Comment Dock de deskbird détecte la présence et lance les automatisations de réservation

Une fois que deskbird Dock est installé et que tes réseaux du bureau et écrans sont configurés, tout le reste fonctionne sans intervention de ta part. Cet article explique précisément ce que fait Dock lorsqu’un appareil se connecte, quand une réservation créée par Dock commence et se termine, ce qu’implique un changement de poste, et comment l’enregistrement automatique interagit avec la période de grâce d’enregistrement de ton bureau — pour que tu puisses anticiper le résultat au lieu de devoir deviner.

📅 Support technique : pour toute question concernant l’installation et la configuration de deskbird Dock, prends rendez-vous avec notre expert technique Dock. Ces sessions couvrent uniquement l’installation et les questions techniques sur deskbird Dock — pour toute autre demande, contacte le support deskbird. Disponible en anglais, français et arabe.

1. Ce qui se passe lorsqu’un appareil se connecte
2. Quand une réservation créée par Dock commence et se termine
3. Changements de poste
4. Synchronisation et délais
5. Période de grâce et enregistrement automatique

1. Ce qui se passe lorsqu’un appareil se connecte

Une fois installé et activé — soit par connexion manuelle, soit via un déploiement géré — deskbird Dock fonctionne discrètement en arrière-plan. Lorsqu’un appareil d’un utilisateur se connecte à un réseau du bureau reconnu, l’application :

1. Détecte automatiquement le bureau en fonction du réseau
2. Enregistre l’utilisateur sur toutes les réservations de poste et de place de parking existantes pour ce jour-là
3. Définit le statut de l’utilisateur pour la journée sur « Bureau », ou sur « autre bureau » si le bureau détecté n’est pas son bureau principal

Quand l’appareil d’un utilisateur se connecte à un écran reconnu tout en étant sur le réseau du bureau, l’application :

1. Transmet les données de l’écran pour détecter le poste précis dans le bureau déjà détecté
2. Crée une réservation de poste pour la journée si aucune n’existe
3. Déplace la réservation existante vers le poste auquel l’écran est associé, si la réservation concernait un autre poste

Le bureau est toujours déterminé par le réseau, jamais par l’écran. Hors réseau, les identifiants d’écran ne quittent jamais l’appareil.

💡 Remarque : les automatisations de réservation nécessitent le mode de confidentialité Utilisateur authentifié. La détection de bureau, la détection de ressources et les analyses d’occupation fonctionnent dans tous les modes. Voir Modes de confidentialité et gestion des données.

Le tableau de bord Dock affiche l’état actuel du réseau et les écrans connectés. La barre d’état indique Vous êtes enregistré(e) une fois que Dock a validé l’enregistrement sur la réservation, et Poste détecté lorsqu’une réservation a été trouvée mais pas encore validée. La barre d’état et le tableau de bord affichent toujours le même statut.

2. Quand une réservation créée par Dock commence et se termine

Pour toute réservation de poste créée par deskbird Dock :

• Heure de début : au moment où l’écran est branché
• Heure de fin : à la fin des horaires de réservation personnels de l’utilisateur. Si ceux-ci ne sont pas configurés, à la fin des horaires d’ouverture du bureau

⚠️ Important : les réservations de poste créées par Dock doivent se situer dans les horaires d’ouverture du bureau. Si un utilisateur branche un écran avant l’ouverture du bureau, Dock détecte quand même le bureau et l’enregistre sur toute réservation existante, mais ne peut pas créer de nouvelle réservation de poste avant l’ouverture.

Dock ne crée pas non plus de réservation de poste ni ne déplace de réservation après la fermeture du bureau pour ce jour-là. La présence au bureau reste détectée.

3. Changements de poste

Quand un utilisateur ayant déjà une réservation branche un écran associé à un autre poste, Dock déplace la réservation pour correspondre à l’endroit où il s’assoit réellement.

⚠️ Important : lorsqu’un poste est changé par Dock, la réservation existante pour la journée est annulée — ou libérée automatiquement si elle a déjà commencé — et une nouvelle réservation est créée pour le poste auquel l’écran est associé. Cela se produit même si l’utilisateur s’est déjà enregistré, et remplace les réservations à la demi-journée ou partielle par une réservation allant de maintenant jusqu’à la fin des horaires de réservation de l’utilisateur. Les changements ne concernent que les postes du bureau détecté par Dock, et ne s’appliquent jamais aux places de parking.

4. Synchronisation et délais

Après la sortie de veille d’un appareil, Dock détecte à nouveau le bureau en quelques minutes.

Dock actualise sa copie des règles réseau de ton bureau toutes les heures et envoie un signal de présence toutes les 15 minutes, donc une modification d’une règle réseau peut prendre jusqu’à une heure pour atteindre un appareil déjà en fonctionnement. Activité > Synchroniser maintenant l’applique immédiatement.

Les automatisations ne s’exécutent jamais rétroactivement. Après qu’un admin associe un écran à un poste, rien ne se passe pour les détections déjà effectuées — l’utilisateur doit déclencher une nouvelle détection.

💡 Astuce : si une modification faite par Dock n’apparaît pas tout de suite dans l’application web deskbird, ouvre deskbird Dock > Activité > Synchroniser maintenant. Dock vérifie à nouveau le réseau et les écrans connectés et relance les automatisations. Rafraîchis ensuite l’application web deskbird. Débrancher et rebrancher l’écran a le même effet pour les automatisations liées aux écrans.

5. Période de grâce et enregistrement automatique

L’enregistrement automatique de deskbird Dock fonctionne avec la période de grâce d’enregistrement de ton bureau. La date limite d’enregistrement correspond à l’heure de début de la réservation plus la période de grâce (15 minutes par défaut). Si un utilisateur n’a pas été enregistré avant cette limite, la réservation de poste est libérée automatiquement.

Deux paramètres peuvent modifier cette limite :

• Si ton bureau définit une heure avant laquelle les réservations ne sont jamais annulées automatiquement, cette heure prévaut. Une réservation à 08h00 avec une période de grâce de 15 minutes n’est pas annulée à 08h15 si ce paramètre est fixé à 09h00.
• Une réservation créée après son heure de début bénéficie de la période de grâce complète à partir du moment où elle a été créée.

Puisque Dock enregistre les utilisateurs dès que leur présence est détectée, arriver pendant la période de grâce permet de conserver la réservation. Arriver après signifie que la réservation initiale a déjà été libérée et ne peut pas être récupérée.

L’exemple ci-dessous suppose un poste réservé à partir de 09h00, avec la période de grâce du bureau appliquée :

💡 Remarque : l’enregistrement automatique a aussi une heure la plus tôt possible. Dock peut enregistrer les utilisateurs à partir de l’heure de début de la réservation moins le délai maximum d’anticipation défini par le bureau. Si aucun délai maximum n’est défini, l’enregistrement automatique fonctionne dès le début de la journée de réservation — c’est pourquoi arriver à 08h30 pour une réservation à 09h00 fonctionne. Si le bureau définit un délai maximum plus court que l’arrivée anticipée, l’enregistrement est ignoré.

💡 Remarque : seule la détection par écran crée une réservation. La détection par réseau seule marque les utilisateurs comme présents mais ne réserve pas de poste, donc un utilisateur sans écran reconnu doit effectuer la réservation lui-même. Dock l’enregistre alors automatiquement.

⚠️ Important : ce tableau s’applique uniquement lorsque l’enregistrement est activé pour le bureau et pour le type de ressource. Si l’enregistrement est désactivé, les réservations ne sont jamais annulées automatiquement et Dock n’enregistre personne, mais il définit tout de même le statut du bureau.