Het beheren van middelen zoals desks, parkeerplaatsen en andere werkplekken is essentieel voor een flexibele en georganiseerde kantooromgeving. In deze gids lees je hoe je als admin deze middelen in deskbird kunt aanmaken, aanpassen en beheren.
- Desks, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
- Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
- Apparatuur toevoegen en beheren
- Toegewezen ruimtes
- Favoriete ruimtes
- Check-in voor desks en parkeerplaatsen
- Boekingsinstellingen voor middelen
1. Desks, parkeerplaatsen en andere middelen aanmaken
Voordat je desks of andere middelen kunt toevoegen, moet je eerst je Verdiepingen & ruimtes aanmaken.
Klaar? Selecteer dan de gewenste verdieping via Admin > Workplace > Verdiepingen & ruimtes en klik op het pen-icoon naast het gebied waar je middelen wilt toevoegen of bewerken.
Op de detailpagina van het gebied kun je:
- De naam en beschrijving van het gebied aanpassen
- Toegang beperken (bijvoorbeeld tot bepaalde afdelingen)
- Kenteken verplichten voor parkeerplaatsen
- Individuele desks/middelen hernoemen
- Desks herschikken met drag & drop
- Sluitingen instellen via de knop Beheren
- Middelen toewijzen aan specifieke gebruikers
- Individuele of gebieds-QR-codes downloaden
- Desks of het hele gebied verwijderen
Gebruik de knop +Desks toevoegen / +Plekken toevoegen / +Middelen toevoegen om nieuwe middelen aan te maken.
⚠️ Een middel sluiten of verwijderen verwijdert ook alle bestaande boekingen voor dat middel.
Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
2. Middelen in bulk aanmaken en aanpassen
Als je op +Desks toevoegen / +Plekken toevoegen / +Middelen toevoegen klikt, kun je in het venster:
- Meerdere middelen tegelijk toevoegen (bijvoorbeeld 10 desks)
- De status instellen
- Naamgeving aanpassen (voorvoegsel, startnummer, voorloopnullen)
Voorbeeld: Voorvoegsel: "Parkeerplek", Start: "1" → Resultaat: Parkeerplek 1, Parkeerplek 2, …
Dit versnelt het inrichten van grote ruimtes.
💡 De naam van het middel bepaalt ook wat er op de interactieve plattegrond wordt getoond. Staat er een nummer in de naam (bijvoorbeeld "Desk 3"), dan wordt dat nummer op de plattegrond weergegeven. Staat er geen nummer in de naam (bijvoorbeeld "Vensterplek"), dan wordt er geen nummer getoond voor dat middel.
3. Apparatuur toevoegen en beheren
Gebruik Admin > Desks, parkeren & overig > Apparatuur om apparatuur-opties aan te maken voor desks, parkeerplaatsen en andere middelen. Apparatuur stel je per kantoor in.
Als je dit hebt ingesteld, ga je naar Verdiepingen & ruimtes, open je een gebied via Details en wijs je apparatuur toe aan één of meerdere middelen. Je kunt hiervoor ook bulk bewerken gebruiken — bijvoorbeeld "dubbele monitoren", "laadpaal" of "staand bureau" toevoegen.
Toegekende apparatuur-tags verschijnen in de filters die gebruikers zien bij het boeken.
4. Toegewezen ruimtes
Je kunt specifieke middelen toewijzen aan individuele gebruikers. Toegewezen ruimtes worden automatisch geboekt zodra de toegewezen persoon zijn of haar status op "Kantoor" zet.
Zo wijs je een middel toe:
- Open Verdiepingen & ruimtes > selecteer de verdieping / het gebied via Details en kies het middel.
- Klik op het pen-icoon en zoek naar Toegang.
- Beperk de toegang tot één gebruiker.
💡 Komt de toegewezen gebruiker niet naar kantoor, dan kun je 'Sta toe dat anderen deze ruimte boeken als de toegewezen gebruiker niet op kantoor is' aanzetten. Als check-in is ingeschakeld, geldt dit ook voor toegewezen middelen.
Je kunt anderen toestaan het middel te boeken als de toegewezen gebruiker een status als "Afwezig", "Mobiel werken" of "Zakenreis" instelt. Maar als er geen status is ingesteld, wordt de ruimte niet automatisch vrijgegeven. Daarom is het belangrijk om gebruikers aan te moedigen hun status te plannen, zodat ruimtes optimaal beschikbaar zijn.
5. Favoriete ruimtes
Gebruikers kunnen veelgebruikte middelen als favoriet markeren voor reservering in één klik. Hiervoor is geen admin-instelling nodig — dit is een persoonlijke voorkeur van de gebruiker.
Een ruimte als favoriet markeren doe je door op het hartje naast het middel te klikken. Het middel verschijnt dan op de Boek-pagina en in het profiel onder "Jouw ruimtes".
💡 Favorieten boeken de ruimte niet automatisch en blokkeren anderen niet. Het zijn gewoon snelle snelkoppelingen voor gebruikers.
6. Check-in voor desks en parkeerplaatsen
Automatisch inchecken is beschikbaar voor desks en parkeerplaatsen, afhankelijk van je deskbird-abonnement. Als dit is ingeschakeld, worden gebruikers automatisch ingecheckt via geolocatie zodra ze op kantoor aankomen.
➡️ Meer weten: Automatisch inchecken voor desk- en parkeerboekingen
7. Boekingsinstellingen voor middelen
Voor instellingen op boekingsniveau (check-in-modi, gratieperiodes, lead times, gastboekingen), zie: Boekingsinstellingen.