deskbird lässt sich mit HRIS-Anbietern wie Personio, HiBob und Workday integrieren, um Nutzerdaten, Gruppenmitgliedschaften und Abwesenheiten automatisch zu synchronisieren. Dieser Artikel erklärt, wie die Synchronisation funktioniert, was bei der Einrichtung zu erwarten ist und wie häufige Probleme behoben werden können.
- Synchronisationshäufigkeit & Zeitplan
- Was nach der Ersteinrichtung zu erwarten ist
- Nutzer-Offboarding über das HRIS
- Abwesenheitssynchronisation: Was zu erwarten ist
- Häufige Probleme beheben
- FAQ
1. Synchronisationshäufigkeit & Zeitplan
Die HRIS-Integration synchronisiert Daten zwischen dem HRIS-Anbieter und deskbird nach einem festgelegten Zeitplan:
- Nutzer- und Gruppensynchronisation: Läuft einmal täglich, in der Regel morgens (MEZ/MESZ).
- Abwesenheitssynchronisation: Läuft ebenfalls täglich.
- Ausnahme Personio: Bei Personio läuft die Nutzer- und Gruppensynchronisation stündlich, sobald die Integration eingerichtet ist – statt einmal täglich.
Die HRIS-Synchronisation erfolgt nicht in Echtzeit. Nach Änderungen im HRIS (z. B. Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters, Änderung einer Abteilung, Erfassen einer Abwesenheit) erscheint die Aktualisierung in deskbird erst nach der nächsten geplanten Synchronisation. Das Synchronisationsintervall wird vom Anbieter festgelegt und kann nicht geändert werden.
2. Was nach der Ersteinrichtung zu erwarten ist
Nach Abschluss der HRIS-Integrationseinrichtung gilt Folgendes:
- Nutzer erscheinen nicht sofort. Die erste Synchronisation läuft zum nächsten geplanten Zeitpunkt (in der Regel am folgenden Morgen). Den Launch entsprechend planen.
- Es werden keine Einladungs-E-Mails versendet. Nutzer, die über das HRIS bereitgestellt werden, erhalten keine E-Mail-Einladung. Sie können deskbird direkt über ihre bestehende Anmeldemethode (SSO, E-Mail usw.) aufrufen.
- Verbindung überprüfen: Nach der ersten Synchronisation unter Admin Portal > Nutzer prüfen, ob die Nutzer korrekt importiert wurden.
Launch-Tipp
Wird deskbird in der Organisation eingeführt und auf die HRIS-Bereitstellung gesetzt, die Integration mindestens 1–2 Tage vor dem Go-live-Datum einrichten, damit alle Nutzer synchronisiert und einsatzbereit sind.
3. Nutzer-Offboarding über das HRIS
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und im HRIS deaktiviert oder entfernt wird:
- Die Deaktivierung wird beim nächsten geplanten Synchronisationszyklus an deskbird übermittelt.
- Der Status des Nutzers in deskbird ändert sich auf Inaktiv.
- Inaktive Nutzer können sich weder anmelden noch Buchungen vornehmen und werden nicht auf das Lizenzlimit angerechnet.
Wurde ein Nutzer im HRIS deaktiviert, erscheint aber nach 24 Stunden in deskbird noch als Aktiv, bitte folgendes überprüfen:
- Ob der Nutzerstatus tatsächlich im HRIS geändert wurde (im HRIS-Adminbereich prüfen).
- Ob die Integration noch verbunden ist (unter Admin Portal > Integrationen prüfen).
- Ob im Integrationsstatus Synchronisationsfehler angezeigt werden.
4. Abwesenheitssynchronisation: Was zu erwarten ist
Wenn die Abwesenheitssynchronisation aktiv ist, werden genehmigte Abwesenheiten aus dem HRIS in deskbird als Planungsstatus angezeigt (z. B. „Abwesend").
- Nur genehmigte Abwesenheiten werden synchronisiert. Ausstehende Anfragen werden in deskbird nicht angezeigt.
- Abwesenheiten werden täglich synchronisiert.
- Bei aktivierter Kalender-Synchronisation verläuft der Datenfluss wie folgt: HRIS > deskbird > Kalender (z. B. Outlook oder Google Kalender).
Verschiedene HRIS-Anbieter verarbeiten Abwesenheitstypen unterschiedlich. Nicht alle Abwesenheitstypen werden für die Synchronisation unterstützt. Den Artikel HRIS-Integration: Abwesenheiten für anbieterspezifische Details konsultieren.
5. Häufige Probleme beheben
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Neue Nutzer erscheinen nicht in deskbird | Synchronisation wurde noch nicht ausgeführt (täglicher Zeitplan). | Bis zur nächsten morgendlichen Synchronisation warten. Falls Nutzer nach 24 Stunden noch nicht erscheinen, den Support kontaktieren. |
| Nutzerdaten (Abteilung, Vorgesetzte) werden nicht aktualisiert | Feld nicht gemappt oder HRIS-Änderung noch nicht synchronisiert. | Bis zum nächsten Synchronisationszyklus warten. Besteht das Problem weiterhin, prüfen, ob das entsprechende Feld im Integrationsbereich enthalten ist. |
| Abwesenheiten erscheinen nicht in deskbird | Abwesenheit im HRIS noch nicht genehmigt oder Abwesenheitstyp nicht unterstützt. | Prüfen, ob die Abwesenheit im HRIS genehmigt ist. Den Artikel zu Abwesenheiten auf unterstützte Typen je Anbieter prüfen. |
| Abwesenheiten zeigen falsche Daten an | Zeitzonenabweichung oder Halbtagsverarbeitung im HRIS. | Zeitzoneneinstellungen im HRIS und in deskbird prüfen. Den Support mit konkreten Beispielen kontaktieren (Nutzer-E-Mail, erwartete Daten, tatsächliche Daten). |
| Offboardete Nutzer erscheinen in deskbird noch als Aktiv | HRIS-Deaktivierung nicht synchronisiert oder Integration getrennt. | Prüfen, ob der Nutzer im HRIS deaktiviert ist. Admin Portal > Integrationen auf den Synchronisationsstatus prüfen. Bei Dringlichkeit manuell deaktivieren. |
6. FAQ
Die HRIS-Synchronisation läuft einmal täglich, in der Regel morgens (Personio synchronisiert stündlich). Das bedeutet, dass Nutzer erst nach der nächsten geplanten Synchronisation erscheinen – nicht unmittelbar nach der Einrichtung. Falls Nutzer zu einem bestimmten Launch-Datum bereit sein müssen, die Integration mindestens 1–2 Tage im Voraus einrichten.
Die erforderlichen Berechtigungen variieren je nach Anbieter. Als Minimum benötigt deskbird Lesezugriff auf Mitarbeiterprofile (Name, E-Mail, Abteilung, Beschäftigungsstatus). Für die Abwesenheitssynchronisation ist zusätzlich Lesezugriff auf Abwesenheits-/Urlaubsdaten erforderlich. Die genauen Berechtigungsanforderungen sind in der Einrichtungsanleitung für den jeweiligen Anbieter (HRIS-Integration: Nutzer und Gruppen) beschrieben.
Nein. Das Synchronisationsintervall wird vom Anbieter festgelegt und kann nicht geändert werden. Die meisten Anbieter synchronisieren einmal täglich, in der Regel morgens. Personio bildet eine Ausnahme und synchronisiert stündlich, sobald die Integration eingerichtet ist.