deskbird geeft je verschillende check-in opties voor Desks, parkeerplaatsen en vergaderruimtes. Elke optie bepaalt hoe je gebruikers hun aanwezigheid bevestigen — kies op basis van hoe strikt je de aanwezigheid en het gebruik van ruimtes wilt bijhouden.
- Geen check-in
- Eenvoudige check-in
- Alleen QR-codes
- Instellingen voor automatisch annuleren
- Automatisch inchecken met geolocatie
1. Geen check-in
Met deze instelling hoeven gebruikers hun aanwezigheid niet te bevestigen. Hun boekingen blijven geldig zonder verdere actie van hun kant.
2. Eenvoudige check-in
Met eenvoudige check-in bevestigen gebruikers hun aanwezigheid door op de Check-in knop te klikken in de webapp, MS Teams of de deskbird mobiele app.
- Gebruikers bevestigen handmatig hun check-in via de deskbird app.
- Je kunt een regel instellen voor automatisch annuleren, zodat boekingen worden geannuleerd als een gebruiker niet op tijd incheckt.
💡 Zelfs als eenvoudige check-in is ingeschakeld, kunnen gebruikers ook inchecken door een QR-code te scannen als er QR-codes beschikbaar zijn voor hun boeking. Als een gebruiker de QR-code scant, wordt hij doorgestuurd naar de check-in pagina om de boeking te bevestigen.
3. Alleen QR-codes
Met deze optie moeten gebruikers een fysieke QR-code scannen om in te checken. Dit geldt voor Desks, vergaderruimtes en parkeerplaatsen, zodat gebruikers fysiek aanwezig zijn bij het bevestigen van hun boeking.
Hoe het werkt voor gebruikers:
- Gebruikers openen hun boeking in de deskbird app en tikken op Check-in.
- Er opent een QR-code scanner; ze scannen de code bij de desk, ruimte of parkeerplaats om hun aanwezigheid te bevestigen.
💡 Om rekening mee te houden:
- Dit is de meest strikte instelling — gebruik deze als je strikte aanwezigheidbevestiging voor geboekte resources vereist.
- Gebruikers moeten de deskbird mobiele app geïnstalleerd hebben om QR-codes te kunnen scannen.
- QR-code scannen is altijd beschikbaar, ongeacht andere check-in opties. Als een gebruiker een QR-code scant zonder voorafgaande boeking, wordt hij doorgestuurd naar de boekingspagina om de reservering te bevestigen.
4. Instellingen voor automatisch annuleren
Automatisch annuleren zorgt ervoor dat onbevestigde boekingen worden vrijgegeven, zodat resources beschikbaar komen voor anderen. Het systeem annuleert boekingen als een gebruiker niet incheckt binnen de toegestane periode na een ingestelde starttijd.
Je kunt twee instellingen configureren die bepalen wanneer de toegestane periode begint en wanneer boekingen worden geannuleerd:
-
Toegestane periode: als er niet is ingecheckt, annuleer de boeking automatisch
- Bepaalt hoeveel minuten gebruikers hebben om in te checken voordat hun boeking wordt geannuleerd.
- Voorbeeld: als dit op 60 minuten staat, moeten gebruikers binnen 60 minuten na het begin van de toegestane periode inchecken.
-
Vanaf dit tijdstip geldt de toegestane periode
- Als de toegestane periode plus de starttijd van de boeking vóór dit ingestelde tijdstip valt, geldt dit als het vroegste annuleringsmoment voor de boeking, zelfs als de toegestane periode al is verstreken.
- Als de starttijd van de boeking plus de toegestane periode na dit tijdstip valt, worden herinneringen om in te checken verstuurd en annuleert het systeem automatisch onbevestigde boekingen zodra de toegestane periode is verstreken.
Scenario's voor automatisch annuleren bij Desks en parkeren
| Scenario | Voorbeeld | Tijdstip automatisch annuleren |
| Starttijd boeking + toegestane periode is na het vroegste tijdstip voor automatisch annuleren | Boeking om 8:30 uur, toegestane periode 60 min, toegestane periode start om 9:00 uur → Toegestane periode overlapt met de starttijd van de boeking → Automatisch annuleren om 09:30 uur | 09:30 uur, omdat de toegestane periode start op het moment van de boeking |
| Starttijd boeking is na het vroegste tijdstip voor automatisch annuleren | Boeking om 10:00 uur, toegestane periode 60 min, toegestane periode start om 9:00 uur → De boeking start na 9:00 uur, dus de toegestane periode begint direct en loopt 60 minuten → Automatisch annuleren om 11:00 uur | 11:00 uur, omdat de toegestane periode start wanneer de boeking begint |
| Starttijd boeking + toegestane periode is eerder dan het vroegste tijdstip voor automatisch annuleren | Boeking om 6:30 uur, toegestane periode 60 min, toegestane periode start om 9:00 uur → De boeking zou normaal om 7:30 uur worden geannuleerd, maar omdat dit eerder is dan 9:00 uur, grijpt het systeem in → Automatisch annuleren om 9:00 uur | 9:00 uur, omdat het systeem ervoor zorgt dat er geen annuleringen plaatsvinden vóór het ingestelde starttijdstip van de toegestane periode |
💡 Samenvatting:
- De toegestane periode begint af te tellen vanaf het vaste tijdstip dat je instelt (bijv. 9:00 uur).
- Herinneringen om in te checken worden pas vanaf het ingestelde tijdstip naar gebruikers gestuurd.
- Als de starttijd van de boeking + toegestane periode vóór het ingestelde starttijdstip van de toegestane periode valt, grijpt het systeem in en annuleert op het starttijdstip van de toegestane periode.
- Als het berekende annuleringsmoment later is dan het starttijdstip van de toegestane periode, annuleert het systeem op het latere berekende tijdstip.
Automatisch annuleren voor vergaderruimtes
Voor vergaderruimtes kun je een regel instellen om een boeking automatisch te annuleren als gebruikers niet binnen een bepaald aantal minuten na de geplande starttijd inchecken. In tegenstelling tot Desks en parkeerplaatsen geldt er bij vergaderruimtes geen toegestane periode voor check-ins.
💡 Voorbeeld: als de instelling voor automatisch annuleren op 10 minuten staat en een vergadering is gepland om 10:00 uur, wordt deze automatisch geannuleerd om 10:10 uur als niemand incheckt.
✔ Check-in opties en instellingen voor automatisch annuleren zijn gescheiden voor Desks/parkeren en vergaderruimtes.
✔ Desks en parkeerplaatsen gebruiken een instelbare toegestane periode; vergaderruimtes gebruiken een vaste annuleertijd.
Voor meer informatie over QR-codes en hoe je deze instelt voor je werkplek, bekijk deze handleiding.
5. Automatisch inchecken met geolocatie
Voor automatisch inchecken met geolocatie, zie: Automatisch inchecken voor Desk- en parkeerboekingen.