Zichtbaarheids- en privacy-instellingen (gebruikers en groepen)

User and Data Management Plus

Met de instellingen voor Zichtbaarheid & privacy bepaal je hoeveel gebruikers en groepen elkaar kunnen zien binnen het platform en hoeveel van hun eigen activiteiten ze willen delen. Door deze instellingen goed in te stellen, vind je de juiste balans tussen transparantie voor samenwerking en privacy voor individuele medewerkers.

1. Waar vind je Zichtbaarheid & privacy
2. Zichtbaarheidsinstellingen
3. Privacy-instellingen
4. Gevolgen voor kernrollen in het systeem
5. Veelgestelde vragen

1. Waar vind je Zichtbaarheid & privacy

Ga naar Beheer > Gebruikersbeheer > Zichtbaarheid & privacy. Alle wijzigingen worden direct doorgevoerd zodra je op Opslaan klikt. Gebruik Resetten om niet-opgeslagen wijzigingen ongedaan te maken en terug te keren naar de laatst opgeslagen configuratie.

2. Zichtbaarheidsinstellingen

Met zichtbaarheidsinstellingen bepaal je welke gebruikers en groepen vindbaar zijn voor anderen binnen deskbird. Er zijn twee aparte instellingen: één voor gebruikers en één voor groepen.

Gebruikerszichtbaarheid

Deze instelling bepaalt wie andere gebruikers kan vinden en zien in deskbird — bijvoorbeeld in zoekresultaten of op de kantoorplattegrond. Er zijn twee opties:

• Alle gebruikers (Aanbevolen) — Elke gebruiker in de organisatie kan elke andere gebruiker vinden en bekijken. Dit is de standaard- en aanbevolen instelling voor de meeste organisaties, omdat het de beste samenwerking en "collega vinden"-ervaring mogelijk maakt.
• Alleen gebruikers in groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren — Gebruikers kunnen alleen andere gebruikers vinden en zien die tot dezelfde groepen behoren. Dit is handig voor grotere organisaties die de zichtbaarheid tussen afdelingen willen beperken om privacy- of organisatorische redenen.

Groepszichtbaarheid

Deze instelling bepaalt welke groepen zichtbaar zijn voor gebruikers in deskbird. Er zijn twee opties:

• Alle groepen — Alle bestaande groepen zijn zichtbaar voor alle gebruikers.
• Alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren — Gebruikers zien alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren.

⚠️ Als de gebruikerszichtbaarheid is beperkt tot groepen, wordt de groepszichtbaarheid automatisch vastgezet op Alleen groepen waar ze lid van zijn of die ze beheren en kan deze niet worden gewijzigd naar Alle groepen. Als alle groepen zichtbaar zouden zijn, zouden gebruikers indirect toch gebruikers buiten hun toegestane groepen kunnen zien, wat in strijd is met de beperkte gebruikerszichtbaarheid.

3. Privacy-instellingen

Met privacy-instellingen bepaal je of gebruikers een privéprofiel kunnen hebben en wat het standaard profieltype is voor nieuwe gebruikers.

Privéprofielen

Deze instelling bepaalt of gebruikers hun profiel op privé kunnen zetten:

• Nee (Aanbevolen) — Privéprofielen zijn uitgeschakeld. Alle gebruikersprofielen zijn altijd openbaar en hun activiteiten zijn zichtbaar voor anderen volgens de rolrechten. Gebruikers kunnen hun profieltype niet zelf aanpassen. Dit is de aanbevolen instelling voor de meeste teams, omdat het transparantie en samenwerking ondersteunt.
• Ja — Privéprofielen zijn ingeschakeld. Gebruikers kunnen zelf kiezen of ze hun profiel privé of openbaar willen maken. Als iemand de activiteiten van een gebruiker met een privéprofiel wil zien, moet diegene eerst een volgverzoek sturen — de gebruiker met het privéprofiel moet dit accepteren voordat diens planning en boekingen zichtbaar worden.

Standaard profieltype

Deze instelling is alleen relevant als Privéprofielen op Ja staat. Hiermee bepaal je welk profieltype nieuwe gebruikers standaard krijgen:

• Openbaar — Nieuwe gebruikers starten met een openbaar profiel. Hun activiteiten zijn zichtbaar voor anderen op basis van rolrechten, zonder dat er een volgverzoek nodig is.
• Privé — Nieuwe gebruikers starten met een privéprofiel. Anderen moeten een volgverzoek sturen dat de gebruiker accepteert voordat ze diens planning en boekingen kunnen zien.

💡 Als privéprofielen zijn ingeschakeld, kunnen gebruikers hun profieltype altijd zelf aanpassen via hun persoonlijke profielinstellingen, ongeacht wat hier als standaard is ingesteld.

4. Gevolgen voor kernrollen in het systeem

De hierboven ingestelde zichtbaarheid- en privacyregels bepalen direct wat elke kernrol in het systeem kan zien en doen. In de onderstaande tabel zie je de gevolgen per rol. Er zijn drie belangrijke mogelijkheden die hierdoor beïnvloed worden:

• Gebruikersprofielen bekijken — De mogelijkheid om een gebruiker te vinden via zoeken en basisinformatie te zien, bijvoorbeeld op de profielpagina.
• Gebruikersactiviteiten bekijken — De mogelijkheid om de planning en boekingen van een gebruiker te bekijken, bijvoorbeeld op de profielpagina.
• Gebruikersactiviteiten beheren — De mogelijkheid om namens een gebruiker planningen en boekingen te bewerken.

De onderstaande tabel laat de meest beperkende configuratie zien (gebruikerszichtbaarheid beperkt tot eigen groepen, privéprofielen ingeschakeld met "Privé" als standaard). Bij gebruik van de aanbevolen instellingen (alle gebruikers zichtbaar, privéprofielen uitgeschakeld) hebben hogere rollen meer toegang.

⚠️ Rollen als Manager, Kantoorbeheerder en Globale beheerder behouden altijd volledige zichtbaarheid en beheerrechten, ongeacht de ingestelde zichtbaarheid- en privacy-instellingen.

5. Veelgestelde vragen