Cuando la sincronización del calendario de la sala de reuniones está activada, las reservas hechas en deskbird se reflejan en tu proveedor de calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) y viceversa. Este artículo te ayuda a diagnosticar y resolver los problemas de sincronización más comunes, incluidos las reservas dobles y los enlaces de conferencia que faltan.
- Cómo funciona la sincronización de salas de reuniones
- Reservas dobles y conflictos de sincronización
- No se generan enlaces de conferencia de MS Teams
- Re-sincronizar una sala: lo que debes saber
- Preguntas frecuentes
1. Cómo funciona la sincronización de salas de reuniones
Cuando la sincronización del calendario de la sala está activa, tu proveedor de calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) actúa como fuente principal de información. Esto significa:
- Las reservas creadas en deskbird se envían al calendario de recursos de la sala en tu proveedor.
- El calendario de recursos acepta o rechaza la reserva según sus propias reglas (disponibilidad, restricciones, etc.).
- Las reservas creadas directamente en Outlook o Google Calendar se sincronizan de vuelta en deskbird.
- La sincronización no es instantánea: puede haber un pequeño retraso (normalmente de unos segundos a unos minutos) entre que se realiza una reserva y aparece en el otro sistema.
Como la sincronización es bidireccional y con un pequeño retraso, a veces pueden ocurrir conflictos si dos personas reservan la misma sala al mismo tiempo en sistemas diferentes.
2. Reservas dobles y conflictos de sincronización
Las reservas dobles pueden ocurrir cuando alguien reserva una sala en Outlook/Google al mismo tiempo que otra persona reserva la misma sala en deskbird, antes de que la sincronización se haya procesado.
Cómo minimizar las reservas dobles:
- Activa la opción Aceptar/Rechazar automáticamente en el calendario de recursos de la sala en tu proveedor. Esto asegura que el proveedor de calendario acepte o rechace las solicitudes de reserva de inmediato, reduciendo la posibilidad de conflictos.
- Recomienda a los usuarios reservar a través de un solo sistema (ya sea deskbird o Outlook/Google, pero no ambos) para evitar solapamientos.
- Ten en cuenta que, si ocurre un conflicto, la decisión del proveedor de calendario es definitiva. Si rechaza una reserva, esa reserva se eliminará de deskbird.
Si experimentas reservas dobles de forma recurrente, por favor contacta con soporte proporcionando 2 o 3 ejemplos concretos (nombre de la sala, fecha, hora y usuarios afectados) para que podamos revisar los registros de sincronización.
3. No se generan enlaces de conferencia de MS Teams
Para investigar esto más a fondo, necesitaremos algunos detalles adicionales. Por favor, contacta con soporte con la siguiente información:
- El nombre de la(s) sala(s) afectada(s).
- Un ejemplo concreto (fecha y hora) en el que faltaba el enlace.
- Si el problema afecta a todas las reservas o solo a algunas en particular.
4. Re-sincronizar una sala: lo que debes saber
Si desconectas y vuelves a conectar la sincronización del calendario de una sala (por ejemplo, para solucionar un problema), ten en cuenta lo siguiente:
- Las reservas que se crearon directamente en deskbird (no mediante la sincronización del calendario) pueden eliminarse durante la re-sincronización, ya que los datos del proveedor de calendario tienen prioridad.
- Las reservas que existen en el proveedor de calendario se volverán a importar a deskbird.
- Recomendación: Antes de re-sincronizar, revisa si hay reservas activas en deskbird que se hayan creado directamente (no a través del calendario). Informa a los usuarios afectados si es necesario.
5. Preguntas frecuentes
En la mayoría de los casos, las reservas se sincronizan en unos segundos o pocos minutos. Sin embargo, pueden producirse retrasos de hasta 10–15 minutos durante periodos de alta demanda en Microsoft o Google. Si una reserva no se ha sincronizado después de 15 minutos, prueba a actualizar la app de deskbird.
Las reuniones recurrentes a veces pueden causar conflictos si el patrón de recurrencia cambia en Outlook (por ejemplo, si se mueve una sola sesión) y la actualización no se propaga completamente. Asegúrate de que el calendario de recursos de la sala tenga activada la opción de aceptar/rechazar automáticamente y revisa si la serie recurrente en Outlook muestra alguna sesión rechazada. Si el problema continúa, contacta con soporte indicando el nombre de la sala, el patrón de recurrencia y las fechas concretas de los conflictos.
Sí. Multi-Tenancy está disponible para la sincronización de salas de reuniones con el plan Rooms Plus. Puedes añadir tanto tenants de Microsoft como de Google. Ve a Portal de administrador > Integraciones, abre tu sincronización existente y haz clic en Actualizar sincronización para añadir otro tenant.