Das deskbird Outlook Add-In erleichtert es Teams, den passenden Meetingraum direkt in Outlook zu finden und zu buchen – ganz ohne App-Wechsel. Es bietet Echtzeit-Verfügbarkeit von Räumen, Filterfunktionen und eine nahtlose Synchronisation mit deskbird, sodass Meetings schneller und zuverlässiger geplant werden können.
Das Add-In funktioniert in Outlook für Web, Windows und Mac und bietet ein einheitliches, leistungsstarkes Buchungserlebnis auf allen Geräten.
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Für die beste Buchungserfahrung
Wenn möglich, beziehe das IT-Team mit ein. Zunächst sollten alle Meetingräume aus Microsoft mit deskbird gemäß dieser Anleitung synchronisiert werden. Werden in deskbird Meetingräume verwendet, die in Microsoft nicht existieren, sollten diese in Microsoft angelegt und anschließend synchronisiert werden, damit beide Systeme übereinstimmen. Nicht synchronisierte Räume unterliegen vermeidbaren Einschränkungen; korrekt verknüpfte Räume sorgen für das beste Erlebnis.
Mit dem deskbird Outlook Add-In lassen sich Meetingräume direkt im Outlook-Kalender suchen, filtern und buchen. Egal ob einmaliges oder wiederkehrendes Meeting: Alle verfügbaren Räume des ausgewählten Standorts werden in Echtzeit angezeigt – inklusive Kapazität, Services und Verfügbarkeitsstatus.
Das Add-In erscheint bei der Terminerstellung und funktioniert sowohl in Outlook Web als auch in der Desktop-Version. Gebuchte Räume werden automatisch mit der deskbird Web-App synchronisiert, um ein konsistentes Buchungserlebnis über alle Plattformen hinweg sicherzustellen.
2. Outlook Add-In verwenden
Öffne den Outlook-Kalender und klicke auf Neuer Termin, bzw. Neues Ereignis oder Weitere Optionen. Im Terminfenster ist das deskbird-Symbol in der Symbolleiste sichtbar.
Nach dem Öffnen des Add-In-Panels stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Auswahl des Standorts über das Dropdown-Menü (standardmäßig ist der Hauptstandort ausgewählt)
Auswahl einer Etage (oder Alle Etagen)
Suche nach Raumnamen über das Suchfeld
Anwenden von Filtern, z. B.:
Kapazität (z. B. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
Services (z. B. mit Catering, ohne Catering)
Nicht verfügbare Räume einbeziehen
Hinzufügen des ausgewählten Raums zum Termin mit einem Klick
Nach dem Hinzufügen erscheint der Raum im Outlook-Termin und wird automatisch in deskbird reserviert.
Der einfachste und empfohlene Weg, um das Add-In bereitzustellen, besteht darin, dass ein Global Microsoft 365 Administrator das Add-in direkt aus dem Microsoft Marketplace installiert, während er angemeldet ist.
Empfohlene Schritte
Zunächst sollten alle Meetingräume aus Microsoft mit deskbird gemäß dieser Anleitung synchronisiert werden. Werden in deskbird Meetingräume verwendet, die in Microsoft nicht existieren, sollten diese in Microsoft angelegt und anschließend synchronisiert werden, damit beide Systeme übereinstimmen. Nicht synchronisierte Räume unterliegen vermeidbaren Einschränkungen
Als Globaler Administrator bei Microsoft anmelden.
Auf Jetzt abrufen klicken und dem Bereitstellungsprozess folgen.
Während der Einrichtung die angeforderten Berechtigungen akzeptieren.
Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis das Add-in für alle Nutzer sichtbar wird. Gegebenenfalls müssen Nutzer Microsoft 365 neu starten.
4. So funktioniert die Synchronisation mit deskbird
Für synchronisierte Räume
Synchronisierte Räume sind Meetingräume, die im Microsoft-Tenant angelegt und in deskbird eingerichtet sind. Alle Buchungen über das Outlook Add-In werden in Echtzeit mit deskbird synchronisiert. Das stellt sicher:
Keine Doppelbuchungen
Gemeinsame Sichtbarkeit in Outlook und deskbird
Genaue Auslastungsdaten für Workplace-Analytics
Änderungen oder Stornierungen in Outlook werden automatisch auch in der entsprechenden Buchung in deskbird übernommen.
Für nicht synchronisierte Räume
Nicht synchronisierte Räume sind Meetingräume, die in deskbird angelegt wurden, aber nicht im Microsoft-Umfeld verfügbar sind. Wir empfehlen, nach Möglichkeit ausschließlich synchronisierte Meetingräume zu verwenden. Nicht synchronisierte Räume unterliegen vermeidbaren Einschränkungen.
Nicht synchronisierte Besprechungsräume
sind Besprechungsräume, die ausschließlich
in deskbird existieren
und
nicht mit
Microsoft Outlook / Exchange
verbunden sind.
Da diese Räume nicht mit Microsoft
synchronisiert werden, gelten bestimmte
Einschränkungen. Diese Einschränkungen
ergeben sich aus Vorgaben von Microsoft
und sind nachfolgend aufgeführt:
Wird ein Termin für einen nicht
synchronisierten Raum erstellt
und
anschließend direkt in Outlook
gelöscht,
bleibt der Termin in deskbird bestehen.
Dadurch kann der Raum in deskbird
weiterhin als nicht verfügbar
angezeigt
werden, obwohl der Termin in
Outlook
entfernt wurde.
Wird ein Termin in deskbird gelöscht,
wird er
nicht automatisch aus dem Outlook-Kalender entfernt.
Stattdessen erhält der Organisator
eine E-Mail mit der Option, den
Termin
aus dem Kalender zu entfernen.
In einigen Fällen können
zwei Bestätigungs-E-Mails
versendet werden, was dazu führen
kann,
dass
zwei Kalendereinträge
erstellt werden.
Die von deskbird versendete
Bestätigungs-E-Mail
kann derzeit nicht deaktiviert werden.
In Outlook erstellte Termine
werden
in deskbird angezeigt, Änderungen,
die in deskbird vorgenommen werden,
werden jedoch nicht in Outlook
übernommen.
5. FAQ
Ja. Das Add-In kann zunächst über
das Microsoft 365 Admin Center
für eine begrenzte Anzahl von Nutzern
oder eine Pilotgruppe
bereitgestellt werden. Nach erfolgreicher
Validierung lässt
sich die Bereitstellung auf weitere
Gruppen oder die gesamte
Organisation ausweiten. Detaillierte
Informationen bietet die
offizielle Microsoft-Dokumentation
zur Add-In-Bereitstellung.
Das deskbird Outlook Add-In ist kompatibel mit:
Outlook Web App (OWA) innerhalb
einer unterstützten
Microsoft-365-Subscription
Outlook-Desktop-Anwendungen (Microsoft
365) unter Windows
und macOS mit Unterstützung für
moderne Office-Add-Ins
Ein unterstützter Microsoft-365-Tenant
sowie eine aktuelle
Outlook-Version sind erforderlich.
Ältere oder nicht
unterstützte Outlook-Versionen, einschließlich
unbefristeter Einzelplatzlizenzen,
funktionieren
möglicherweise nicht korrekt. Bei
Unsicherheiten bitte
die IT-Abteilung kontaktieren oder
den deskbird Support
erreichen.
Das deskbird Outlook Add-In benötigt
ausschließlich die
Berechtigungen, die für die Raumbuchung
erforderlich sind:
Zugriff auf das Microsoft-Konto
Basis-Profilinformationen (Name
und E-Mail-Adresse) zur
Identifizierung des Nutzers in
deskbird
Single Sign-On (SSO) über das
bestehende Microsoft-Login
Ändern: Hinzufügen
oder Entfernen von
Meetingräumen sowie Speichern
der Buchungsdetails für den
bearbeiteten Termin
Wichtig: Das Add-In
interagiert ausschließlich
mit dem aktuell angezeigten oder
bearbeiteten Termin. Es
greift nicht auf andere E-Mails,
Kalendereinträge, Kontakte
oder Postfachdaten zu.
Das Add-In nutzt Microsoft Single
Sign-On zur Authentifizierung
und verschlüsselt die gesamte Kommunikation
über HTTPS. Es
greift nur auf Informationen des
jeweiligen Termins zu und
speichert lediglich minimale Metadaten,
die für die Buchung
in deskbird erforderlich sind. Sensible
Meeting-Inhalte
werden weder lokal gespeichert noch
an deskbird übertragen,
sofern nicht aktiv eine Aktion wie
die Auswahl eines Raums
und das Speichern des Termins durchgeführt
wird.
Das Add-In versucht automatisch,
die Anmeldung über das
Microsoft-Konto mittels Single Sign-On
durchzuführen.
Stimmt die Microsoft-E-Mail-Adresse
mit einem bestehenden
deskbird-Nutzer überein, erfolgt
der Login nahtlos und
sofort.
Existiert kein entsprechender
Nutzer in deskbird, fordert
das Add-In dazu auf, den internen
deskbird-Administrator
zu kontaktieren, um das Nutzerkonto
einzurichten oder zu
aktualisieren.
Nein. Das Add-In ist auf lizenzierte
Nutzer innerhalb des
Microsoft-365-Tenants der Organisation
beschränkt. Externe
Nutzer (z. B. Gäste oder Nutzer aus
anderen Tenants) können
das Add-In nicht nutzen, selbst wenn
sie zu Meetings
eingeladen sind.
Nutzer anmelden
Ermöglicht die Anmeldung mit
dem Arbeits- oder
Schulkonto und den Zugriff auf
grundlegende
Profilinformationen.
Grundlegendes Nutzerprofil anzeigen
Ermöglicht den Zugriff auf Basisinformationen
wie Name,
Profilbild, Benutzername und
E-Mail-Adresse.
Anmelden und Nutzerprofil lesen
Ermöglicht die Anmeldung sowie
das Lesen des Nutzerprofils
und grundlegender Unternehmensinformationen
angemeldeter
Nutzer.
Bei nicht synchronisierten Räumen
bestehen in Outlook
technische Einschränkungen, die eine
zuverlässige Erkennung
von Terminänderungen verhindern.
Um dies zu umgehen, fügt
das Add-In bei Auswahl eines nicht
synchronisierten Raums
addin@deskbird.com
als optionalen
Teilnehmer hinzu.
Dies erfüllt zwei zentrale Zwecke:
Auslösen des Outlook-„Senden“-Callbacks,
sodass Änderungen
oder Stornierungen erkannt werden
können.
Sicherstellung, dass die zugehörige
Buchung in deskbird
korrekt aktualisiert bleibt.
Das Postfach addin@deskbird.com
ist ein
technischer Hilfsaccount. Es wird
nicht überwacht,
repräsentiert keinen realen Nutzer
und hat keinen Einfluss
auf den normalen Arbeitsablauf. Dass
diese Adresse bei der
Buchung nicht synchronisierter Räume
als optionaler
Teilnehmer erscheint, ist das erwartete
Verhalten.
Das deskbird Outlook-Add-In verwendet
die folgenden Anwendungsdetails:
Anwendungsname (Microsoft Marketplace):
deskbird – Book and manage rooms
Diese Angaben können von Administratoren
genutzt werden, um das Add-In in
Microsoft Entra ID, im Microsoft
365 Admin Center oder im Rahmen interner
Sicherheits- und Compliance-Prüfungen
eindeutig zu identifizieren.