Sincroniza salas de reuniones con Google Workspace

Conecta deskbird con Google Workspace para sincronizar la disponibilidad y las reservas de salas de reuniones entre deskbird y tu Google Calendar. Una vez conectado, los usuarios pueden reservar salas directamente en deskbird mientras todas las reservas se mantienen sincronizadas con los calendarios de salas de Google.

1. Requisitos previos
2. Permitir la app de deskbird en Google Admin
3. Configurar la delegación a nivel de dominio en Google Admin
4. Conectar Google en deskbird
5. Importar salas de reuniones
6. Reserva de salas de reuniones entre tenants
7. Preguntas frecuentes

1. Requisitos previos

• Permisos de administrador: necesitas una cuenta de Super Admin en Google Workspace.
• Usa un navegador: completa la configuración en un navegador web.
• El proveedor de calendario es la fuente principal: las reservas de salas son aceptadas o rechazadas finalmente por el calendario de recursos de la sala en Google. Si Google rechaza una reserva, se eliminará de deskbird.

2. Permitir la app de deskbird en Google Admin

Si tu organización restringe el acceso de terceros a los servicios de Google, Google bloqueará el inicio de sesión de deskbird antes de que pueda solicitar cualquier dato del calendario. Para evitar esto, añade el cliente OAuth de deskbird en Control de acceso a aplicaciones y márcalo como De confianza.

1. Abre la consola de administración de Google y ve a Seguridad > Control de acceso y datos > Controles de la API. También puedes usar este enlace directo: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. En Control de acceso a aplicaciones, haz clic en Gestionar acceso de aplicaciones de terceros.
3. En la lista de Aplicaciones configuradas, haz clic en Configurar nueva aplicación.
4. Selecciona Nombre de la app OAuth o ID de cliente.
5. Pega el ID de cliente OAuth de deskbird y haz clic en Buscar:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Apunta a la app deskbird en los resultados y haz clic en Seleccionar.
7. Marca la casilla del ID de cliente de deskbird y haz clic en Seleccionar.
8. Define el alcance de la configuración: aplícalo a toda tu organización o solo a las unidades organizativas específicas cuyos usuarios usarán deskbird.
9. Selecciona De confianza y haz clic en Configurar.

Después de la configuración, deskbird aparecerá en la lista de Aplicaciones configuradas con el tipo Web, el ID de cliente mostrado arriba y el alcance de acceso que seleccionaste.

💡 Google ofrece tres niveles de acceso. De confianza permite que una app solicite cualquier servicio de Google, incluidos los restringidos. Limitado solo permite servicios no restringidos y Bloqueado niega el acceso por completo. deskbird requiere De confianza porque la sincronización de salas usa permisos restringidos de Calendar y Directory.

⚠️ Importante: el ID de cliente usado aquí no es el mismo que se usa para la delegación a nivel de dominio en la siguiente sección. Ambos pasos son necesarios y cada uno usa su propio ID.

💡 Configurar la app requiere el privilegio de administrador de Configuración de servicios, que está incluido en el rol de Super Admin. La lista de Aplicaciones accedidas se actualiza 24–48 horas después de que se concede o revoca un token, así que los cambios recientes pueden no verse reflejados de inmediato.

3. Configurar la delegación a nivel de dominio en Google Admin

1. Abre la consola de administración de Google (se requiere Super Admin).
2. Ve a Seguridad > Control de acceso y datos > Controles de la API.
3. En Delegación a nivel de dominio, haz clic en Gestionar delegación a nivel de dominio.
4. Haz clic en Añadir nuevo.
5. Introduce el ID de cliente: 108092835268664080778
6. En Permisos OAuth, añade los siguientes permisos y haz clic en Autorizar:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Conectar Google en deskbird

1. Ve a Admin > Integraciones.
2. Haz clic en Conectar (o Actualizar sincronización si ya tienes una conexión).
3. Selecciona Google.
4. Inicia sesión con tu cuenta de administrador de Google.
5. Acepta todos los permisos solicitados y sigue los pasos en pantalla.

5. Importar salas de reuniones

Después de conectar Google Workspace, puedes importar tus salas a deskbird:

1. Ve a Admin > Pisos y espacios.
2. Haz clic en + Añadir área y selecciona sala de reuniones.
3. Elige Importar sala desde Microsoft o Google.
4. Selecciona las salas de tu tenant conectado e impórtalas.

⚠️ Importante: para que las salas aparezcan en la lista de importación, deben estar configuradas como recurso en Google Workspace y usar la categoría CONFERENCE_ROOM.

💡 Una vez importadas las salas, puedes crear enlaces de videollamada al reservar salas de reuniones en deskbird (según la configuración de tu proveedor).

💡 La búsqueda respeta exactamente el nombre de la sala (incluyendo ortografía y puntuación). Introduce el nombre tal como aparece en el directorio del proveedor.

6. Reserva de salas de reuniones entre tenants

En un entorno de Google con multi-tenancy, las políticas de seguridad suelen impedir que los usuarios de un tenant reserven recursos (como salas de reuniones) directamente en otro tenant. deskbird soluciona esto proporcionando una capa de reservas unificada que funciona en todos tus tenants.

💡 Multi-Tenancy está disponible con el plan Rooms Plus. Puedes añadir varios tenants de Google y Microsoft. Para añadir otro tenant, ve a Admin > Integraciones, abre tu sincronización existente y haz clic en Actualizar sincronización.

Cómo funciona

• Visibilidad unificada: todos los usuarios, sin importar su tenant de origen, pueden ver la disponibilidad en tiempo real de cada sala de reuniones en toda la organización.
• Lógica de reserva alternativa: si un usuario no tiene permiso directo para reservar una sala específica, deskbird utiliza un mecanismo alternativo. Usa el admin_email vinculado a ese recurso de calendario para facilitar la reserva.
• Transparente para los usuarios: las reservas se procesan al instante en el backend. Los usuarios solo seleccionan una sala y confirman — deskbird gestiona la sincronización de calendarios entre tenants de forma transparente.

Beneficios clave

• Sin configuraciones complejas: elimina la necesidad de configuraciones cruzadas de dominio o gestión de cuentas de invitado para cada usuario.
• Fuente única de la verdad: evita reservas dobles asegurando que todos los tenants consultan los mismos datos de calendario en tiempo real.
• No se requiere intervención de IT: los usuarios pueden reservar salas en cualquier tenant conectado sin necesidad de involucrar a IT.

7. Preguntas frecuentes