deskbird Dock

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deskbird Dock ist eine schlanke Desktop-App, die automatisch den Status des verbundenen Nutzers auf „Im Büro“ setzt und ihn bei seinen Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen eincheckt, sobald er sich mit einem erkannten Büronetzwerk verbindet. Wenn ein Nutzer zusätzlich an einen erkannten Büro-Monitor angeschlossen ist, während er im Netzwerk ist, erkennt Dock den genauen Schreibtisch und kann sogar eine neue Schreibtischbuchung anlegen, falls für diesen Tag noch keine existiert. Kein manueller Check-in oder Buchung nötig – die App läuft leise im Hintergrund. Nach der Installation melden sich Nutzer einmalig an oder überspringen die Anmeldung komplett, wenn die IT Dock über eine MDM-Lösung mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausrollt.

1. Was ist deskbird Dock?
2. Pläne und Lizenzen
3. Voraussetzungen
4. Installation auf macOS
5. Installation auf Windows
6. So funktioniert’s
7. Kulanzzeit und automatischer Check-in
8. Büro-Erkennung einrichten (Admins)
9. Schreibtisch-Erkennung einrichten (Admins)
10. Datenschutzmodi (Admins)
11. Rollout im großen Stil mit Microsoft Intune (Admins)
12. Fehlerbehebung
13. Feedback & Support
14. FAQs

1. Was ist deskbird Dock?

deskbird Dock ist eine schlanke Desktop-App für macOS und Windows, die leise im Hintergrund läuft. Eine manuelle Anmeldung ist nur bei Einzelinstallationen nötig – wenn die IT Dock über eine MDM-Lösung mit vorkonfigurierter Authentifizierung ausrollt, startet die App ohne Nutzeraktion. In beiden Fällen läuft Dock danach im Hintergrund, ohne dass du noch etwas tun musst.

Sobald du dich mit einem erkannten Büronetzwerk verbindest, erledigt Dock automatisch:

• Check-in bei deinen bestehenden Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen
• Aktualisierung deines Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“

Sobald du dich an einen erkannten Monitor während der Verbindung mit einem erkannten Büronetzwerk anschließt, erledigt Dock automatisch:

• Erstellung einer neuen Schreibtischbuchung, falls für diesen Tag noch keine existiert
• Check-in bei deinen bestehenden Schreibtischbuchungen
• Aktualisierung deines Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“

⚠️ Wichtig: Die Monitor-Erkennung und Buchungsautomatisierung funktionieren nur mit aktiver Netzwerkerkennung. Wenn dein Gerät zwar an einen Monitor angeschlossen, aber nicht mit einem erkannten Büronetzwerk verbunden ist, werden keine Monitor-Daten übertragen und es findet kein automatischer Check-in oder Buchung statt.

2. Pläne und Lizenzen

deskbird Dock wird über den Dock Plus-Plan lizenziert, abgerechnet pro aktivem Gerät. Dieser Plan schaltet die Berechtigung Workplace Intelligence frei, die die Anwesenheitserkennung und Analytics von Dock ermöglicht.

Admins können ihren Plan unter Admin > Abo einsehen, dort erscheint deskbird Dock als Dock. Testphasen sind verfügbar – wende dich dazu an deinen deskbird Account Manager.

💡 Hinweis: Der lizenzbasierte Zugang wird schrittweise eingeführt. Bestehende Beta-Zugänge sind während dieser Umstellung nicht betroffen.

3. Voraussetzungen

Bevor du deskbird Dock ausrollst, stelle sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

• Konto: Mitarbeitende benötigen ein deskbird-Konto mit ihrer Firmen-E-Mail (SSO via Google oder Microsoft)
• Check-in: Check-in unter Admin > Buchungseinstellungen aktivieren
• System: macOS oder Windows
• Netzwerk: Das Büronetzwerk muss unter Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung eingerichtet sein
• Grundriss: Ein veröffentlichter Grundriss, erforderlich für die Monitor-Zuordnung zur Schreibtischerkennung
• Installer: Lade deskbird Dock von https://dock.deskbird.com/ herunter (verfügbar für macOS und Windows)

4. Installation auf macOS

So installierst du deskbird Dock auf macOS:

1. Herunterladen und installieren: Lade den macOS-Installer von https://dock.deskbird.com/ herunter. Öffne ihn und folge den Installationsschritten.
2. Berechtigungen erteilen: Wenn du dazu aufgefordert wirst, erlaube den Zugriff auf den Standort. Falls kein Popup erscheint, gehe zu Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste und aktiviere deskbird Dock.
3. Anmelden: Die App öffnet sich nach der Installation automatisch. Melde dich per Google- oder Microsoft-SSO über deinen Browser an.
4. Dashboard öffnen: Das deskbird Dock-Symbol erscheint in der Menüleiste oben rechts. Klicke darauf und wähle „Dashboard öffnen“, um das erkannte Büro und die verbundenen Geräte zu sehen.

💡 Tipp: Falls das Symbol nicht sichtbar ist, schaffe Platz in der Menüleiste über Systemeinstellungen > Kontrollzentrum.

5. Installation auf Windows

So installierst du deskbird Dock auf Windows:

1. Herunterladen und installieren: Lade den Windows-Installer von https://dock.deskbird.com/ herunter und führe ihn aus. Falls die Meldung „Windows hat den PC geschützt“ erscheint, klicke auf „Weitere Informationen“ und dann auf „Trotzdem ausführen“.
2. Anmelden: Die App öffnet sich nach der Installation automatisch. Melde dich per Google- oder Microsoft-SSO über deinen Browser an.
3. Dashboard öffnen: Das deskbird Dock-Symbol erscheint im System-Tray unten rechts (klicke auf den ^-Pfeil, falls es versteckt ist). Klicke darauf und wähle „Dashboard öffnen“.

💡 Tipp: Für große Rollouts können IT-Teams deskbird Dock mit Microsoft Intune im Hintergrund und im großen Stil ausrollen, mit vorkonfigurierter Authentifizierung – so sehen Nutzer nie einen Anmeldebildschirm. Siehe Rollout im großen Stil mit Microsoft Intune.

6. So funktioniert’s

Nach der Installation und Aktivierung – entweder durch manuelle Anmeldung oder durch verwaltete Bereitstellung – läuft deskbird Dock leise im Hintergrund. Sobald sich dein Gerät mit einem erkannten Büronetzwerk verbindet, macht die App Folgendes:

1. Erkennt das Büro automatisch anhand des Netzwerks
2. Check-in bei allen bestehenden Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen für diesen Tag
3. Aktualisiert den Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“

Wenn dein Gerät an einen erkannten Monitor während der Verbindung mit dem Büronetzwerk angeschlossen ist, macht die App:

1. Überträgt Monitor-Daten, um das genaue Büro und den Schreibtisch zu erkennen
2. Check-in bei allen bestehenden Schreibtischbuchungen für diesen Tag
3. Erstellt eine neue Schreibtischbuchung für diesen Tag, falls noch keine existiert
4. Aktualisiert den Status auf „Im Büro“ im Tab „Plan“
5. Falls die Buchung für einen anderen Schreibtisch war, wird sie automatisch auf den Schreibtisch gewechselt, an dem der Monitor zugeordnet ist

💡 Hinweis: Nur das Anschließen an einen Monitor ohne Verbindung zum Büronetzwerk löst keine Schreibtischerkennung oder Buchungsautomatisierung aus.

Im Dock-Dashboard siehst du den aktuellen Netzwerkstatus und die verbundenen Monitore.

💡 Tipp: Falls eine Änderung durch Dock nicht sofort in der deskbird Web-App sichtbar ist, kannst du wie folgt synchronisieren:

• Für bestehende Buchungen: Aktualisiere deinen Browser, um den neuen Status in der deskbird Web-App zu sehen.
• Für neue Buchungen: Wenn Dock bereits läuft, melde dich ab und wieder an und aktualisiere dann die Web-App, um die letzten Änderungen zu synchronisieren.

7. Kulanzzeit und automatischer Check-in

Der automatische Check-in von deskbird Dock funktioniert zusammen mit der Kulanzzeit deines Büros. Die Check-in-Deadline ist die Buchungsstartzeit plus Kulanzzeit. Wenn du bis dahin nicht eingecheckt bist, wird die Schreibtischbuchung automatisch freigegeben.

Da Dock dich in dem Moment eincheckt, in dem deine Anwesenheit erkannt wird, bleibt die Buchung erhalten, wenn du innerhalb der Kulanzzeit ankommst. Kommst du später, wurde die ursprüngliche Buchung bereits storniert und kann nicht wiederhergestellt werden.

Das Beispiel unten geht von einer Schreibtischbuchung ab 09:00 Uhr aus, mit angewendeter Kulanzzeit:

8. Büro-Erkennung einrichten (Admins)

Die Büro-Erkennung wird in der Regel vom IT-Team eingerichtet. So verknüpfst du ein Netzwerk mit einem Büro:

1. Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Büro-Erkennung
2. Klicke auf „Netzwerk hinzufügen“
3. Gib die Büro- und Netzwerkdetails ein (WLAN-SSID/BSSID, Standard-Gateway, Subnetze oder öffentliche IP), um sie mit dem Büro zu verknüpfen

Sobald ein Netzwerk hinzugefügt wurde, werden alle Nutzer, die sich darüber verbinden, automatisch erkannt und eingecheckt.

💡 So funktioniert die Netzwerkerkennung: Die Erkennung kombiniert zwei Logik-Ebenen:

• Zwischen Regeln (ODER): Du kannst mehrere Netzwerkregeln für dasselbe Büro hinzufügen. Die Verbindung zu einer davon löst die Erkennung und die zugehörigen Automatisierungen aus.
• Innerhalb einer Regel (UND): Alle aktivierten Bedingungen innerhalb einer Regel müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Das bedeutet: Verschiedene Verbindungsszenarien – zum Beispiel WLAN und Ethernet – deckst du am besten mit jeweils einer eigenen Regel ab, statt alle Bedingungen in eine Regel zu packen.

Ethernet- und WLAN-Unterstützung: deskbird Dock unterstützt sowohl Ethernet- als auch WLAN-Verbindungen. Welche Bedingungen verfügbar sind, hängt vom Verbindungstyp ab:

⚠️ Hinweis: Da SSID und BSSID über Ethernet nicht übertragen werden, greift eine Regel mit diesen Werten nur bei WLAN. Für Büros, in denen Nutzer per Ethernet verbinden, lege eine Regel mit Standard-Gateway (MAC), Subnetzen (CIDR) oder öffentlicher IP an. Den Gateway-Wert findest du im deskbird Dock Dashboard, wenn du im Büronetzwerk bist – schau bei der Ethernet-Verbindung nach dem Feld „Gateway - MAC“.

⚠️ Vermeide identische Netzwerkregeln in mehreren Büros: Jedes Büro muss mindestens einen eindeutigen Netzwerk-Wert haben. Wenn zwei Büros exakt dieselbe WLAN-SSID und dasselbe Subnetz haben, kann das System nicht erkennen, in welchem Büro du bist – die Anwesenheitserkennung wird übersprungen und ohne Check-in wird die Buchung nach der Kulanzzeit freigegeben. Sorge dafür, dass sich mindestens ein Wert (z. B. der Subnetzbereich) zwischen den Büros unterscheidet.

9. Schreibtisch-Erkennung einrichten (Admins)

Die Schreibtisch-Erkennung verknüpft einen bestimmten Monitor mit einem bestimmten Schreibtisch, sodass Nutzer genau an dem Schreibtisch eingecheckt werden, an dem sie sich einstecken. Ein veröffentlichter Grundriss ist erforderlich. So verknüpfst du einen Monitor mit einem Schreibtisch:

1. Gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Desk-Erkennung
2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol für das gewünschte Büro
3. Manuelles Mapping: Klicke auf Manuelles Mapping, verbinde einen Monitor mit deinem Gerät, damit er im System angezeigt wird, wähle den richtigen Desk auf deinem Grundriss aus und klicke dann auf „Zuordnen“, um den Monitor damit zu verknüpfen.
4. Automatisches Mapping: Aktiviere den Auto-Mapping-Schalter und lege fest, wie viele Erkennungen für eine Bestätigung nötig sind. Den Fortschritt siehst du in den Tabs Zugeordnet und Nicht zugeordnet. Falls ein Konflikt auftritt (ein Monitor wird an zwei oder mehr Desks erkannt), wirst du aufgefordert, diesen Konflikt manuell auf dieser Seite zu lösen.

Sobald ein Monitor zugeordnet ist, wird jeder Nutzer, der sich über diesen Monitor verbindet, automatisch an diesem Desk erkannt und eingecheckt.

💡 Hinweis: Automatisches Mapping erfordert eine konfigurierte Büronetzwerk. Um es zu aktivieren, gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Anwesenheitserkennung > Büro-Erkennung und füge deine Büronetzwerke hinzu.

10. Datenschutzmodi (Admins)

deskbird Dock 0.6.0 bringt flexible Datenschutz-Einstellungen, sodass du genau festlegen kannst, wie viele persönliche Daten Dock sammelt – von vollständigem Nutzer-Tracking bis hin zu kompletter Anonymität. Das ist besonders praktisch für Unternehmen mit strengen Datenschutzvorgaben oder einem aktiven Betriebsrat.

Die Anwesenheitseinstellungen findest du jetzt im eigenen Bereich Workplace Intelligence im Admin-Bereich, aufgeteilt auf zwei Seiten:

• Anwesenheitserkennung: Die Standard-Einrichtung für Netzwerk- und Desk-Erkennung.
• Datenschutz: Wähle einen von drei Datenschutzmodi.

Zum Konfigurieren gehe zu Admin > Workplace Intelligence > Datenschutz.

💡 Hinweis: Wenn du auf die Buchungsautomationen von Dock angewiesen bist (automatischer Check-in, Desk-Tausch, automatische Desk-Buchung), bleibe beim Standardmodus Nutzer authentifiziert.

⚠️ Moduswechsel: Das Ändern des Datenschutzmodus wirkt sich auf bereits gesammelte Daten aus:

• Nutzer authentifiziert → Anonym anonymisiert alle bisherigen Ereignisse. Belegungsdaten bleiben erhalten, aber nutzerbezogene Informationen werden dauerhaft entfernt.
• Anonym → Nutzer authentifiziert stellt keine alten Daten wieder her.

deskbird zeigt vor der Änderung eine Bestätigungswarnung an – prüfe sie sorgfältig, bevor du bestätigst.

11. Rollout im großen Stil mit Microsoft Intune (Admins)

Für große Rollouts können IT-Teams deskbird Dock zentral auf Entra-verbundene, von Intune verwaltete Windows-Geräte ausrollen. Bei verwalteten Installationen wird die App lautlos mit vorkonfigurierter Authentifizierung aktiviert – kein Browser-Login und keine Passwörter für die Nutzer. Schritt-für-Schritt-Anleitungen findest du im deskbird Dock Intune Windows Rollout Guide.

Wähle den Aktivierungsmodus, der zu deiner Datenschutzrichtlinie passt (im deskbird Admin festgelegt):

• Unternehmensmodus (anonym): Aktiviert nur für deine Microsoft-Organisation, als anonymes Gerät ohne Nutzeridentität. Misst die Büroauslastung, ohne Einzelpersonen zu identifizieren. Erfordert vorherige Registrierung deiner Entra-Tenant-ID bei deskbird.
• Nutzermodus: Aktiviert als angemeldeter Mitarbeitender, der bereits einen deskbird-Account haben muss. Die Anwesenheit ist dieser Person zugeordnet und schaltet personalisierte Funktionen wie automatischen Check-in und Buchungsautomationen frei, sofern aktiviert.
• Manueller Modus: Für schnelle Pilotphasen oder Tests auf nicht verwalteten Geräten verfügbar.

💡 Hinweis: Intune-basierte, lautlose Bereitstellung ist für Windows-Geräte verfügbar.

12. Fehlerbehebung

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, findest du in der folgenden Tabelle häufige Probleme und schnelle Lösungen:

13. Feedback & Support

Als Early-Beta-Tester ist dein Feedback entscheidend für das Endprodukt. Um Bugs zu melden oder Support anzufordern, wende dich an das deskbird-Team unter dock@deskbird.com.

⚠️ Hinweis: Diese Version ist für frühe Tests gedacht und kann noch Ecken und Kanten haben. Sie entspricht nicht unbedingt dem finalen Produkt. Danke, dass du uns hilfst, das Arbeitsplatz-Erlebnis zu verbessern!

14. FAQs