Sincronizzazione del calendario per stato della pianificazione e sale riunioni
Aggiornato
Con l'integrazione della sincronizzazione del calendario di deskbird, puoi semplificare la pianificazione del lavoro ibrido sincronizzando sia gli stati di pianificazione degli utenti sia le sale riunioni con i calendari esterni. Gli utenti possono collegare il proprio calendario Google o Microsoft in modo che le informazioni sulla pianificazione (ad esempio, "Ufficio", "Lavoro da remoto", "Assente") e le prenotazioni delle sale riunioni siano visibili su tutte le piattaforme. Entrambe le funzionalità possono essere attivate separatamente.
deskbird può sincronizzare stati di pianificazione e sale riunioni sia con Google Workspace che con Microsoft 365. Puoi attivare queste sincronizzazioni in modo indipendente.
Diritti di amministratore richiesti:Super Admin di Google Workspace o Global Administrator di Microsoft Entra ID.
Configurazione da browser: completa la configurazione da un browser web (non da Microsoft Teams).
Il provider di calendario è la fonte ufficiale: le prenotazioni delle sale vengono accettate o rifiutate dal calendario risorse della sala su Google/Microsoft.
💡 Multi-tenancy: La multi-tenancy è disponibile per la Sincronizzazione delle sale riunioni con il nostro Rooms Plus plan. Puoi aggiungere sia tenant Microsoft che Google. Per aggiungere un altro tenant, vai su Admin > Integrazioni, apri la sincronizzazione esistente e clicca su Aggiorna sincronizzazione.
2. Scegli il tuo provider di calendario
Segui le istruzioni di configurazione per un solo provider qui sotto. I passaggi sono diversi per Microsoft 365 e Google Workspace.
Microsoft 365: la configurazione richiede il consenso dell'amministratore in Microsoft Entra ID e utilizza i permessi Microsoft Graph.
Google Workspace: la configurazione richiede la Delegazione a livello di dominio nella console di amministrazione Google.
3. Configurazione Microsoft 365
Vai su Admin > Integrazioni.
Clicca su Connetti
(o Aggiorna sincronizzazione
se hai già una connessione).
Seleziona Microsoft.
Accedi con un account Global Administrator.
Fornisci il consenso a tutti
i permessi richiesti e segui
i passaggi a schermo.
Clicca su
Concedi consenso amministratore per <nome della tua azienda>
e accetta tutti i permessi.
Suggerimento: Puoi
limitare l’accesso
a specifici calendari utilizzando una
Application Access Policy di Microsoft.
Place.Read.All
Permette a deskbird di leggere le informazioni sugli spazi aziendali (ad esempio, sale riunioni e liste sale) così da poterle importare in deskbird.
Calendars.ReadWrite
Permette a deskbird di creare, leggere,
aggiornare ed eliminare eventi sui
calendari delle sale per mantenere
sincronizzate le prenotazioni delle sale riunioni.
Questi sono permessi a livello di applicazione,
cioè deskbird accede alle API Microsoft
Graph come applicazione (non per conto di un utente).
4. Configurazione Google Workspace
Apri la console di amministrazione Google
(è richiesto il Super Admin).
Vai su
Sicurezza > Accesso e controllo dati > Controlli API.
Sotto Delegazione a livello di dominio,
clicca su Gestisci delega a livello di dominio.
Clicca su Aggiungi nuovo.
Inserisci ID client:
108092835268664080778
In OAuth Scopes,
aggiungi gli scope qui sotto e clicca
su Autorizza.
Clicca su Connetti
(o Aggiorna sincronizzazione
se hai già una connessione).
Seleziona Google.
Accedi con il tuo account admin Google.
Fornisci il consenso a tutti
i permessi richiesti e segui
i passaggi a schermo.
5. Sincronizzazione dello stato di pianificazione
La sincronizzazione dello stato di pianificazione permette a deskbird di mostrare gli stati di pianificazione degli utenti (ad esempio, Ufficio, Lavoro da remoto, Assente) nel calendario collegato. Questo migliora la visibilità e la coordinazione per il lavoro ibrido.
Se utilizzi un'integrazione HRIS (ad esempio, Personio), le assenze seguiranno il flusso: HRIS → deskbird → calendario.
Sincronizzazione unidirezionale: deskbird invia gli aggiornamenti al provider di calendario (non viceversa).
Cosa vedono gli utenti nei loro calendari
Microsoft Outlook:
gli stati vengono mostrati come eventi per l’intera giornata.
Google Calendar:
gli stati appaiono come
voci di luogo di lavoro.
Il tipo di evento dipende dallo stato selezionato:
Ufficio e Lavoro da remoto
→ voci di luogo di lavoro
Assente e stati personalizzati
→ eventi per l’intera giornata
6. Creazione di una sala riunioni
Puoi gestire le sale riunioni in deskbird manualmente (senza sincronizzazione del calendario) oppure importare le sale da Google/Microsoft (con la sincronizzazione del calendario attivata).
Apri la web app di deskbird.
Vai su
Admin > Piani e spazi.
Clicca su + Aggiungi area
e seleziona sala riunioni.
Inserisci i dettagli della sala (nome, capienza,
ecc.) e clicca su Salva.
💡 Le sale riunioni create manualmente
non possono essere sincronizzate
con i calendari Google o Microsoft.
Passaggio 1 – Configura la sincronizzazione del calendario delle sale
Vai su
Admin > Integrazioni > Sincronizzazione del calendario delle sale.
Scegli Google
o Microsoft
e completa la configurazione del provider
come descritto sopra.
Passaggio 2 – Importa le sale
Vai su
Admin > Piani e spazi > + Aggiungi area > Sala riunioni > Importa sala da Microsoft o Google.
Seleziona le sale dal tenant collegato e importale.
Note
Microsoft: le sale
appena create o aggiornate possono
impiegare fino a 48 ore
per comparire.
Google: assicurati
che la categoria della sala sia impostata su
CONFERENCE_ROOM.
Accettazione e rifiuto:
il calendario della risorsa sala
in Google/Microsoft decide se
una prenotazione viene accettata. Se una prenotazione
viene rifiutata, sarà rimossa
da deskbird.
💡 Una volta importate le sale, puoi
creare link per videoconferenze quando prenoti
sale riunioni in deskbird (a seconda
della configurazione del provider).
💡 La ricerca tiene conto esattamente del nome della sala
(inclusi ortografia e punteggiatura).
Inserisci il nome della sala come appare nella
directory del provider.
7. Prenotazione sale riunioni cross-tenant
In un ambiente Microsoft 365 multi-tenant, le policy di sicurezza spesso impediscono agli utenti di un tenant di prenotare direttamente risorse (come le sale riunioni) in un altro tenant. deskbird risolve questo problema offrendo un livello di prenotazione unificato che funziona su tutti i tuoi tenant.
Come funziona
Visibilità unificata: tutti gli utenti, indipendentemente dal loro tenant di origine, possono vedere la disponibilità in tempo reale di ogni sala riunioni in tutta l'organizzazione.
Logica di prenotazione alternativa: se un utente non ha il permesso diretto di prenotare una sala specifica, deskbird utilizza un meccanismo alternativo. Viene utilizzata la admin_email collegata a quella risorsa calendario per facilitare la prenotazione.
Esperienza senza interruzioni: per l'utente finale, il processo è istantaneo e invisibile. Basta selezionare una sala e prenotarla — deskbird si assicura che l'invito a calendario venga accettato e sincronizzato correttamente in background.
Vantaggi principali
Nessuna configurazione complessa: elimina la necessità di configurazioni PowerShell complesse o gestione di account guest per ogni utente.
Unica fonte di verità: previene le doppie prenotazioni assicurando che tutti i tenant leggano gli stessi dati di calendario in tempo reale.
Autonomia degli utenti: permette ai dipendenti di trovare e prenotare uno spazio ovunque lavorino quel giorno, senza intervento dell'IT.
8. FAQ – Microsoft 365
In Microsoft Outlook,
gli stati del calendario vengono mostrati come
eventi di un'intera giornata.
Questo vale, ad esempio, per Assente
e per qualsiasi stato personalizzato.
Sì. deskbird rispetta le restrizioni
configurate in Outlook/Exchange (ad esempio,
"non può essere prenotata con più di 6 mesi
di anticipo").
La richiesta può sembrare andata a buon fine
inizialmente, ma se Outlook la rifiuta,
l'utente verrà avvisato e
la prenotazione non resterà in deskbird.
Le restrizioni non vengono applicate retroattivamente:
le prenotazioni create prima
che la regola fosse attivata non vengono modificate
(stesso comportamento di Microsoft).
deskbird non può aggirare le restrizioni di Outlook.
È il calendario della risorsa sala che decide
se una prenotazione viene accettata.
Se Outlook rifiuta la richiesta (ad esempio,
utente non autorizzato, approvazione richiesta),
la prenotazione viene rimossa da deskbird
dopo il rifiuto.
9. FAQ – Google Workspace
In Google Calendar,
gli stati del calendario appaiono come
voci di luogo di lavoro
per Ufficio e
Lavoro da mobile.
Assente e tutti gli
stati personalizzati
vengono mostrati come eventi di un'intera giornata.
Assicurati che la sala sia configurata come risorsa
in Google Workspace e (per la massima
compatibilità) utilizzi la categoria
CONFERENCE_ROOM.
Verifica inoltre che la delega a livello di dominio
sia stata configurata correttamente e che tutti
gli ambiti richiesti siano stati autorizzati.
Sì. Google è la fonte di verità
per l'accettazione delle sale. Se il calendario della sala
rifiuta una richiesta di prenotazione, la prenotazione
non resterà in deskbird.