HRIS Integration: Abwesenheiten

User and Data Management Plus

Die Integration von deskbird mit Ihrem HRIS (Human Resource Information System) automatisiert die Abwesenheitsverfolgung und verbessert die Daten­genauigkeit. Sie hilft dabei, doppelte Aufwände zu reduzieren und gewährleistet, dass Ihr Arbeitsplatz­plan die Verfügbarkeit in Echtzeit widerspiegelt.

💡 Die Integrationen werden über unseren Partner Merge bereitgestellt.

1. Reibungslose Verfolgung von Abwesenheiten
2. Unterstützte HRIS
3. Vorteile
4. Einrichtung per Integration (empfohlen)
5. Einrichtung per SFTP
6. Nutzererlebnis

1. Reibungslose Verfolgung von Abwesenheiten

Derzeit erfassen Nutzer, die sowohl deskbird als auch ihr HRIS verwenden, ihre Abwesenheiten in beiden Systemen – was zu doppeltem Aufwand und möglichen Dateninkonsistenzen führt. Unsere HRIS-Integration löst dieses Problem, indem Abwesenheitszeiträume (z. B. Krankheitstage und Urlaub) automatisch vom HRIS in den Schedule‑Bereich von deskbird übertragen und dort als Status angezeigt werden.

Diese Automatisierung spart Zeit und sorgt für genaue Daten für Workforce‑ und Office‑Analysen.

2. Unterstützte HRIS

Es ist keine Entwicklerarbeit erforderlich. deskbird unterstützt nahtlose Integration mit folgenden HRIS‑Tools: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday und Sage HR.

Sollten Sie ein anderes HRIS‑Tool verwenden, wenden Sie sich bitte an unser Support‑Team, um zu prüfen, ob wir eine Unterstützung anbieten können.

3. Vorteile

💡 Genehmigte Abwesenheitszeiträume (z. B. Krankheitstage, Urlaub oder andere in Ihrem HRIS definierte Abwesenheiten) werden automatisch in den Week‑Planning‑Bereich von deskbird synchronisiert.

Wenn ein Nutzer auf „Abwesend“ gesetzt wird, werden alle bestehenden Buchungen, mit Ausnahme von Meetingraum-Buchungen, für diesen Tag automatisch storniert.

💡 Nutzer können ihren synchronisierten Abwesenheitsstatus nicht manuell ändern. Um eine Abwesenheit zu stornieren, müssen sie dies in ihrem HRIS tun, was dann in deskbird aktualisiert wird.

4. Integration einrichten

• Navigieren Sie in deskbird zu Admin >  Integrations.
• Wählen Sie Ihr HRIS‑Tool aus und geben Sie die API‑Anmeldedaten (aus Ihrem HRIS generiert) ein.
• Das System beginnt mit der Synchronisation aller zukünftigen und der genehmigten Abwesenheiten der letzten 3 Monate.
• Sie können weiterarbeiten – die Synchronisation läuft im Hintergrund.
• Weitere Informationen finden Sie in unserer FAQ.

5. Synchronisation über SFTP (Secure File Transfer Protocol)

Per Einzelfall: Bitte wende dich an deinen Customer Success Manager oder den Support

In speziellen Fällen, in denen keine direkte HRIS-Integration (über Merge) möglich ist, bietet deskbird eine sichere SFTP-basierte Lösung zur Synchronisierung von Abwesenheiten an. Diese Methode ist nur auf Anfrage verfügbar und muss von unserem Team aktiviert werden. Sollte dein HR-System nicht zu unseren nativen Integrationen gehören, kontaktiere bitte deinen Customer Success Manager.

🤝 Falls gewünscht, können wir bei der Einrichtung technische Unterstützung durch unseren langjährigen Integrationspartner anbieten.

⚠️ Diese Methode dient ausschließlich zur Synchronisierung von Abwesenheiten – sie unterstützt kein Nutzer- oder Gruppen-Provisioning.

Methoden zur Übertragung

Es gibt zwei Wege, um CSV-Dateien via SFTP an deskbird zu übertragen. Während der automatisierte Ansatz für den Dauerbetrieb empfohlen wird, eignet sich der manuelle Upload besonders für Tests oder kleinere Teams.

1. Geplanter SFTP-Push (empfohlen)
   Die meisten Unternehmen automatisieren diesen Vorgang mit einem geplanten Job (z. B. cron job), der regelmäßig CSV-Dateien an unseren SFTP-Server sendet – in der Regel täglich oder wöchentlich.
   • deskbird stellt bereit:
     • SFTP-Hostname
     • Benutzername
     • SSH-Schlüssel oder Passwort
   • Das Unternehmen erstellt eine CSV-Datei aus dem HRIS oder Exporttool und legt sie im entsprechenden SFTP-Ordner ab.
   • ⚠️ Die Datei muss dem exakt definierten CSV-Format entsprechen.
2. Manueller Upload 
   HR- oder IT-Administratoren können die CSV-Datei manuell exportieren und mit Tools wie FileZilla oder Cyberduck in das bereitgestellte SFTP-Verzeichnis hochladen.
   • Besonders nützlich in der Testphase oder bei kleinen Teams ohne Automatisierung.

CSV-Format und Synchronisierungsregeln

Abwesenheiten werden über eine CSV-Datei synchronisiert, die als alleinige Quelle innerhalb eines definierten Zeitraums gilt.

💡 Eine Beispiel-CSV-Datei steht am Ende dieser Seite zum Download bereit.

CSV-Struktur:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on"
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 Tage Abwesenheit
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 Tage Abwesenheit (morgens)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 Tage Abwesenheit (nachmittags)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 Tage Abwesenheit

• Zeitraum: Es werden nur Abwesenheiten zwischen D–6 Wochen und D+12 Wochen verarbeitet (D = Erstellungsdatum der Datei).
• Quelle: Die Datei muss die vollständige und finale Liste der Abwesenheiten aller betroffenen Nutzer enthalten.
• Erstellung: Abwesenheiten, die in der Datei, aber noch nicht in deskbird sind, werden hinzugefügt.
• Löschung: Abwesenheiten, die in deskbird existieren, aber nicht in der Datei enthalten sind, werden entfernt.
  ℹ️ Wenn eine vergangene Abwesenheit in der neuen Datei fehlt, wird sie ebenfalls aus deskbird gelöscht.
• Keine Teilaktualisierung: Fehlende Einträge gelten als gelöscht.
• Manuelle Änderung: Über SFTP importierte Abwesenheiten können nicht manuell von Nutzern oder Admins bearbeitet werden.

6. Nutzererlebnis

• Nutzer sehen ihren synchronisierten Status im Personal‑Feed und in der Team‑Ansicht (Web & Mobile).
• E‑Mail‑Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn eine Abwesenheit via HRIS aktualisiert wird.
• Nutzer werden ebenfalls informiert, wenn eine synchronisierte Abwesenheit zur Stornierung einer Buchung führt.
• Gruppen-Manager, Manager, Büro‑ und Globale Admins können die Abwesenheitsstatuse ihres Teams einsehen, um Anwesenheit und Raumplanung zu koordinieren.

• Die HRIS-Synchronisierung läuft einmal täglich (in den Nachtstunden).

⚠️ Hinweis: User können Abwesenheiten selbstständig neu synchronisieren lassen, falls diese inkorrekt angezeigt werden, sofern die Abwesenheiten durch eine Integration eingespielt werden. Diese Option steht bei der Nutzung von SFTP also nicht zur Verfügung.

User wechseln dazu über die Initialen / das Profilbild unten links auf > Profil und wählen am Ende der Seite die Schaltfläche Abwesenheiten aus HRIS neu synchronisieren.

Eine Beispiel-Datei für die Verwendung bei SFTP steht hier zum Download bereit: