deskbird integriert sich mit HRIS-Anbietern wie Personio, HiBob und Workday, um User-Daten, Gruppenmitgliedschaften und Abwesenheiten automatisch zu synchronisieren. In diesem Artikel erfährst du, wie die Synchronisierung funktioniert, was dich beim Setup erwartet und wie du häufige Probleme behebst.
- Synchronisationsfrequenz & Zeitplan
- Was dich nach dem ersten Setup erwartet
- User-Offboarding über HRIS
- Erwartungen bei der Abwesenheiten-Synchronisierung
- Fehlerbehebung bei häufigen Problemen
- FAQ
1. Synchronisationsfrequenz & Zeitplan
Die HRIS-Integration synchronisiert Daten zwischen deinem HRIS-Anbieter und deskbird nach einem festen Zeitplan:
- User- und Gruppen-Sync: Läuft einmal täglich, in der Regel morgens (CET/CEST).
- Abwesenheiten-Sync: Läuft ebenfalls täglich.
- Personio-Ausnahme: Bei Personio läuft der User- und Gruppen-Sync stündlich, sobald die Integration eingerichtet ist – statt einmal pro Tag.
Die HRIS-Synchronisierung erfolgt nicht in Echtzeit. Wenn du Änderungen in deinem HRIS vornimmst (z. B. einen neuen Mitarbeitenden hinzufügst, eine Abteilung änderst oder eine Abwesenheit einträgst), erscheint das Update nach der nächsten geplanten Synchronisierung in deskbird. Das Synchronisationsintervall wird vom Anbieter festgelegt und kann nicht geändert werden.
2. Was dich nach dem ersten Setup erwartet
Nach Abschluss des HRIS-Integrations-Setups gilt:
- User erscheinen nicht sofort. Die erste Synchronisierung läuft zum nächsten geplanten Zeitpunkt (meist am folgenden Morgen). Plane deinen Start entsprechend.
- Es werden keine Einladungs-E-Mails verschickt. User, die über HRIS bereitgestellt werden, erhalten keine Einladung per E-Mail. Sie können deskbird direkt mit ihrer bestehenden Login-Methode (SSO, E-Mail usw.) nutzen.
- Verbindung prüfen: Nach der ersten Synchronisierung kannst du unter Admin > User Management: Users kontrollieren, ob die User korrekt importiert wurden.
Tipp zum Start
Wenn du deskbird in deinem Unternehmen einführst und auf HRIS-Provisionierung setzt, richte die Integration mindestens 1–2 Tage vor dem Go-Live ein, damit alle User rechtzeitig synchronisiert und startklar sind.
3. User-Offboarding über HRIS
Wenn ein Mitarbeitender dein Unternehmen verlässt und im HRIS deaktiviert oder entfernt wird:
- Die Deaktivierung wird beim nächsten geplanten Synchronisationslauf an deskbird übertragen.
- Der Status des Users in deskbird ändert sich auf Inaktiv.
- Inaktive User können sich nicht mehr einloggen oder Buchungen vornehmen und zählen nicht zu deiner Lizenz.
Wenn ein User im HRIS deaktiviert wurde, aber nach 24 Stunden in deskbird noch als Aktiv angezeigt wird, prüfe bitte, ob:
- Der Status des Users tatsächlich im HRIS geändert wurde (im HRIS-Admin-Panel nachsehen).
- Die Integration noch verbunden ist (unter Admin > Company: Integrations prüfen).
- Fehlermeldungen zur Synchronisierung im Integrationsstatus angezeigt werden.
4. Erwartungen bei der Abwesenheiten-Synchronisierung
Wenn die Abwesenheiten-Synchronisierung aktiv ist, werden genehmigte Abwesenheiten aus deinem HRIS als Planen-Status (z. B. „Abwesend“) in deskbird angezeigt.
- Es werden nur genehmigte Abwesenheiten synchronisiert. Offene Anfragen werden in deskbird nicht angezeigt.
- Abwesenheiten werden täglich synchronisiert.
- Wenn du zusätzlich die Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft aktiviert hast, läuft der Ablauf so: HRIS > deskbird > Kalender (z. B. Outlook oder Google Kalender).
Verschiedene HRIS-Anbieter behandeln Abwesenheitstypen unterschiedlich. Nicht alle Abwesenheitstypen werden unterstützt. Details zu den einzelnen Anbietern findest du im Artikel HRIS-Integration: Abwesenheiten.
5. Fehlerbehebung bei häufigen Problemen
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Neue User erscheinen nicht in deskbird | Synchronisierung hat noch nicht stattgefunden (täglicher Zeitplan). | Warte bis zur nächsten morgendlichen Synchronisierung. Sollten die User nach 24 Stunden nicht erscheinen, kontaktiere den Support. |
| User-Daten (Abteilung, Manager) werden nicht aktualisiert | Feld ist nicht zugeordnet oder Änderung im HRIS wurde noch nicht synchronisiert. | Warte auf den nächsten Synchronisationslauf. Wenn das Problem weiterhin besteht, prüfe, ob das entsprechende Feld im Integrationsumfang enthalten ist. |
| Abwesenheiten erscheinen nicht in deskbird | Abwesenheit ist im HRIS noch nicht genehmigt oder der Abwesenheitstyp wird nicht unterstützt. | Stelle sicher, dass die Abwesenheit im HRIS genehmigt ist. Prüfe den Artikel zu Abwesenheiten für unterstützte Typen je Anbieter. |
| Abwesenheiten werden mit falschen Daten angezeigt | Zeitzonen stimmen nicht überein oder das HRIS behandelt halbe Tage anders. | Überprüfe die Zeitzoneneinstellungen sowohl im HRIS als auch in deskbird. Kontaktiere den Support mit konkreten Beispielen (User-E-Mail, erwartete und tatsächliche Daten). |
| Offboardete User sind in deskbird noch als Aktiv gelistet | Deaktivierung im HRIS wurde nicht synchronisiert oder die Integration ist getrennt. | Stelle sicher, dass der User im HRIS deaktiviert ist. Prüfe unter Admin > Company: Integrations den Synchronisationsstatus. Bei dringendem Bedarf manuell deaktivieren. |
6. FAQ
Die HRIS-Synchronisierung läuft einmal täglich, meist morgens (bei Personio stündlich). Das bedeutet, User erscheinen nach der nächsten geplanten Synchronisierung – nicht direkt nach dem Setup. Wenn du User zu einem bestimmten Starttermin benötigst, richte die Integration mindestens 1–2 Tage vorher ein.
Die benötigten Berechtigungen hängen vom Anbieter ab. Mindestens benötigt deskbird Leserechte auf die Mitarbeiterprofile (Name, E-Mail, Abteilung, Beschäftigungsstatus). Für die Abwesenheiten-Synchronisierung sind außerdem Leserechte auf Zeit-/Abwesenheitsdaten erforderlich. Die genauen Anforderungen findest du im Leitfaden für das Setup deines Anbieters (HRIS-Integration: Users and Groups).
Nein. Das Synchronisationsintervall wird vom Anbieter festgelegt und kann nicht geändert werden. Die meisten Anbieter synchronisieren einmal täglich, meist morgens. Personio ist eine Ausnahme und synchronisiert stündlich, sobald die Integration eingerichtet ist.