deskbird integriert sich mit HRIS-Anbietern wie Personio, HiBob und Workday, um Benutzerdaten, Gruppenzugehörigkeiten und Abwesenheiten automatisch zu synchronisieren. In diesem Artikel erfährst du, wie die Synchronisierung funktioniert, was dich beim Einrichten erwartet und wie du häufige Probleme behebst.
- Synchronisationsfrequenz & Zeitplan
- Was dich nach der Ersteinrichtung erwartet
- User-Offboarding über HRIS
- Erwartungen bei der Abwesenheitssynchronisierung
- Fehlerbehebung bei häufigen Problemen
- FAQ
1. Synchronisationsfrequenz & Zeitplan
Die HRIS-Integration synchronisiert Daten zwischen deinem HRIS-Anbieter und deskbird nach einem festen Zeitplan:
- Benutzer- und Gruppensynchronisierung: Läuft einmal täglich, in der Regel morgens (CET/CEST).
- Abwesenheitssynchronisierung: Läuft ebenfalls täglich.
- Personio-Ausnahme: Bei Personio läuft die Benutzer- und Gruppensynchronisierung stündlich, sobald die Integration eingerichtet ist – statt einmal pro Tag.
Die HRIS-Synchronisierung erfolgt nicht in Echtzeit. Wenn du Änderungen in deinem HRIS vornimmst (z. B. einen neuen Mitarbeitenden hinzufügst, eine Abteilung änderst oder eine Abwesenheit einträgst), wird die Aktualisierung nach der nächsten geplanten Synchronisierung in deskbird angezeigt. Das Synchronisationsintervall wird vom Anbieter festgelegt und kann nicht geändert werden.
2. Was dich nach der Ersteinrichtung erwartet
Nach Abschluss der HRIS-Integration:
- Benutzer erscheinen nicht sofort. Die erste Synchronisierung läuft zum nächsten geplanten Zeitpunkt (meist am folgenden Morgen). Plane deinen Start entsprechend.
- Es werden keine Einladungs-E-Mails verschickt. Über HRIS bereitgestellte Benutzer erhalten keine Einladung per E-Mail. Sie können deskbird direkt mit ihrer bestehenden Anmeldemethode (SSO, E-Mail usw.) nutzen.
- Verbindung prüfen: Nach der ersten Synchronisierung kannst du unter Admin-Portal > Benutzer überprüfen, ob die Benutzer korrekt importiert wurden.
Start-Tipp
Wenn du deskbird in deiner Organisation einführst und auf die Bereitstellung über HRIS setzt, richte die Integration mindestens 1–2 Tage vor dem geplanten Starttermin ein, damit alle Benutzer synchronisiert und einsatzbereit sind.
3. User-Offboarding über HRIS
Wenn ein Mitarbeitender dein Unternehmen verlässt und im HRIS deaktiviert oder entfernt wird:
- Die Deaktivierung wird bei der nächsten geplanten Synchronisierung an deskbird übertragen.
- Der Status des Benutzers in deskbird ändert sich auf Inaktiv.
- Inaktive Benutzer können sich nicht mehr anmelden oder Buchungen vornehmen und zählen nicht mehr zu deiner Lizenz.
Wenn ein Benutzer im HRIS deaktiviert wurde, aber nach 24 Stunden immer noch als Aktiv in deskbird angezeigt wird, prüfe bitte, ob:
- Der Status des Benutzers tatsächlich im HRIS geändert wurde (im HRIS-Admin-Panel nachsehen).
- Die Integration noch verbunden ist (unter Admin-Portal > Integrationen prüfen).
- Fehler bei der Synchronisierung im Integrationsstatus angezeigt werden.
4. Erwartungen bei der Abwesenheitssynchronisierung
Wenn die Abwesenheitssynchronisierung aktiv ist, werden genehmigte Abwesenheiten aus deinem HRIS als Planungsstatus (z. B. „Abwesend“) in deskbird angezeigt.
- Es werden nur genehmigte Abwesenheiten synchronisiert. Ausstehende Anträge werden in deskbird nicht angezeigt.
- Abwesenheiten werden täglich synchronisiert.
- Wenn du zusätzlich die Kalendersynchronisierung aktiviert hast, läuft der Ablauf so: HRIS > deskbird > Kalender (z. B. Outlook oder Google Kalender).
Verschiedene HRIS-Anbieter behandeln Abwesenheitstypen unterschiedlich. Nicht alle Abwesenheitstypen werden unterstützt. Sieh dir den Artikel HRIS-Integration: Abwesenheiten für anbieterbezogene Details an.
5. Fehlerbehebung bei häufigen Problemen
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Neue Benutzer erscheinen nicht in deskbird | Synchronisierung hat noch nicht stattgefunden (täglicher Zeitplan). | Warte auf die nächste morgendliche Synchronisierung. Sollten die Benutzer nach 24 Stunden nicht erscheinen, kontaktiere den Support. |
| Benutzerdaten (Abteilung, Vorgesetzter) werden nicht aktualisiert | Feld nicht zugeordnet oder Änderung im HRIS noch nicht synchronisiert. | Warte auf den nächsten Synchronisationszyklus. Wenn das Problem weiterhin besteht, prüfe, ob das entsprechende Feld im Integrationsumfang enthalten ist. |
| Abwesenheiten erscheinen nicht in deskbird | Abwesenheit im HRIS noch nicht genehmigt oder Abwesenheitstyp wird nicht unterstützt. | Prüfe, ob die Abwesenheit im HRIS genehmigt ist. Sieh im Artikel zu Abwesenheiten nach, welche Typen pro Anbieter unterstützt werden. |
| Abwesenheiten werden mit falschen Daten angezeigt | Zeitzonenabweichung oder HRIS behandelt halbe Tage anders. | Überprüfe die Zeitzoneneinstellungen sowohl im HRIS als auch in deskbird. Kontaktiere den Support mit konkreten Beispielen (Benutzer-E-Mail, erwartete Daten, tatsächliche Daten). |
| Offboardete Benutzer sind in deskbird noch aktiv | Deaktivierung im HRIS nicht synchronisiert oder Integration getrennt. | Prüfe, ob der Benutzer im HRIS deaktiviert ist. Überprüfe unter Admin-Portal > Integrationen den Synchronisationsstatus. Bei dringendem Bedarf manuell deaktivieren. |
6. FAQ
Die HRIS-Synchronisierung läuft einmal täglich, meist morgens (Personio synchronisiert stündlich). Das bedeutet, dass Benutzer erst nach der nächsten geplanten Synchronisierung erscheinen – nicht direkt nach der Einrichtung. Wenn du Benutzer zu einem bestimmten Starttermin benötigst, richte die Integration mindestens 1–2 Tage vorher ein.
Die benötigten Berechtigungen unterscheiden sich je nach Anbieter. Mindestens benötigt deskbird Leserechte für Mitarbeiterprofile (Name, E-Mail, Abteilung, Beschäftigungsstatus). Für die Abwesenheitssynchronisierung sind außerdem Leserechte für Abwesenheitsdaten erforderlich. Prüfe die Einrichtungsanleitung für deinen Anbieter (HRIS-Integration: Benutzer und Gruppen) für die genauen Berechtigungen.
Nein. Das Synchronisationsintervall wird vom Anbieter festgelegt und kann nicht geändert werden. Die meisten Anbieter synchronisieren einmal täglich, meist morgens. Personio ist eine Ausnahme und synchronisiert stündlich, sobald die Integration eingerichtet ist.