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Kalendersynchronisierung (Planen-Status und Meetingräume)

  • Aktualisiert

Mit der Kalendersynchronisierung von deskbird kannst du hybride Arbeitsplanung vereinfachen, indem sowohl Planen-Status von Nutzer:innen als auch Meetingräume mit externen Kalendern verbunden werden. Nutzer:innen können ihren Google- oder Microsoft-Kalender verknüpfen, sodass Statusinformationen (z. B. „Office“, „Home Office“, „Abwesend“) und gebuchte Räume automatisch übernommen werden. Das erhöht die Transparenz über Plattformen hinweg und erleichtert Koordination und Ressourcenmanagement. Beide Funktionen können unabhängig voneinander aktiviert werden.

  1. Mit dem Setup beginnen
  2. Einrichtung in Microsoft
  3. Einrichtung in Google
  4. Planen-Status synchronisieren
  5. Meetingräume synchronisieren

Gehe zum Admin-Portal und öffne den Bereich Integrationen.

Klicke auf Kalendersynchronisierung, um die Verbindung zu starten. Du kannst zwischen Google und Microsoft wählen. Für die Einrichtung werden globale Administratorrechte in Google Workspace oder Microsoft Entra ID benötigt.

Melde dich mit dem gewählten Konto an, gewähre die angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

💡 Multi-Tenancy ist im Rooms Enterprise-Plan verfügbar. Du kannst sowohl Microsoft- als auch Google-Tenants verbinden, indem du auf Synchronisierung aktualisieren klickst und einen weiteren Tenant hinzufügst.

In der deskbird App:

  1. Klicke auf den Button Kalendersynchronisierung.
  2. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an oder füge ein neues hinzu.
  3. Bestätige alle angeforderten Berechtigungen.

Im Entra ID (Azure) Portal:

  1. Gehe zu Enterprise Applications.
  2. Wähle die App deskbird Calendar Sync.
  3. Klicke auf Berechtigungen.
  4. Klicke auf „Grant admin consent for <your company name>“.
  5. Bestätige alle Berechtigungen.

Erforderliche Berechtigungen:

  • Place.Read.All – liest Rauminformationen
  • Calendars.ReadWrite – erstellt und bearbeitet Kalendereinträge

Diese Berechtigungen gelten anwendungsbezogen, also nicht im Namen einzelner Nutzer:innen.

💡 Tipp: Verwende Microsoft Application Access Policies, um den Zugriff auf Kalender zu beschränken.

In der Google Workspace Admin-Konsole:

  1. Als Super Admin anmelden
  2. Menü Sicherheit Zugriff & Datenkontrolle API-Steuerung
  3. Domainweite Delegierung verwalten wählen
  4. Neu hinzufügen klicken
  5. Client-ID: 108092835268664080778
  6. OAuth-Scopes:
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events
  1. Autorisieren klicken

In der deskbird App:

  1. Klicke auf Kalendersynchronisierung
  2. Google-Konto auswählen oder hinzufügen
  3. Berechtigungen bestätigen
Screenshot Google Auth

deskbird überträgt Status wie Office, Home Office oder Abwesend automatisch in den verknüpften Kalender. Bei aktiver HRIS-Integration (z. B. Personio) werden auch dort gemeldete Abwesenheiten synchronisiert und anschließend in den Kalender übermittelt.

🔧 Einrichtung:

  1. Admin Portal öffnen
  2. Zu Integrationen navigieren
  3. Kalendersynchronisierung wählen
  4. Mit Admin-Konto anmelden
  5. Berechtigungen bestätigen

Voraussetzungen:

  • Super-Admin-Rechte in Google oder Microsoft
  • Nutzung im Browser – nicht in MS Teams
  • Nur ein Kalenderanbieter gleichzeitig
  • Einseitige Synchronisierung (deskbird → Kalender)

📌 HRIS-Integration: Abwesenheiten

  • HRIS-Abwesenheiten werden zu deskbird übertragen
  • Diese erscheinen im Nutzerkalender

➡️ Datenfluss: HRIS → deskbird → Kalender

👀 Was Nutzer im Kalender sehen

  • Microsoft: Ganztagstermin
  • Google: Arbeitsort-Eintrag
  • Office/Home Office → Arbeitsort, Abwesend/benutzerdefiniert → Ganztag
Calendar sync preview

Option 1 – Manuell:

  1. Admin Portal Stockwerke & Räume
  2. Areal als Meetingraum erstellen
  3. Details eintragen & speichern

Option 2 – Import aus Google oder Microsoft:

  • Admin Portal > Integrationen > Raumkalendersynchronisierung
  • Anbieter wählen & Berechtigungen erteilen
  • Adminrechte erforderlich
  • Pop-up folgen

Hinweis: Änderungen in Microsoft-Räumen können bis zu 48h dauern.

Importieren:

  • Admin Portal Stockwerke & Räume Meetingräume importieren
  • Aus Kalenderanbieter wählen
Import area

Google: Räume müssen die Kategorie CONFERENCE_ROOM haben.

💡 Sobald Räume importiert sind, können Konferenzlinks bei der Buchung generiert werden.

⚙️ Raumverwaltung

  • Raumname, Kapazität, Beschreibung
  • Zugriffsrechte, Buchungsstatus, Raumfoto

💡 Aktuell keine maximale Vorlaufzeit konfigurierbar – Räume sind unbegrenzt buchbar.

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