deskbird si integra con fornitori di HRIS come Personio, HiBob e Workday per sincronizzare automaticamente i dati degli utenti, le appartenenze ai gruppi e le assenze. Questo articolo spiega come funziona la sincronizzazione, cosa aspettarsi durante la configurazione e come risolvere i problemi più comuni.
- Frequenza e orari della sincronizzazione
- Cosa aspettarsi dopo la configurazione iniziale
- Offboarding degli utenti tramite HRIS
- Cosa aspettarsi dalla sincronizzazione delle assenze
- Risoluzione dei problemi comuni
- FAQ
1. Frequenza e orari della sincronizzazione
L'integrazione HRIS sincronizza i dati tra il tuo fornitore HRIS e deskbird secondo una pianificazione programmata:
- Sincronizzazione utenti e gruppi: Avviene una volta al giorno, di solito la mattina (CET/CEST).
- Sincronizzazione delle assenze: Anche questa avviene ogni giorno secondo una pianificazione fissa.
- Eccezione Personio: Per Personio, la sincronizzazione di utenti e gruppi avviene ogni ora una volta stabilita l'integrazione, invece che una volta al giorno.
La sincronizzazione HRIS non è in tempo reale. Dopo aver apportato modifiche nel tuo HRIS (ad esempio, aggiunta di un nuovo dipendente, cambio di reparto, registrazione di un'assenza), l'aggiornamento apparirà in deskbird dopo la prossima sincronizzazione programmata. L'intervallo di sincronizzazione è stabilito dal fornitore e non può essere modificato.
2. Cosa aspettarsi dopo la configurazione iniziale
Dopo aver completato la configurazione dell'integrazione HRIS:
- Gli utenti non appariranno immediatamente. La prima sincronizzazione avviene al prossimo orario programmato (di solito la mattina successiva). Pianifica il lancio di conseguenza.
- Nessuna email di invito viene inviata. Gli utenti creati tramite HRIS non ricevono un'email di invito. Possono accedere a deskbird direttamente utilizzando il loro metodo di accesso esistente (SSO, email, ecc.).
- Verifica la connessione: Dopo la prima sincronizzazione, vai su Portale amministratore > Utenti per confermare che gli utenti siano stati importati correttamente.
Consiglio per il lancio
Se stai lanciando deskbird nella tua organizzazione e ti affidi al provisioning tramite HRIS, configura l'integrazione almeno 1–2 giorni prima della data di go-live per assicurarti che gli utenti siano sincronizzati e pronti.
3. Offboarding degli utenti tramite HRIS
Quando un dipendente lascia la tua organizzazione e viene disattivato o rimosso nel tuo HRIS:
- La disattivazione viene sincronizzata su deskbird durante il prossimo ciclo di sincronizzazione programmato.
- Lo stato dell'utente in deskbird cambia in Inattivo.
- Gli utenti inattivi non possono accedere o effettuare prenotazioni e non vengono conteggiati nella tua licenza.
Se un utente è stato disattivato nel tuo HRIS ma risulta ancora Attivo in deskbird dopo 24 ore, verifica se:
- Lo stato dell'utente è stato effettivamente modificato nell'HRIS (verifica nel pannello amministratore dell'HRIS).
- L'integrazione è ancora collegata (controlla Portale amministratore > Integrazioni).
- Sono presenti eventuali errori di sincronizzazione nello stato dell'integrazione.
4. Cosa aspettarsi dalla sincronizzazione delle assenze
Quando la sincronizzazione delle assenze è attiva, le assenze approvate dal tuo HRIS vengono riportate in deskbird come stato della pianificazione (ad es. "Assente").
- Vengono sincronizzate solo le assenze approvate. Le richieste in attesa non vengono mostrate in deskbird.
- Le assenze vengono sincronizzate ogni giorno.
- Se hai attivato anche la sincronizzazione del calendario, il flusso è: HRIS > deskbird > Calendario (ad es. Outlook o Google Calendar).
I diversi fornitori HRIS gestiscono i tipi di assenza in modo diverso. Non tutti i tipi di assenza potrebbero essere supportati per la sincronizzazione. Consulta l'articolo Integrazione HRIS: Assenze per dettagli specifici per ogni fornitore.
5. Risoluzione dei problemi comuni
| Problema | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| Nuovi utenti non visibili in deskbird | La sincronizzazione non è ancora avvenuta (sincronizzazione giornaliera). | Attendi la sincronizzazione della mattina successiva. Se gli utenti non compaiono dopo 24 ore, contatta il supporto. |
| I dati utente (reparto, responsabile) non si aggiornano | Campo non mappato o modifica HRIS non ancora sincronizzata. | Attendi il prossimo ciclo di sincronizzazione. Se il problema persiste, verifica che il campo sia incluso nell'ambito dell'integrazione. |
| Assenze non visibili in deskbird | Assenza non ancora approvata nell'HRIS o tipo di assenza non supportato. | Verifica che l'assenza sia approvata nell'HRIS. Consulta l'articolo sulle Assenze per i tipi supportati da ciascun fornitore. |
| Assenze con date errate | Differenza di fuso orario o gestione delle mezze giornate nell'HRIS. | Controlla le impostazioni del fuso orario sia nel tuo HRIS che in deskbird. Contatta il supporto fornendo esempi specifici (email utente, date attese, date effettive). |
| Utenti offboardati ancora Attivi in deskbird | Disattivazione HRIS non sincronizzata o integrazione scollegata. | Verifica che l'utente sia disattivato nell'HRIS. Controlla Portale amministratore > Integrazioni per lo stato della sincronizzazione. Disattiva manualmente se urgente. |
6. FAQ
La sincronizzazione HRIS avviene una volta al giorno, di solito la mattina (Personio sincronizza ogni ora). Questo significa che gli utenti appariranno dopo la prossima sincronizzazione programmata — non subito dopo la configurazione. Se hai bisogno che gli utenti siano pronti per una data di lancio specifica, configura l'integrazione almeno 1–2 giorni prima.
I permessi richiesti variano a seconda del fornitore. Come minimo, deskbird necessita dell'accesso in sola lettura ai profili dei dipendenti (nome, email, reparto, stato occupazionale). Per la sincronizzazione delle assenze, è necessario anche l'accesso in lettura ai dati di ferie/assenze. Consulta la guida di configurazione per il tuo fornitore specifico (Integrazione HRIS: Utenti e Gruppi) per i requisiti di permesso esatti.
No. L'intervallo di sincronizzazione è determinato dal fornitore e non può essere modificato. La maggior parte dei fornitori sincronizza una volta al giorno, di solito la mattina. Personio è un'eccezione e sincronizza ogni ora una volta stabilita l'integrazione.