Gérer des ressources telles que des desks, des places de parking et d'autres espaces de travail est crucial pour créer un environnement de bureau flexible et organisé. Ce guide explique comment créer, personnaliser et gérer ces ressources dans deskbird, rendant votre espace de travail plus intelligent et adapté aux besoins de votre équipe.
- Créer des desks, des places de parking et d'autres ressources
- Créer et personnaliser des ressources en masse
- Ajouter et gérer l'équipement
- Espaces attribués
- Espaces favoris
- Enregistrement aux desks et places de parking
- Paramètres de réservation pour les ressources
1. Créer des desks, des places de parking et d'autres ressources
Avant de pouvoir ajouter des desks ou d'autres ressources, vous devez d'abord créer vos Étages et Espaces.
Une fois cela fait, sélectionnez l'étage souhaité via Admin > Workplace: Étages & espaces, puis cliquez sur l'icône du stylo à côté de la zone où vous souhaitez ajouter ou modifier des ressources.
Sur la page de détail de la zone, vous pouvez :
- Modifier le nom et la description de la zone
- Restreindre l'accès (par exemple à des départements spécifiques)
- Renommer des desks/ressources individuels
- Réorganiser les desks en utilisant le glisser-déposer
- Définir les ressources comme actives/inactives via le bouton Gérer
- Attribuer des ressources à des utilisateurs spécifiques
- Télécharger des codes QR individuels ou de zone
- Supprimer des desks ou l'ensemble de la zone
Utilisez le bouton +Ajouter desks / +Ajouter places / +Ajouter ressources pour créer de nouvelles ressources.
⚠️ Définir une ressource comme inactive ou la supprimer entraînera également la suppression de toutes les réservations existantes pour celle-ci.
Cela ne peut pas être annulé.
2. Créer et personnaliser des ressources en masse
En cliquant sur +Ajouter desks / +Ajouter places / +Ajouter ressources, une fenêtre modale vous permet de :
- Ajouter plusieurs ressources à la fois (par exemple 10 desks)
- Définir leur statut
- Personnaliser les conventions de nommage (préfixe, numéro de départ, zéros initiaux)
Exemple : Préfixe : "Place de parking", Départ : "1" > Résultat : Place de parking 1, Place de parking 2,...
Cela accélère la configuration pour les grands espaces.
3. Ajouter et gérer l'équipement
Utilisez Panneau d'administration > Desks, parking & autres > Équipement pour créer des options d'équipement pour les desks, les places de parking et d'autres ressources. L'équipement est configuré par bureau.
Une fois défini, allez dans Étages & Espaces, ouvrez une zone via Détails, et attribuez l'équipement à des ressources individuelles ou multiples. Vous pouvez utiliser l'édition en masse pour accélérer ce processus. Par exemple, ajoutez "écrans doubles", un "chargeur VE", ou "bureau debout", etc.
Ceux-ci apparaîtront également dans les filtres visibles par les utilisateurs lors de la réservation.
4. Espaces attribués
Les espaces attribués sont gérés par les administrateurs et sont automatiquement réservés lorsqu'un utilisateur définit son statut sur "Bureau".
Pour attribuer une ressource :
- Ouvrez Étages & Espaces > sélectionnez l'étage / la zone via Détails et sélectionnez la ressource
- Cliquez sur l'icône du stylo, cherchez Accès
- Restreindre l'accès à un seul utilisateur
💡 L'espace sera réservé automatiquement lorsque le bénéficiaire planifie sa semaine et définit son statut sur Bureau. S'il ne vient pas au bureau, vous pouvez activer l'option 'Permettre à d'autres de réserver cet espace si l'utilisateur assigné n'est pas au bureau,' afin que l'espace devienne disponible pour d'autres.
Les administrateurs peuvent permettre à d'autres de réserver la ressource si le bénéficiaire définit un statut différent comme "Vacances", "Télétravail" ou "Voyage d'affaires". Cependant, si aucun statut n'est défini, l'espace ne sera pas libéré automatiquement. C'est pourquoi la planification des statuts est essentielle pour maximiser la disponibilité.
5. Espaces favoris
Les espaces favoris permettent aux utilisateurs de marquer des ressources fréquemment utilisées pour une réservation en un clic, éliminant ainsi le besoin de configuration par l'administrateur.
Pour ajouter un espace en favori, cliquez sur l'icône en forme de cœur à côté. Il apparaîtra sur la page de réservation de l'utilisateur et dans son profil sous "Vos espaces".
💡 Les favoris ne réservent pas automatiquement l'espace et ne bloquent pas les autres. Ce sont simplement des préférences pour un accès rapide.
6. Enregistrement aux desks et places de parking
L'enregistrement automatique est disponible pour les desks et les places de parking, selon votre plan deskbird. S'il est activé, les utilisateurs seront enregistrés automatiquement grâce à la géolocalisation.
➡️ En savoir plus : Enregistrement automatique pour les réservations de desks et de parking
7. Paramètres de réservation
Trouvez plus d'informations sur les paramètres de réservation pour les ressources dans cet article : Paramètres de réservation