Mit der deskbird-Kalendersynchronisierung für Planungsstatus werden die Planungsstatus deines Teams (z. B. Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend) automatisch in den verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender übertragen. So sieht jeder auf einen Blick, wer wo arbeitet – ganz ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.
- Voraussetzungen
- So funktioniert's
- Einrichtung mit Microsoft 365
- Einrichtung mit Google Workspace
- Was Nutzer:innen in ihren Kalendern sehen
- FAQs
1. Voraussetzungen
- Adminrechte erforderlich: Google Workspace Super Admin oder Microsoft Entra ID Globaler Administrator.
- Einrichtung im Browser: Die Einrichtung muss in einem Webbrowser erfolgen (nicht in Microsoft Teams).
- Einweg-Synchronisierung: deskbird überträgt die Planungsstatus an den Kalenderanbieter. Änderungen, die direkt im Kalender vorgenommen werden, werden nicht zurück zu deskbird synchronisiert.
- Wenn du eine HRIS-Integration (z. B. Personio) nutzt, läuft die Abwesenheitsmeldung wie folgt: HRIS → deskbird → Kalender.
2. So funktioniert's
Sobald aktiviert, erstellt deskbird Kalendereinträge für jeden Planungsstatus der Nutzer:innen. Die Art des Eintrags hängt vom Kalenderanbieter und dem Status ab:
- Google Kalender: Büro und Mobiles Arbeiten erscheinen als Arbeitsort-Einträge. Abwesend und benutzerdefinierte Status erscheinen als Ganztägige Termine.
- Microsoft Outlook: Alle Status werden als Ganztägige Termine angezeigt.
3. Einrichtung mit Microsoft 365
- Gehe zu Admin > Unternehmenseinstellungen > Integrationen.
- Klicke in der Kachel Nutzerpläne auf Sync einrichten.
- Wähle Microsoft aus.
- Klicke auf Verbinden.
- Melde dich mit einem Globalen Administrator-Konto an.
- Erteile alle angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
4. Einrichtung mit Google Workspace
- Gehe zu Admin > Unternehmenseinstellungen > Integrationen.
- Klicke in der Kachel Nutzerpläne auf Sync einrichten.
- Wähle Google aus.
- Klicke auf Verbinden.
- Melde dich mit deinem Google Admin-Konto an.
- Erteile alle angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
5. Was Nutzer:innen in ihren Kalendern sehen
| Status | Google Kalender | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Büro | Arbeitsort-Eintrag | Ganztägiger Termin |
| Mobiles Arbeiten | Arbeitsort-Eintrag | Ganztägiger Termin |
| Abwesend | Ganztägiger Termin | Ganztägiger Termin |
| Benutzerdefinierte Status | Ganztägiger Termin | Ganztägiger Termin |
6. FAQs
Ja. Nutzerpläne und Kalendersynchronisierung für Meetingräume sind separate Integrationen. Du kannst eine davon aktivieren, ohne die andere zu nutzen.
Nein. Die Kalendersynchronisierung für Planungsstatus ist nur einseitig: deskbird überträgt die Status in den Kalender. Wenn ein Nutzer einen Kalendereintrag direkt ändert oder löscht, wird deskbird ihn beim nächsten Synchronisierungszyklus wiederherstellen.
Wenn du eine HRIS-Integration (z. B. Personio) nutzt, werden Abwesenheiten automatisch übertragen: HRIS → deskbird → Kalender. Es ist keine manuelle Aktion nötig.
In Microsoft Outlook werden alle Planungsstatus als ganztägige Termine angezeigt. Das gilt für Abwesend, benutzerdefinierte Status sowie Büro und Mobiles Arbeiten.
Im Google Kalender erscheinen Büro und Mobiles Arbeiten als Arbeitsort-Einträge. Abwesend und alle benutzerdefinierten Status werden als ganztägige Termine angezeigt.