Kalendersynchronisierung (Planen-Status und Meetingräume)

1. Gehe zu Admin Portal > Integrationen.
2. Klicke auf Verbinden (oder Synchronisation aktualisieren, wenn bereits eine Verbindung besteht).
3. Wähle Microsoft.
4. Melde dich mit einem Globalen Administrator-Konto an.
5. Erteile die Zustimmung zu allen angeforderten Berechtigungen und folge den Schritten auf dem Bildschirm.

1. Öffne das Microsoft Entra ID (Azure) Portal.
2. Gehe zu Unternehmensanwendungen.
3. Wähle die deskbird App (deskbird Calendar Sync).
4. Öffne im linken Menü Berechtigungen.
5. Klicke auf Admin-Zustimmung für <dein Unternehmensname> erteilen und akzeptiere alle Berechtigungen.

Tipp: Der Zugriff kann über eine Microsoft Application Access Policy auf bestimmte Kalender beschränkt werden: Zugriff einschränken .

• Place.Read.All
  Ermöglicht deskbird, Informationen zu Unternehmensräumen (z. B. Meetingräume und Raumlisten) zu lesen, damit Räume in deskbird importiert werden können.
• Calendars.ReadWrite
  Ermöglicht deskbird, Events in Raumkalendern zu erstellen, zu lesen, zu aktualisieren und zu löschen, um Meetingraum-Buchungen synchron zu halten.

Dies sind Anwendungsberechtigungen, d. h. deskbird greift als Anwendung auf die Microsoft Graph API zu (nicht im Namen eines Nutzers).

1. Öffne die Google Admin-Konsole (Super-Admin erforderlich).
2. Gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung.
3. Unter Domainweite Delegierung klicke auf Domainweite Delegierung verwalten.
4. Klicke auf Neu hinzufügen.
5. Trage die Client-ID ein: 108092835268664080778
6. Füge unter OAuth-Scopes die untenstehenden Scopes hinzu und klicke auf Autorisieren.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Gehe zu Admin Portal > Integrationen.
2. Klicke auf Verbinden (oder Synchronisation aktualisieren, wenn bereits eine Verbindung besteht).
3. Wähle Google.
4. Melde dich mit deinem Google-Admin-Konto an.
5. Erteile die Zustimmung zu allen angeforderten Berechtigungen und folge den Schritten auf dem Bildschirm.

Was Nutzer in ihren Kalendern sehen

• Microsoft Outlook: Status werden als ganztägige Termine angezeigt.
• Google Kalender: Status erscheinen als Arbeitsort-Einträge.

Der Termin-Typ hängt vom ausgewählten Status ab:

• Büro und Homeoffice → Arbeitsort-Einträge
• Abwesend und benutzerdefinierte Status → ganztägige Termine

1. Öffne die deskbird Web-App.
2. Gehe zu Admin Portal > Stockwerke & Bereiche.
3. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum.
4. Gib die Raumdetails ein (Name, Kapazität usw.) und klicke auf Speichern.

💡 Manuell erstellte Meetingräume können nicht mit Google- oder Microsoft-Kalendern synchronisiert werden.

Schritt 1 – Kalendersynchronisation einrichten

• Gehe zu Admin Portal > Integrationen > Kalendersynchronisation.
• Wähle Google oder Microsoft und schließe die oben beschriebenen Anbieter-Schritte ab.

Schritt 2 – Räume importieren

• Gehe zu Admin Portal > Stockwerke & Bereiche > + Bereich hinzufügen > Meetingraum > Raum aus Microsoft oder Google importieren.
• Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

Hinweise

• Microsoft: Neu erstellte oder aktualisierte Räume können bis zu 48 Stunden brauchen, bis sie erscheinen.
• Google: Stelle sicher, dass die Raumkategorie auf CONFERENCE_ROOM gesetzt ist.
• Annahme & Ablehnung: Der Ressourcen-Kalender des Raums in Google/Microsoft entscheidet, ob eine Buchung akzeptiert wird. Wird eine Buchung abgelehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

💡 Sobald Räume importiert sind, können beim Buchen von Meetingräumen in deskbird (je nach Anbieter-Setup) Konferenzlinks erstellt werden.

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Gib den Raumnamen so ein, wie er im Anbieter-Verzeichnis angezeigt wird.

In Microsoft Outlook werden Arbeitsstatus als ganztägige Termine angezeigt. Das gilt z. B. für Abwesend und alle benutzerdefinierten Status.

Ja. deskbird berücksichtigt Beschränkungen, die in Outlook/Exchange konfiguriert sind (z. B. „kann nicht mehr als 6 Monate im Voraus gebucht werden“). Die Anfrage kann zunächst erfolgreich wirken, aber wenn Outlook sie ablehnt, wird der Nutzer benachrichtigt und die Buchung bleibt nicht in deskbird bestehen.

Beschränkungen wirken nicht rückwirkend: Buchungen, die vor Aktivierung der Regel erstellt wurden, sind nicht betroffen (gleiches Verhalten wie bei Microsoft).

deskbird kann Outlook-Beschränkungen nicht umgehen. Der Ressourcen-Kalender des Raums entscheidet, ob eine Buchung akzeptiert wird. Wenn Outlook die Anfrage ablehnt (z. B. Nutzer nicht erlaubt, Genehmigung erforderlich), wird die Buchung nach der Ablehnung aus deskbird entfernt.

In Google Kalender erscheinen Arbeitsstatus für Büro und Homeoffice als Arbeitsort-Einträge.

Abwesend und alle benutzerdefinierten Status werden als ganztägige Termine angezeigt.

Stelle sicher, dass der Raum als Ressource in Google Workspace eingerichtet ist und (für die beste Kompatibilität) die Kategorie CONFERENCE_ROOM verwendet. Prüfe außerdem, ob die domainweite Delegierung korrekt konfiguriert wurde und alle erforderlichen Scopes autorisiert sind.

Ja. Google ist die Quelle der Wahrheit für die Annahme von Räumen. Wenn der Raumkalender eine Buchungsanfrage ablehnt, bleibt die Buchung nicht in deskbird bestehen.