Intégration SIRH : affichage simplifié des absences sur deskbird

User and Data Management Plus

L’intégration de deskbird avec votre HRIS (Human Resource Information System) automatise le suivi des absences et améliore la précision des données. Elle permet de réduire les efforts en double et garantit que le planning de votre lieu de travail reflète la disponibilité en temps réel.

1. Suivi fluide des absences
2. HRIS pris en charge
3. Avantages
4. Configuration de l’intégration (recommandé)
5. Configuration via SFTP
6. Expérience utilisateur

1. Suivi fluide des absences

Actuellement, les utilisateurs qui utilisent à la fois deskbird et leur outil HRIS doivent saisir leurs périodes d’absence dans les deux plateformes, ce qui génère des doubles efforts et des incohérences potentielles. Notre intégration HRIS résout ce problème en transférant automatiquement les périodes d’absence (ex. : congés maladie, congés payés) de l’HRIS vers la section Planning de deskbird, où elles sont affichées en tant que statuts.

Cette automatisation permet de gagner du temps et garantit une précision des données pour les analyses des effectifs et des espaces de travail.

2. HRIS pris en charge

Aucune intervention de développeur n’est nécessaire. deskbird prend en charge l’intégration fluide avec les outils HRIS suivants : UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday et Sage HR.

Si vous utilisez un autre outil HRIS, veuillez contacter notre équipe Support pour vérifier si nous pouvons le prendre en charge.

3. Avantages

💡 Les périodes d’absence approuvées (ex. : congés maladie, congés payés ou toute absence définie dans votre HRIS) sont automatiquement synchronisées dans la section Week Planning de deskbird.

Si un utilisateur est marqué comme “Absent”, toutes les réservations existantes pour ce jour seront annulées automatiquement.

💡 Les utilisateurs ne peuvent pas modifier manuellement le statut d’absence synchronisé. Pour annuler une absence, ils doivent la mettre à jour dans leur HRIS, ce qui sera ensuite reflété dans deskbird.

4. Configuration de l’intégration

• Accédez à Admin > Intégrations dans deskbird.
• Sélectionnez votre outil HRIS et saisissez les identifiants API (générés dans votre HRIS).
• Le système commencera à synchroniser toutes les absences futures et celles approuvées des 3 derniers mois.
• Vous pouvez continuer à travailler pendant que la synchronisation s’effectue en arrière‑plan.
• Pour plus d’informations, consultez notre FAQ.

5. Configuration via SFTP (Secure File Transfer Protocol)

Au cas par cas : veuillez contacter votre Customer Success Manager ou le support

Dans certains cas particuliers où aucune intégration directe avec votre SIRH (via Merge) n’est disponible, deskbird propose une synchronisation des absences via SFTP sécurisé. Cette option est uniquement disponible sur demande et doit être activée par notre équipe. Si votre SIRH ne figure pas dans nos intégrations natives, veuillez contacter votre Customer Success Manager pour en discuter.

🤝 Si nécessaire, nous pouvons fournir une assistance technique pour cette configuration via notre partenaire d’intégration tiers de confiance.

⚠️ Cette méthode est exclusivement utilisée pour synchroniser les absences – elle ne prend pas en charge le provisionnement des utilisateurs et des groupes.

Méthodes de transfert SFTP disponibles

Il existe deux façons de transférer vos fichiers CSV à deskbird via SFTP. L’approche automatisée est recommandée pour une utilisation à long terme, mais un envoi manuel peut être utile pour les tests ou les petites équipes.

1. Envoi SFTP programmé (recommandé)
   La plupart des entreprises automatisent ce processus via un job planifié (ex. : cron job) qui envoie régulièrement le fichier CSV vers notre serveur SFTP, généralement de manière quotidienne ou hebdomadaire.
   • deskbird fournit :
     • Nom d’hôte SFTP
     • Nom d’utilisateur
     • Clé SSH ou mot de passe
   • L’entreprise génère un fichier CSV depuis son SIRH ou un outil d’export, et le dépose dans le dossier adéquat sur le serveur SFTP.
   • ⚠️ Le fichier envoyé doit respecter le format CSV exact défini ci-dessous.
2. Envoi manuel (pour tests ou petits volumes)
   Les administrateurs RH ou IT peuvent exporter manuellement le fichier CSV et le transférer dans le dossier SFTP à l’aide d’outils comme FileZilla ou Cyberduck.
   • Cette option est utile lors de la phase de test ou pour les petites structures.

Format CSV et règles de synchronisation

Les données d’absence sont synchronisées à partir d’un fichier CSV, qui constitue la source de vérité pour les jours d’absence dans une période donnée.

💡 Vous pouvez télécharger un exemple de fichier .csv en bas de cette page.

Structure du CSV :

"email","start_date","start_on","end_date","end_on"
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 jours d'absence
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 jour d'absence (matin)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 jour d'absence (après-midi)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 jours d'absence

• Période : Seules les absences comprises entre D–6 semaines et D+12 semaines (D = date de création du fichier) seront traitées.
• Source de vérité : Le fichier doit contenir la liste complète et définitive des absences pour tous les utilisateurs concernés.
• Création : Les absences présentes dans le fichier mais pas encore dans deskbird seront ajoutées.
• Suppression : Les absences présentes dans deskbird mais absentes du fichier seront supprimées.
  ℹ️ Si une absence passée n’apparaît plus dans le fichier, elle sera également supprimée de deskbird.
• Pas de mises à jour partielles : Toute absence manquante sera considérée comme supprimée.
• Modification manuelle : Les absences importées via SFTP ne peuvent pas être modifiées manuellement par les utilisateurs ou les administrateurs.

6. Expérience utilisateur

• Les utilisateurs verront leur statut synchronisé dans le fil d’activité personnel et la vue Collaborateurs (Web et Mobile).
• Des notifications par email sont envoyées lorsqu’un statut d’absence est mis à jour via HRIS.
• Les utilisateurs recevront également une notification si une absence synchronisée entraîne l’annulation d’une réservation.
• Les managers d’équipe, responsables, administrateurs d’espace et administrateurs système peuvent consulter les statuts d’absence de leurs collaborateurs pour faciliter la coordination des présences et des besoins en espace de travail.

• La synchronisation HRIS s’exécute une fois par jour (pendant la nuit).

⚠️ Remarque : Les utilisateurs peuvent resynchroniser manuellement leurs absences si celles-ci s'affichent de manière incorrecte. Pour cela, ils cliquent sur leurs initiales ou leur photo de profil en bas à gauche > Profil, puis sélectionnent en bas de la page le bouton Resynchroniser les absences du SIRH.

Un fichier exemple pour l’utilisation avec SFTP est disponible au téléchargement ici :