Sincronizza le sale riunioni con Microsoft 365

Collega deskbird con Microsoft 365 per sincronizzare la disponibilità delle sale riunioni e le prenotazioni tra deskbird e il tuo calendario Microsoft. Una volta collegato, gli utenti possono prenotare le sale direttamente in deskbird mentre tutte le prenotazioni restano sincronizzate con i calendari delle sale di Outlook/Exchange.

1. Prerequisiti
2. Configurazione in deskbird
3. Concedi il consenso admin in Microsoft Entra ID
4. Permessi richiesti
5. Importa sale riunioni
6. Prenotazione sale riunioni cross-tenant
7. Compatibilità con Microsoft Teams Rooms
8. Domande frequenti

1. Prerequisiti

• Diritti admin: ti serve un account Microsoft Entra ID (Azure AD) con permessi sufficienti per concedere il consenso admin — questo vale per il ruolo di Amministratore globale, ma di solito anche per Cloud Application Administrator, Application Administrator o un ruolo personalizzato con il permesso di consenso appropriato.
• Usa un browser: completa la configurazione in un browser web (non all’interno di Microsoft Teams).
• Il provider del calendario è la fonte ufficiale: le prenotazioni delle sale vengono accettate o rifiutate dal calendario delle risorse della sala in Microsoft. Se Outlook/Exchange rifiuta una prenotazione, questa verrà rimossa da deskbird.

2. Configurazione in deskbird

1. Vai su Admin > Azienda: Integrazioni.
2. Nella riga Sincronizzazione del calendario delle sale sotto Calendari, clicca su Configura sincronizzazione (o Gestisci se un tenant è già collegato).
3. Seleziona Microsoft (nella finestra Gestisci: Aggiungi un tenant Microsoft).
4. Accedi con un account Amministratore globale.
5. Dai il consenso a tutti i permessi richiesti e segui i passaggi a schermo.

3. Concedi il consenso admin in Microsoft Entra ID

1. Apri il portale Microsoft Entra ID (Azure).
2. Vai su Applicazioni aziendali.
3. Seleziona l’app deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Nel menu a sinistra, apri Permessi.
5. Clicca su Concedi consenso admin per <nome della tua azienda> e accetta tutti i permessi.

💡 Puoi limitare l’accesso a specifici calendari usando una Microsoft Application Access Policy.

4. Permessi richiesti

• Place.Read.All — permette a deskbird di leggere le informazioni sugli spazi dell’azienda (ad esempio, sale riunioni e liste delle sale) così da poter importare le sale in deskbird.
• Calendars.ReadWrite — permette a deskbird di creare, leggere, aggiornare ed eliminare eventi sui calendari delle sale per mantenere sincronizzate le prenotazioni delle sale riunioni.

Questi sono permessi a livello di applicazione, cioè deskbird accede a Microsoft Graph API come applicazione (non per conto di un utente).

5. Importa sale riunioni

Dopo aver collegato Microsoft 365, puoi importare le tue sale in deskbird:

1. Vai su Admin > Piani e spazi.
2. Clicca su + Aggiungi area e seleziona Sala riunioni.
3. Scegli Importa sala da Microsoft o Google.
4. Seleziona le sale dal tenant collegato e importale.

⚠️ Importante: le sale appena create o aggiornate in Microsoft possono impiegare fino a 48 ore per comparire nell’elenco di importazione.

💡 Una volta importate le sale, puoi creare link alla conferenza quando prenoti sale riunioni in deskbird (a seconda della configurazione del provider).

💡 La ricerca rispetta esattamente il nome della sala (inclusi ortografia e punteggiatura). Inserisci il nome della sala come appare nella directory del provider.

6. Prenotazione sale riunioni cross-tenant

In un ambiente Microsoft 365 multi-tenant, spesso le policy di sicurezza impediscono agli utenti di un tenant di prenotare risorse (come le sale riunioni) direttamente in un altro tenant. deskbird risolve questo problema offrendo un livello di prenotazione unificato che funziona su tutti i tuoi tenant.

💡 La multi-tenancy è disponibile con il Rooms Plus plan. Puoi aggiungere più tenant Microsoft e Google. Per aggiungere un altro tenant, vai su Admin > Azienda: Integrazioni, clicca su Gestisci nella riga Sincronizzazione del calendario delle sale e seleziona Aggiungi un tenant Microsoft o Aggiungi un tenant Google.

Come funziona

• Visibilità unificata: tutti gli utenti, indipendentemente dal loro tenant di origine, possono vedere la disponibilità in tempo reale di ogni sala riunioni in tutta l’organizzazione.
• Logica di prenotazione di fallback: se un utente non ha il permesso diretto di prenotare una sala specifica, deskbird utilizza un meccanismo di fallback. Usa l’admin_email collegata a quella specifica risorsa calendario per facilitare la prenotazione.
• Trasparente per gli utenti: le prenotazioni vengono elaborate istantaneamente in backend. Gli utenti selezionano semplicemente una sala e confermano — deskbird gestisce la sincronizzazione dei calendari cross-tenant in modo trasparente.

Vantaggi principali

• Nessuna configurazione complessa: elimina la necessità di configurazioni PowerShell complesse o la gestione di account ospite per ogni utente.
• Fonte unica di verità: previene le doppie prenotazioni assicurando che tutti i tenant leggano gli stessi dati di calendario in tempo reale.
• Nessun intervento IT richiesto: gli utenti possono prenotare sale su qualsiasi tenant collegato senza bisogno dell’intervento dell’IT.

7. Compatibilità con Microsoft Teams Rooms

deskbird è compatibile con i dispositivi Microsoft Teams Rooms. Teams Rooms mostra il calendario delle risorse Microsoft della sala, quindi le prenotazioni delle sale riunioni fatte in deskbird appaiono sul dispositivo proprio come quelle fatte in Outlook — con o senza un link Microsoft Teams, e includendo riunioni spostate da una sala all’altra. Non è necessaria alcuna configurazione aggiuntiva in deskbird oltre al collegamento di Microsoft 365 e all’importazione della sala come descritto sopra.

⚠️ Importante: le prenotazioni effettuate tramite il Chiosco deskbird attualmente appaiono sul dispositivo Teams Rooms senza un link Microsoft Teams. Per avviare una chiamata nella sala, avvia una riunione Teams ad hoc dalla console Teams Rooms e invita i partecipanti.

8. Domande frequenti