Admins en managers in deskbird kunnen de boekingen van hun teamleden bekijken, bewerken, inchecken of annuleren. Dit is handig om het kantooroverzicht up-to-date te houden en collega’s te helpen als ze hun eigen boekingen niet kunnen aanpassen.
- Wie kan boekingen van collega’s beheren
- Alle boekingen bekijken
- Een boeking van een collega bewerken
- Een boeking van een collega annuleren
- Een collega inchecken
- Boekingen exporteren
1. Wie kan boekingen van collega’s beheren
De weergave Alle boekingen is beschikbaar voor gebruikers met de Admin- of Manager-functie. Welke boekingen je ziet, hangt af van jouw bereik:
- Managers zien boekingen van leden van hun beheerde teams of kantoren.
- Global admins zien alle boekingen binnen de organisatie.
2. Alle boekingen bekijken
- Ga naar het tabblad Boekingen.
- Open het dropdownmenu Mijn boekingen en kies Alle boekingen.
- Gebruik Meer filters om de resultaten te verfijnen, bijvoorbeeld op kantoor, gebruiker, status, resourcetype, datum of kenteken.
Elke vermelding toont de datum, resource en huidige status van de boeking.
3. Een boeking van een collega bewerken
- Zoek in Alle boekingen de aankomende boeking die je wilt aanpassen.
- Klik op het potloodicoon naast de boeking.
- Werk de datum, resource of andere details bij indien nodig.
- Sla de wijzigingen op. De collega krijgt een melding van de update.
⚠️ Alleen aankomende boekingen kunnen worden bewerkt. Voltooide of geannuleerde boekingen zijn alleen-lezen.
4. Een boeking van een collega annuleren
- Zoek in Alle boekingen de boeking die je wilt verwijderen.
- Klik op het prullenbakicoon naast de boeking.
- Bevestig de annulering wanneer daarom wordt gevraagd.
De ruimte komt direct weer vrij voor anderen om te boeken.
Om meerdere boekingen tegelijk te annuleren op het web, selecteer je ze met de selectievakjes en klik je op Boekingen annuleren. Het getal op de knop geeft aan hoeveel van de geselecteerde boekingen je mag annuleren; de rest wordt overgeslagen. Bevestig met Boekingen annuleren in de dialoog, of klik op Behouden om terug te gaan. Geannuleerde boekingen kunnen niet worden hersteld.
5. Een collega inchecken
- Zoek in Alle boekingen de huidige boeking van de collega die is gemarkeerd als
Nu. - Klik op Inchecken.
Om meerdere collega’s tegelijk in te checken op het web, selecteer je hun boekingen met de selectievakjes en klik je op Inchecken. Het getal op de knop geeft aan hoeveel van de geselecteerde boekingen nu kunnen worden ingecheckt.
💡 Gebruik deze optie alleen als het echt nodig is — bijvoorbeeld in een noodgeval waarin de collega zelf niet kan inchecken. Moedig collega’s aan om zelf via de app of QR-code in te checken waar mogelijk.
⚠️ Inchecken namens een collega is niet mogelijk als de check-in-instelling van je bedrijf is ingesteld op alleen QR-code.
6. Boekingen exporteren
Op het web kun je boekingen exporteren naar een Excel-bestand:
- Stel in Alle boekingen de tabbladen en filters in die je nodig hebt, bijvoorbeeld één kantoor en een datumbereik.
- Optioneel: selecteer individuele boekingen met de selectievakjes om alleen die te exporteren.
- Klik op Export XLSX. De dialoog Boekingen exporteren geeft een overzicht van wat er geëxporteerd wordt: het huidige tabblad, de actieve filters en het totaal van de huidige lijst of het aantal geselecteerde boekingen.
- Klik op Export XLSX in de dialoog om het bestand te downloaden.