Wanneer Sync agenda vergaderruimte is ingeschakeld, worden Boekingen die in deskbird zijn gemaakt, weergegeven in je agenda-provider (Microsoft 365 of Google Workspace) en andersom. In dit artikel lees je hoe je de meest voorkomende synchronisatieproblemen kunt opsporen en oplossen, zoals dubbele Boekingen en ontbrekende Link meeting.
- Hoe werkt vergaderruimte synchroniseren?
- Dubbele Boekingen & synchronisatieconflicten
- MS Teams Link meeting wordt niet aangemaakt
- Een vergaderruimte opnieuw synchroniseren: waar moet je op letten?
- FAQ
1. Hoe werkt vergaderruimte synchroniseren?
Wanneer Vergaderruimtes agenda synchroniseren actief is, fungeert je agenda-provider (Microsoft 365 of Google Workspace) als de bron van waarheid. Dit betekent:
- Boekingen die in deskbird zijn gemaakt, worden doorgestuurd naar de resource-agenda van de vergaderruimte in je provider.
- De resource-agenda accepteert of weigert de Boeking op basis van eigen regels (Beschikbaarheid, restricties, enz.).
- Boekingen die direct in Outlook of Google Agenda zijn gemaakt, worden terug gesynchroniseerd naar deskbird.
- Synchronisatie is niet direct — er kan een korte vertraging zijn (meestal enkele seconden tot een paar minuten) tussen het maken van een Boeking en het verschijnen ervan in het andere systeem.
Omdat synchronisatie tweerichtingsverkeer is met een kleine vertraging, kunnen er soms conflicten ontstaan als twee personen tegelijkertijd dezelfde vergaderruimte boeken in verschillende systemen.
2. Dubbele Boekingen & synchronisatieconflicten
Dubbele Boekingen kunnen ontstaan wanneer iemand een vergaderruimte boekt in Outlook/Google op hetzelfde moment dat iemand anders dezelfde ruimte boekt in deskbird, voordat de synchronisatie is verwerkt.
Hoe voorkom je dubbele Boekingen:
- Schakel Auto-accept/decline in op de resource-agenda van de vergaderruimte in je provider. Zo accepteert of weigert de agenda-provider Boekingsverzoeken direct, waardoor de kans op conflicten kleiner wordt.
- Moedig Gebruikers aan om via één systeem te boeken (dus óf via deskbird, óf via Outlook/Google, niet allebei) om overlap te voorkomen.
- Weet dat bij een conflict de beslissing van de agenda-provider leidend is. Als een Boeking wordt geweigerd, wordt deze ook uit deskbird verwijderd.
Heb je regelmatig last van dubbele Boekingen? Neem dan contact op met support en geef 2–3 concrete voorbeelden door (naam van de vergaderruimte, datum, tijd en de betrokken Gebruikers), zodat we de synchronisatielogs kunnen onderzoeken.
3. MS Teams Link meeting wordt niet aangemaakt
Wil je dit verder laten onderzoeken? Neem dan contact op met support en geef de volgende informatie door:
- De naam van de betreffende vergaderruimte(s).
- Een concreet voorbeeld (datum en tijd) waarbij de Link meeting ontbrak.
- Of het probleem bij alle Boekingen voorkomt of alleen bij specifieke gevallen.
4. Een vergaderruimte opnieuw synchroniseren: waar moet je op letten?
Als je de synchronisatie van een vergaderruimte met de agenda loskoppelt en opnieuw koppelt (bijvoorbeeld om een probleem op te lossen), houd dan rekening met het volgende:
- Boekingen die direct in deskbird zijn aangemaakt (dus niet via agenda synchroniseren met Google of Microsoft) kunnen tijdens het opnieuw synchroniseren worden verwijderd, omdat de gegevens van de agenda-provider leidend zijn.
- Boekingen die in de agenda-provider staan, worden opnieuw geïmporteerd in deskbird.
- Aanbeveling: Controleer vóór het opnieuw synchroniseren of er actieve Boekingen in deskbird staan die handmatig zijn aangemaakt (dus niet via de agenda). Informeer eventueel de betrokken Gebruikers.
5. FAQ
In de meeste gevallen worden Boekingen binnen enkele seconden tot een paar minuten gesynchroniseerd. Tijdens piekbelasting bij Microsoft of Google kan het echter tot 10–15 minuten duren. Is een Boeking na 15 minuten nog niet gesynchroniseerd? Probeer dan de deskbird-app te verversen.
Terugkerende vergaderingen kunnen soms conflicten veroorzaken als het herhalingspatroon in Outlook wordt aangepast (bijvoorbeeld als één afspraak wordt verplaatst) en deze wijziging niet volledig wordt doorgevoerd. Controleer of de resource-agenda van de vergaderruimte auto-accept/decline heeft ingeschakeld en kijk of de terugkerende reeks in Outlook geweigerde afspraken bevat. Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact op met support met de naam van de vergaderruimte, het herhalingspatroon en de specifieke data waarop de conflicten optreden.
Ja. Meerdere huurders is beschikbaar voor Vergaderruimtes synchroniseren met het Rooms Plus-abonnement. Je kunt zowel Microsoft- als Google-tenants toevoegen. Om een extra tenant toe te voegen, ga je naar Admin > Bedrijf: Integraties, klik je op Beheren in de rij Vergaderruimtes agenda synchroniseren en kies je Microsoft-tenant toevoegen of Google-tenant toevoegen.