsoft-365-Subscription
- Outlook-Desktop-Anwendungen (Microsoft 365) unter Windows und macOS mit Unterstützung für moderne Office-Add-Ins
Ein unterstützter Microsoft-365-Tenant sowie eine aktuelle Outlook-Version sind erforderlich. Ältere oder nicht unterstützte Outlook-Versionen, einschließlich unbefristeter Einzelplatzlizenzen, funktionieren möglicherweise nicht korrekt. Bei Unsicherheiten bitte die IT-Abteilung kontaktieren oder den deskbird Support erreichen.
Das deskbird Outlook Add-In benötigt ausschließlich die Berechtigungen, die für die Raumbuchung erforderlich sind:
Zugriff auf das Microsoft-Konto
- Basis-Profilinformationen (Name und E-Mail-Adresse) zur Identifizierung des Nutzers in deskbird
- Single Sign-On (SSO) über das bestehende Microsoft-Login
Aktuelle Meeting-Informationen
- Lesen: Meeting-Zeit, Betreff, Teilnehmende, Ort, Serieninformationen
- Ändern: Hinzufügen oder Entfernen von Meetingräumen sowie Speichern der Buchungsdetails für den bearbeiteten Termin
Wichtig: Das Add-In interagiert ausschließlich mit dem aktuell angezeigten oder bearbeiteten Termin. Es greift nicht auf andere E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte oder Postfachdaten zu.
Das Add-In nutzt Microsoft Single Sign-On zur Authentifizierung und verschlüsselt die gesamte Kommunikation über HTTPS. Es greift nur auf Informationen des jeweiligen Termins zu und speichert lediglich minimale Metadaten, die für die Buchung in deskbird erforderlich sind. Sensible Meeting-Inhalte werden weder lokal gespeichert noch an deskbird übertragen, sofern nicht aktiv eine Aktion wie die Auswahl eines Raums und das Speichern des Termins durchgeführt wird.
Das Add-In versucht automatisch, die Anmeldung über das Microsoft-Konto mittels Single Sign-On durchzuführen.
- Stimmt die Microsoft-E-Mail-Adresse mit einem bestehenden deskbird-Nutzer überein, erfolgt der Login nahtlos und sofort.
- Existiert kein entsprechender Nutzer in deskbird, fordert das Add-In dazu auf, den internen deskbird-Administrator zu kontaktieren, um das Nutzerkonto einzurichten oder zu aktualisieren.
Nein. Das Add-In ist auf lizenzierte Nutzer innerhalb des Microsoft-365-Tenants der Organisation beschränkt. Externe Nutzer (z. B. Gäste oder Nutzer aus anderen Tenants) können das Add-In nicht nutzen, selbst wenn sie zu Meetings eingeladen sind.
-
Nutzer anmelden
Ermöglicht die Anmeldung mit dem Arbeits- oder Schulkonto und den Zugriff auf grundlegende Profilinformationen. -
Grundlegendes Nutzerprofil anzeigen
Ermöglicht den Zugriff auf Basisinformationen wie Name, Profilbild, Benutzername und E-Mail-Adresse. -
Anmelden und Nutzerprofil lesen
Ermöglicht die Anmeldung sowie das Lesen des Nutzerprofils und grundlegender Unternehmensinformationen angemeldeter Nutzer.
Bei nicht synchronisierten Räumen bestehen in Outlook technische Einschränkungen, die eine zuverlässige Erkennung von Terminänderungen verhindern. Um dies zu umgehen, fügt das Add-In bei Auswahl eines nicht synchronisierten Raums addin@deskbird.com als optionalen Teilnehmer hinzu.
Dies erfüllt zwei zentrale Zwecke:
- Auslösen des Outlook-„Senden"-Callbacks, sodass Änderungen oder Stornierungen erkannt werden können.
- Sicherstellung, dass die zugehörige Buchung in deskbird korrekt aktualisiert bleibt.
Das Postfach addin@deskbird.com ist ein technischer Hilfsaccount. Es wird nicht überwacht, repräsentiert keinen realen Nutzer und hat keinen Einfluss auf den normalen Arbeitsablauf. Dass diese Adresse bei der Buchung nicht synchronisierter Räume als optionaler Teilnehmer erscheint, ist das erwartete Verhalten.
Das deskbird Outlook-Add-In verwendet die folgenden Anwendungsdetails:
- Anwendungs-ID: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Anwendungsname (Microsoft Marketplace): deskbird – Book and manage rooms
Diese Angaben können von Administratoren genutzt werden, um das Add-In in Microsoft Entra ID, im Microsoft 365 Admin Center oder im Rahmen interner Sicherheits- und Compliance-Prüfungen eindeutig zu identifizieren.
Nein. Das deskbird Outlook Add-In unterstützt derzeit keine freigegebenen oder delegierten Kalender. Es ist nur beim Erstellen oder Bearbeiten von Terminen im eigenen Kalender verfügbar. Die Unterstützung für delegierte Kalenderbuchungen ist auf der Produkt-Roadmap, aber noch nicht für ein bestimmtes Release geplant.
Falls die Bereitstellung über den
Marketplace nicht möglich ist, kann
die Manifest-Datei verwendet werden,
um das Add-in manuell über PowerShell
zu installieren. Die Manifest-Datei
ist hier verfügbar:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=en-US
Wenn eine Meldung mit dem Titel „Administratorzustimmung erforderlich" und dem Hinweis „Der Microsoft-365-Administrator der Organisation muss die Zustimmung für dieses Add-In erteilen. Bitte das IT-Team kontaktieren." angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Microsoft-365-Tenant der Organisation eine Administratorfreigabe für das Add-In erfordert, bevor sich einzelne Nutzer anmelden können.
Dies ist eine standardmäßige Microsoft-Sicherheitseinstellung. Um das Problem zu beheben, muss das IT-Team oder ein Global Administrator die Administratoreinwilligung für das deskbird Outlook Add-In im Microsoft Entra ID (Azure AD)-Portal erteilen. Sobald die Einwilligung erteilt wurde, können alle Nutzer im Tenant das Add-In verwenden, ohne diese Meldung erneut zu sehen.