Check-in opties voor resources en vergaderruimtes

deskbird geeft je verschillende check-in opties voor Desks, parkeerplaatsen en vergaderruimtes. Elke optie bepaalt hoe gebruikers hun aanwezigheid bevestigen — kies op basis van hoe strikt je de aanwezigheid en het ruimtegebruik wilt bijhouden.

1. Geen check-in
2. Eenvoudige check-in
3. Alleen QR-codes
4. Instellingen voor automatisch annuleren
5. Automatisch inchecken met geolocatie

1. Geen check-in

Met deze instelling hoeven gebruikers hun aanwezigheid niet te bevestigen. Hun boekingen blijven geldig zonder verdere actie van hun kant.

2. Eenvoudige check-in

Met eenvoudige check-in bevestigen gebruikers hun aanwezigheid door op de Check-In knop te klikken in de webapp, MS Teams of de deskbird mobiele app.

• Gebruikers bevestigen hun check-in handmatig via de deskbird app.
• Je kunt een regel voor automatisch annuleren instellen, zodat boekingen worden geannuleerd als een gebruiker niet op tijd incheckt.

💡 Zelfs als eenvoudige check-in is ingeschakeld, kunnen gebruikers ook inchecken door een QR-code te scannen als er QR-codes beschikbaar zijn voor hun boeking. Als een gebruiker de QR-code scant, wordt hij of zij doorgestuurd naar de check-in pagina om de boeking te bevestigen.

3. Alleen QR-codes

Met deze optie moeten gebruikers een fysieke QR-code scannen om in te checken. Dit geldt voor Desks, vergaderruimtes en parkeerplaatsen, zodat gebruikers fysiek aanwezig zijn bij het bevestigen van hun boeking.

Hoe het werkt voor gebruikers:

• Gebruikers openen hun boeking in de deskbird app en tikken op Check-in.
• Er opent een QR-code scanner; ze scannen de code bij het bureau, de ruimte of de parkeerplaats om hun aanwezigheid te bevestigen.

Belangrijk om te weten:

• Dit is de meest strikte instelling — gebruik deze als je strikte aanwezigheid wilt bevestigen voor gereserveerde middelen.
• Gebruikers moeten de deskbird mobiele app geïnstalleerd hebben om QR-codes te kunnen scannen.
• QR-code scannen is altijd beschikbaar, ongeacht andere check-in instellingen. Als een gebruiker een QR-code scant zonder een eerdere boeking, wordt hij of zij doorgestuurd naar de boekingspagina om de reservering te bevestigen.

4. Instellingen voor automatisch annuleren

Automatisch annuleren zorgt ervoor dat onbevestigde boekingen worden vrijgegeven, zodat anderen de middelen kunnen gebruiken. Het systeem annuleert boekingen als een gebruiker niet binnen de toegestane tijd incheckt na een ingestelde starttijd.

Je kunt twee instellingen configureren die bepalen wanneer de toegestane tijd begint en wanneer boekingen worden geannuleerd:

1. Toegestane tijd: als er niet is ingecheckt, annuleer de boeking automatisch
   • Bepaalt hoeveel minuten gebruikers hebben om in te checken voordat hun boeking wordt geannuleerd.
   • Voorbeeld: als dit is ingesteld op 60 minuten, moeten gebruikers binnen 60 minuten na het begin van de toegestane tijd inchecken.
2. Vanaf dit tijdstip geldt de toegestane tijd
   • Als de toegestane tijd plus de starttijd van de boeking vóór dit ingestelde tijdstip valt, geldt dit als het vroegste annuleringsmoment, zelfs als de toegestane tijd al is verstreken.
   • Als de starttijd van de boeking plus de toegestane tijd na dit ingestelde tijdstip valt, worden herinneringen om in te checken verstuurd en annuleert het systeem automatisch onbevestigde boekingen zodra de toegestane tijd is verstreken.

Scenario's voor automatisch annuleren bij Desks en parkeren

Samenvatting:

• De toegestane tijd begint af te tellen vanaf het vaste tijdstip dat je instelt (bijvoorbeeld 9:00 uur).
• Herinneringen om in te checken worden alleen vanaf het ingestelde tijdstip verstuurd.
• Als de starttijd van de boeking + toegestane tijd vóór het ingestelde starttijdstip van de toegestane tijd valt, grijpt het systeem in en annuleert op het starttijdstip van de toegestane tijd.
• Als het berekende annuleringsmoment later is dan het starttijdstip van de toegestane tijd, annuleert het systeem op het latere berekende moment.

Automatisch annuleren voor vergaderruimtes

Voor vergaderruimtes kun je instellen dat een boeking automatisch wordt geannuleerd als gebruikers niet binnen een bepaald aantal minuten na de geplande starttijd inchecken. In tegenstelling tot Desks en parkeerplaatsen geldt er bij vergaderruimtes geen toegestane tijd.

💡 Voorbeeld: als de instelling voor automatisch annuleren op 10 minuten staat en een vergadering is gepland om 10:00 uur, wordt deze automatisch geannuleerd om 10:10 uur als niemand incheckt.

✔ Check-in opties en instellingen voor automatisch annuleren zijn gescheiden voor Desks/parkeren en vergaderruimtes.
✔ Desks en parkeerplaatsen gebruiken een instelbare toegestane tijd; vergaderruimtes gebruiken een vaste annuleertijd.

Meer informatie over QR-codes en hoe je deze instelt voor je werkplek vind je in deze handleiding.

5. Automatisch inchecken met geolocatie

Voor automatisch inchecken met geolocatie, kijk op: Automatisch inchecken voor Desk- en parkeerboekingen.