Reserva escritorios para todo un equipo o grupo

Desks Professional y superiores

Con la reserva de grupo, puedes sentar a todo un equipo en una sola área con una única reserva. Tú eliges el área, el horario y las personas, y deskbird asigna un escritorio a cada persona automáticamente. Así te ahorras reservar escritorio por escritorio para días de equipo, semanas de onboarding o talleres. La reserva de grupo está disponible en la app web de deskbird para Admins, Managers y Gerentes de grupo.

1. Cómo funciona la reserva de grupo
2. Antes de empezar
3. Reservar escritorios para un grupo
4. Cómo se asignan los escritorios
5. Qué pasa con las reservas existentes
6. Preguntas frecuentes

1. Cómo funciona la reserva de grupo

Una reserva de grupo cubre un área, un día y un mismo rango horario para al menos 2 personas. Puedes añadir grupos completos, personas individuales o ambos. Antes de confirmar, verás quién tiene asignado cada escritorio.

• Todos los de la reserva tendrán un escritorio en la misma área.
• deskbird elige el escritorio para cada persona (ver Cómo se asignan los escritorios).
• Si alguien ya tiene una reserva de escritorio en ese horario, la reserva de grupo la reemplaza (ver Qué pasa con las reservas existentes).

💡 Consejo: Para reservar un escritorio para un solo compañero, consulta Reservar un escritorio en nombre de un compañero. Para visitantes externos, consulta Reservar un escritorio para un huésped.

2. Antes de empezar

• Función: Los Gerentes de grupo pueden reservar para los miembros de los grupos que gestionan. Los Managers, Admins de oficina y Admins globales también pueden reservar grupos, igual que los usuarios con una función personalizada que incluya Gestionar reservas para otros usuarios. Los demás usuarios no pueden hacer reservas de grupo.
• Plan: Desks Professional y superiores.
• Dispositivo: la app web de deskbird. La reserva de grupo no está disponible en la app móvil.
• Personas: al menos 2 personas por reserva de grupo.
• Espacio: un área con suficientes escritorios libres para todos los que quieras reservar.

⚠️ Otros planes: En otros planes, los Admins de oficina y Admins globales ven la opción Grupo con un aviso para actualizar el plan. Los Managers, Gerentes de grupo y usuarios no la ven.

3. Reservar escritorios para un grupo

1. Abre Reservar en la app web de deskbird y elige la fecha y el piso.
2. Haz clic en un área del plano y elige Avanzado, o haz clic en la tarjeta del área en la vista de lista. Se abrirá la ventana de reserva.
3. En Reservar para:, selecciona Grupo.
4. Configura la hora de inicio y fin, o activa Día completo. El rango horario se aplica a todos los de la reserva.
5. En Añadir grupos o personas por nombre, busca un grupo o una persona y selecciónalos. Los grupos muestran el número de miembros entre paréntesis. Repite hasta que todos los que quieras reservar estén en la lista (mínimo 2 personas).
6. Revisa la lista bajo N personas en esta reserva. Cada grupo tiene su propio bloque, y las personas añadidas individualmente aparecen bajo Añadidos individualmente. Cada persona muestra el escritorio que tendrá, y Vista de lista muestra todos los escritorios del área con la persona asignada. Desmarca la casilla junto a una persona para dejarla fuera, haz clic en la X junto a un grupo para quitarlo entero, o haz clic en Deseleccionar todo para limpiar toda la selección.
7. Haz clic en Confirmar reserva de grupo (N).
8. Un diálogo muestra cuántas reservas se crearán y el rango horario en el que se reemplazarán reservas solapadas. Haz clic en Confirmar reservas (N) para reservar, o en Volver para hacer cambios.

El contador junto al nombre del área (por ejemplo 8/10 escritorios disponibles) muestra cuántos escritorios quedan libres una vez que todos en la lista tienen escritorio, así puedes ver de un vistazo si todos caben.

💡 Consejo: Confirmar reserva de grupo permanece deshabilitado hasta que haya al menos 2 personas en la lista y todos tengan escritorio. Si hay más personas que escritorios libres, elimina a algunas personas de la lista o elige un área más grande.

Después de confirmar, un diálogo muestra cuántos escritorios se reservaron para qué día. Ver reservas abre la lista de todas las reservas de ese día, y Listo cierra el diálogo. Todos en el grupo reciben una invitación de calendario y un correo por su nueva reserva. Si no se puede crear una reserva, una notificación indica la persona y el motivo. Cerrar la ventana de reserva no cancela la reserva de grupo.

4. Cómo se asignan los escritorios

deskbird asigna a cada persona un escritorio en el área seleccionada, en este orden:

1. Su escritorio asignado.
2. Su escritorio favorito en esa área.
3. El escritorio que ya tenga reservado en esa área.
4. Cualquier escritorio libre en el área.

Verás el resultado antes de confirmar: el número de escritorio junto a cada nombre en la lista, y la ubicación de cada persona en el plano en la Vista de mapa.

5. Qué pasa con las reservas existentes

• Si alguien del grupo ya tiene una reserva de escritorio que se solapa con el rango horario, la reserva de grupo la reemplaza.
• Si alguien ya está registrado en una reserva solapada, esa reserva no se reemplaza. Termina cuando empieza la reserva de grupo.
• Las personas cuya reserva es reemplazada reciben un correo. Muestra la reserva antigua tachada, la nueva reserva, quién hizo la reserva de grupo y un botón Ver tus reservas.

⚠️ Revisa la vista previa: El reemplazo ocurre para todos en la lista a la vez. Revisa las personas y escritorios antes de hacer clic en Confirmar reservas (N), especialmente para compañeros que puedan haber reservado un escritorio en otro sitio para ese horario.

6. Preguntas frecuentes