Beheer van kentekenplaten

Met kentekenbeheer kun je de voertuigen verzamelen en bijhouden die je collega's meenemen naar kantoor, en kun je een kenteken verplicht stellen voor de parkeerplekken waar dat nodig is. In plaats van kentekens in spreadsheets te bewaren, kun je ze per gebied afdwingen, binnen enkele seconden opzoeken van wie een voertuig is, en nauwkeurige gegevens doorgeven aan je garagebeheerder, slagboomsysteem of beveiligingsteam.

1. Voordat je begint
2. Een kenteken verplicht stellen voor een parkeergebied
3. Wat medewerkers zien bij het boeken
4. Kentekens beheren namens gebruikers
5. Achterhalen van wie een kenteken is
6. Kentekens zien in de boekingslijst
7. Veelgestelde vragen

1. Voordat je begint

⚠️ Let op: Kentekenbeheer is momenteel alleen beschikbaar voor bètaklanten.

Een paar uitgangspunten die bepalen hoe je dit instelt:

• Kentekens worden opgeslagen op het gebruikersprofiel, niet op individuele boekingen. Elke medewerker kan meerdere voertuigen opslaan en er één als standaard instellen.
• De verplichting wordt per parkeergebied ingesteld. Medewerkers wordt alleen om een kenteken gevraagd in de gebieden waar je dit aanzet — alle andere parkeerplekken blijven zoals ze zijn.
• Het standaard kenteken wordt gebruikt door automatiseringen. Snel boeken en geautomatiseerde boeking gebruiken het standaard kenteken zonder te vragen, zodat geplande boekingen blijven werken in gebieden waar een kenteken verplicht is.

2. Een kenteken verplicht stellen voor een parkeergebied

Stel kentekens alleen verplicht waar je garage, slagboomsysteem of beveiligingsteam ze echt nodig heeft.

1. Ga naar Beheer > Kantoren en selecteer het betreffende kantoor.
2. Open het parkeergebied dat je wilt instellen.
3. Zet de optie aan om een kenteken verplicht te stellen.
4. Sla je wijzigingen op.

Vanaf nu wordt iedereen die een plek in dat gebied boekt gevraagd om een kenteken te bevestigen, en wordt hun standaard kenteken gebruikt voor geautomatiseerde boekingen.

💡 Tip: Herhaal dit per gebied. Een ondergrondse garage met slagboom kan kentekens verplicht stellen, terwijl een open parkeerterrein dat niet hoeft.

3. Wat medewerkers zien bij het boeken

Als je weet hoe het voor medewerkers werkt, kun je makkelijker vragen beantwoorden nadat je de verplichting hebt aangezet.

• Medewerkers slaan hun voertuigen op in hun eigen profiel en stellen er één in als standaard. Ze kunnen daar op elk moment kentekens toevoegen, bewerken of verwijderen.
• Bij het boeken van een plek in een gebied waar een kenteken verplicht is, wordt hun standaard kenteken automatisch geselecteerd. Ze kunnen dit bevestigen, wisselen naar een ander opgeslagen voertuig, of direct in het boekingsproces een nieuw kenteken toevoegen — nieuwe kentekens worden automatisch aan hun profiel toegevoegd.
• Snel boeken en geautomatiseerde boeking gebruiken het standaard kenteken zonder extra stap, zodat medewerkers met terugkerende parkeerboekingen niet worden onderbroken.

💡 Tip: Als je dit uitrolt, herinner medewerkers er dan aan hun standaard kenteken aan te passen als ze overstappen op een huurauto, poolauto of bedrijfsauto. Anders worden hun geautomatiseerde boekingen aan het verkeerde voertuig gekoppeld.

4. Kentekens beheren namens gebruikers

Je kunt kentekens beheren voor collega's — handig voor gedeelde bedrijfsauto's, voor mensen die hun profiel zelden openen, of als een kenteken verkeerd is ingevoerd.

1. Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer.
2. Selecteer de gebruiker die je wilt aanpassen.
3. Open hun sectie Kentekens.
4. Voeg een kenteken toe, bewerk of verwijder er een, en stel in welk kenteken standaard is.

Kentekens zijn ook zichtbaar en aanpasbaar in het zijpaneel van de gebruiker, zodat je een kenteken kunt corrigeren zonder het scherm te verlaten waar je in werkt.

5. Achterhalen van wie een kenteken is

Als een onbekende auto een plek blokkeert of een collega vaststaat bij de slagboom, hoef je niet meer rond te vragen.

1. Zoek het kenteken op in deskbird.
2. Het bijbehorende voertuig laat zien bij welke gebruiker het hoort.
3. Vanaf daar kun je de parkeerboekingen van die persoon zien en contact opnemen.

Dit is de snelste manier om antwoord te geven op "van wie is deze auto?" en om te controleren of een voertuig in de garage daadwerkelijk een geldige boeking voor die dag heeft.

6. Kentekens zien in de boekingslijst

De boekingslijst bevat een kolom Kenteken, zodat je in één oogopslag ziet welke voertuigen je op je parkeerplekken kunt verwachten.

Gebruik dit om parkeerboekingen voor een bepaalde dag te bekijken, ontbrekende of dubbele kentekens te signaleren, en nauwkeurige voertuiggegevens te delen met je garagebeheerder of beveiligingsteam.

7. Veelgestelde vragen