Kalendersynchronisierung (Planen-Status und Meetingräume)

Gehe zum Admin-Portal und öffne den Bereich Integrationen.

Klicke auf Kalendersynchronisierung, um die Verbindung zu starten. Du kannst zwischen Google und Microsoft wählen. Bitte beachte, dass für die Einrichtung globale Administratorrechte in Google Workspace oder Microsoft Entra ID erforderlich sind.

Melde dich mit dem gewählten Konto an, gewähre die angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

💡 Multi-Tenancy ist für die Synchronisation von Meetingräumen im Rooms Enterprise-Plan verfügbar. Du kannst gleichzeitig Microsoft- und Google-Tenants hinzufügen, um alle Anforderungen abzudecken. Klicke dazu auf Synchronisierung aktualisieren auf der Integrationsseite und füge einen weiteren Tenant hinzu, indem du den unten beschriebenen Schritten folgst.

In der deskbird App:

1. Klicke auf den Button Kalendersynchronisierung.

2. Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an oder füge ein neues hinzu.

3. Bestätige alle angeforderten Berechtigungen.

Im Entra ID (Azure) Portal:

1. Gehe zu Enterprise Applications.

2. Wähle die deskbird App (deskbird Calendar Sync).

3. Klicke im linken Menü auf Berechtigungen.

4. Klicke auf den blauen Button „Grant admin consent for <your company name>“.

5. Wähle dein Konto und bestätige alle Berechtigungen.

Erforderliche Berechtigungen:

• Place.Read.All – erlaubt deskbird, Informationen über Räume (z. B. Konferenzräume) zu lesen.

• Calendars.ReadWrite – erlaubt deskbird, Kalenderereignisse zu erstellen, lesen, bearbeiten und löschen.

Diese Berechtigungen sind anwendungsbezogen, d. h. deskbird greift auf die Microsoft Graph API als Anwendung zu – nicht im Namen einzelner Nutzer:innen.

💡 Tipp: Um den Zugriff auf bestimmte Raumkalender einzuschränken, kann eine Microsoft Application Access Policy verwendet werden. Eine Anleitung findest du im verlinkten Artikel am Ende dieser Seite.

In der Google Workspace Admin-Konsole:

1. Melde dich als Super Admin an.

2. Gehe zu: Menü > Sicherheit > Zugriff & Datenkontrolle > API-Steuerung.

3. Wähle Domainweite Delegierung verwalten.

4. Klicke auf Neu hinzufügen.

5. Gib folgende Client-ID ein: 108092835268664080778

6. Trage folgende OAuth-Scopes einzeln ein:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly

https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email

https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Klicke auf Autorisieren.

In der deskbird App:

1. Klicke auf den Button Kalendersynchronisierung.

2. Wähle im Google-Anmeldefenster dein Konto oder melde ein neues an.

3. Bestätige alle angeforderten Berechtigungen.

deskbird synchronisiert automatisch den im Wochenplan gesetzten Status (z. B. Office, Home Office, Abwesend) mit dem verknüpften Google- oder Microsoft-Kalender. Das vereinfacht die tägliche Planung und verbessert die Zusammenarbeit in hybriden Teams.

Wenn zusätzlich eine HRIS-Integration (z. B. Personio) aktiv ist, werden dort erfasste Abwesenheiten ebenfalls mit deskbird und dem Kalender synchronisiert.

🔧 Einrichtung

1. Öffne das Admin Portal in der deskbird Web-App.

2. Gehe zu Integrationen.

3. Klicke auf Kalendersynchronisierung und wähle Google oder Microsoft.

4. Melde dich mit einem Admin-Konto an.

5. Bestätige die Berechtigungen und folge den Schritten im Pop-up.

Voraussetzungen:

• Super-Admin-/Global-Admin-Rechte in Google Workspace oder Microsoft Entra ID

• Einrichtung muss im Browser erfolgen (Chrome, Edge, Safari) – nicht in Microsoft Teams

• Es kann nur ein Kalenderanbieter gleichzeitig verbunden sein

• Die Synchronisierung ist einseitig – Änderungen in deskbird werden in den Kalender übertragen (nicht umgekehrt)

📌 HRIS-Integration: Abwesenheiten

Wenn ein HRIS verbunden ist:

• Abwesenheiten werden automatisch aus dem HRIS zu deskbird übernommen

• Diese Informationen werden anschließend im Kalender der Nutzer:innen sichtbar

➡️ Datenfluss: HRIS → deskbird → Kalender

👀 Was Nutzer:innen im Kalender sehen

Sobald die Verbindung aktiv ist, werden gewählte Status im Kalender angezeigt:

• Microsoft Outlook: als Ganztagstermin

• Google Calendar: als Arbeitsort-Eintrag

Darstellung je nach Status:

• Office, Home Office → Arbeitsort-Eintrag

• Abwesend, benutzerdefinierte Status → Ganztagstermin

Verschiedene Status, verschiedene Arten von Kalenderevents

Als Admin weißt du wahrscheinlich bereits, dass wir Standardstatus, wie zum Beispiel „Büro“, haben, die wir entsprechend deinen Bedürfnissen anpassen können. So sieht der Status bei Google und Microsoft aus, sobald du die Synchronisierung aktiviert hast: 

• Status Büro und Home-Office werden als Arbeitsort-Einträge angezeigt;
• Abwesend und andere personalisierte Status werden als ganztägige Events angezeigt.

Meetingräume können entweder manuell oder per automatischem Import (aus Google oder Microsoft) eingerichtet werden.

Option 1: Manuell

1. Öffne die deskbird Web-App

2. Gehe zu Admin Portal > Stockwerke & Räume

3. Lege ein neues Areal an und wähle Meetingraum als Bereichstyp

4. Trage alle Raumdetails ein (Name, Kapazität, Zugriffsrechte etc.) und speichere

Option 2: Import aus Google oder Microsoft

Schritt 1 – Kalendersynchronisierung einrichten:

• Admin Portal > Integrationen > Kalendersynchronisierung

• Anbieter wählen: Google oder Microsoft

• Adminrechte erforderlich (Google Super Admin oder Microsoft Entra ID)

• Anweisungen im Pop-up folgen

Hinweis: Änderungen oder neu erstellte Meetingräume in Microsoft können bis zu 48 Stunden benötigen, um angezeigt zu werden – dies liegt an Verzögerungen seitens Microsoft.

Schritt 2 – Räume importieren:

• Admin Portal > Stockwerke & Räume > Meetingräume importieren

• Räume aus dem verbundenen Kalenderanbieter auswählen

🔹 Hinweis: Für Google müssen Räume die Kategorie CONFERENCE_ROOM haben.

⚙️ Raumverwaltung

Egal ob importiert oder manuell erstellt – folgende Eigenschaften lassen sich bearbeiten:

• Raumname und Kapazität

• Beschreibung (optional)

• Zugriffsrechte (z. B. eingeschränkt, priorisiert)

• Buchungsstatus (aktiv/inaktiv)

• Raumfoto

💡 Aktuell ist keine maximale Vorlaufzeit für Meetingräume konfigurierbar. Sie können uneingeschränkt im Voraus gebucht werden – unabhängig von anderen Lead Time-Einstellungen im Admin Portal.