La gestion des ressources telles que les bureaux, les places de parking et autres espaces de travail est essentielle pour créer un environnement de bureau flexible et organisé. Ce guide vous explique comment créer, personnaliser et gérer ces ressources dans deskbird pour adapter votre espace de travail aux besoins de votre équipe.
- Créer des bureaux, places de parking et autres ressources
- Créer et personnaliser en masse
- Ajouter et gérer les équipements
- Espaces attribués
- Espaces favoris
- Check-in pour les bureaux et places de parking
1. Créer des bureaux, places de parking et autres ressources
Avant d’ajouter des ressources, vous devez d’abord créer vos Étages et espaces.
Une fois cela fait, développez l’étage souhaité et cliquez sur Détails à côté de la zone où vous souhaitez ajouter des ressources.
Dans la vue détaillée d’un espace, vous pouvez :
- Modifier le nom et la description de la zone
- Restreindre l’accès (ex. : à certaines équipes)
- Renommer les ressources individuellement
- Réorganiser les ressources par glisser-déposer
- Ajouter une description
- Définir la ressource comme active ou inactive
- Attribuer une ressource à un utilisateur spécifique
- Télécharger des QR codes pour la zone ou pour une ressource
- Supprimer une ressource ou la zone entière
Utilisez le bouton + Ajouter des bureaux / places / ressources pour créer de nouveaux éléments.
2. Créer et personnaliser en masse
Lorsque vous cliquez sur + Ajouter des bureaux / places / ressources, une fenêtre s’ouvre vous permettant de :
- Créer plusieurs ressources en même temps (ex. : 10 bureaux)
- Définir leur statut (actif/inactif)
- Personnaliser les conventions de nommage (préfixe, numéro de départ, zéros devant)
Exemple : Préfixe : « Place parking », Départ : « 1 » → Résultat : Place parking 1, Place parking 2…
Utile pour les grands espaces.
3. Ajouter et gérer les équipements
Rendez-vous dans Panneau Admin > Bureaux, parking et autres > Équipements pour créer des options d’équipements par bureau.
Une fois créés, allez dans Étages & espaces, ouvrez une zone via Détails et assignez l’équipement à une ou plusieurs ressources. Utilisez l’édition groupée pour gagner du temps. Par exemple : écrans doubles, bureau debout, borne de recharge, etc.
Les filtres visibles côté utilisateur prendront ces options en compte lors des réservations.
4. Espaces attribués
Les espaces attribués sont gérés par les administrateurs et sont automatiquement réservés quand l’utilisateur définit son statut comme « Bureau ».
Pour attribuer une ressource :
- Allez dans Étages & espaces > sélectionnez la zone via Détails et cliquez sur la ressource concernée
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, cherchez Accès
- Restreignez l’accès à un seul utilisateur
💡 La ressource sera réservée automatiquement dès que le statut est défini. Si la personne assignée n’est pas au bureau, vous pouvez cocher « Autorisez d’autres personnes à réserver cet espace si l’utilisateur attribué n’est pas au bureau ».
Les admins peuvent aussi permettre l’accès si l’utilisateur définit un autre statut (vacances, télétravail, déplacement professionnel). Sans statut défini, la ressource reste bloquée.
5. Espaces favoris
Les utilisateurs peuvent enregistrer leurs espaces préférés pour une réservation rapide en un clic – aucun paramétrage admin nécessaire.
Cliquez sur l’icône en forme de cœur à côté d’une ressource. Elle apparaîtra ensuite dans Votre espace sur la page de réservation et le profil.
💡 Ces favoris ne réservent rien automatiquement et n’empêchent personne d’y accéder. C’est juste un raccourci pratique.
6. Check-in pour les bureaux et places de parking
Le check-in automatique est disponible pour les bureaux et les places de parking selon votre plan deskbird. Si activé, les utilisateurs sont automatiquement enregistrés via géolocalisation.
➡️ En savoir plus : Check-in automatique pour bureaux et parkings