Die Funktion „Räume schließen“ gibt dir die volle Kontrolle darüber, wann Desks, Bereiche, Stockwerke oder ganze Büros gebucht werden können. Räume können auf zwei Arten geschlossen werden: unbefristet oder für einen definierten Zeitraum mit Enddatum. So kannst du die Verfügbarkeit bei Wartungsarbeiten, Betriebsferien oder kurzfristigen Events ganz einfach steuern und hältst alle Mitarbeitenden klar informiert.
Die verfügbaren Schließoptionen hängen von deinem Plan ab:
Im Business- und Starter-Plan kannst du Bereiche, Räume und Ressourcen dauerhaft schließen und für Nutzer ausblenden, bis sie wieder geöffnet werden. Das entspricht der bisherigen einfachen Aktiv/Inaktiv-Funktion.
Im Professional-Plan und höher kannst du temporäre Schließungen mit Enddatum planen, sodass Räume automatisch wieder verfügbar werden.
1. Überblick
Schließungen können auf verschiedenen Ebenen deiner Arbeitsplatzstruktur angewendet werden:
- Einzelne Ressourcen (Desks, Parkplätze, benutzerdefinierte Ressourcen)
- Bereiche
- Stockwerke
- Ganze Büros
💡 Hinweis: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk geschlossen ist.
Du kannst wählen zwischen:
- Unbefristete Schließungen: Räume sind ohne Enddatum nicht verfügbar und für Nutzer ausgeblendet.
- Temporäre Schließungen: Räume sind im angegebenen Zeitraum (Start- und Enddatum) nicht verfügbar.
- Unbefristete Schließungen mit Startdatum: Räume sind ab einem bestimmten Datum ohne Enddatum nicht verfügbar und für Nutzer ausgeblendet. Du kannst ein zukünftiges Datum für den Beginn der Schließung festlegen.
Schließungen folgen einer klaren Hierarchie. Wenn du eine übergeordnete Ebene (z. B. ein Stockwerk) schließt, werden alle darunterliegenden Bereiche und Ressourcen automatisch ebenfalls geschlossen. Nutzer sehen immer den Grund der höchsten Schließungsebene.
2. Schließungen verwalten
Du kannst Schließungen unter Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume verwalten.
So erstellst oder löschst du eine Schließung:
- Wähle das Büro, das Stockwerk, den Bereich oder die Ressource aus.
- Klicke auf Verwalten.
- Klicke auf Schließung hinzufügen oder wähle löschen für eine anstehende Schließung.
-
Wähle, wie du den Raum schließen möchtest:
-
Unbefristete Schließung
Diese Option steht in allen Plänen zur Verfügung und blendet den Raum für Nutzer aus, bis er wieder geöffnet wird. -
Unbefristete Schließung mit Startdatum
Lege ein Startdatum für die Schließung fest und wähle Unbefristet schließen.Dadurch wird der Raum für Nutzer ausgeblendet, bis er wieder geöffnet wird.
-
Temporäre Schließung (mit Enddatum)
Lege ein Startdatum und ein Enddatum fest.Der Raum bleibt für Nutzer sichtbar, kann aber im Schließungszeitraum nicht gebucht werden.
-
Unbefristete Schließung
- (Optional) Füge einen Grund hinzu (wird Nutzern bei temporären Schließungen angezeigt).
- Klicke auf Bestätigen und dann auf Speichern.
Du kannst Verwalten jederzeit öffnen, um eine Schließung zu löschen.
⚠️ Meetingräume: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk geschlossen ist. Synchronisierte Meetingräume können je nach Kalendereinrichtung weiterhin über Outlook / Google Kalender buchbar sein.
Wer kann Schließungen erstellen?
- Globale Admins: können Schließungen für jedes Büro verwalten
- Büro-Admins: können Schließungen nur für ihre zugewiesenen Büros verwalten
3. Was passiert mit Buchungen
- Zukünftige Buchungen im geschlossenen Zeitraum werden automatisch storniert (Buchungen am aktuellen Tag nicht).
- Nutzer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn eine Buchung wegen einer Schließung storniert wird (sofern Benachrichtigungen aktiviert sind, siehe unten).
- Vergangene Buchungen bleiben erhalten für Auswertungen und Prüfungen.
Das Nutzererlebnis hängt von der Art der Schließung ab:
- Unbefristete Schließungen (ohne Enddatum): Räume sind komplett ausgeblendet und können nicht gebucht werden.
- Temporäre Schließungen (mit Enddatum): Räume bleiben sichtbar, sind aber als nicht verfügbar markiert. Nutzer sehen, warum ein Raum nicht gebucht werden kann (Schließungsgrund) und wie lange.
💡 Tipp: Du möchtest Buchungen für ein bestimmtes Büro, Stockwerk oder einen Bereich in einem Rutsch stornieren (z. B. bei einer Sitzplan-Änderung oder Wartung)? Erstelle eine Schließung ab dem gewünschten Datum: Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume > Büro/Stockwerk/Bereich auswählen > Verwalten > Schließung hinzufügen.
💡 Benachrichtigungen: Alle zukünftigen Buchungen im gesperrten Zeitraum werden automatisch storniert. Nutzer, die Kalendereinladungen in ihren Profilbenachrichtigungen aktiviert haben, erhalten eine E-Mail über die Stornierung.
Sobald alles bereit ist, entferne die Schließung (oder setze ein Enddatum), um Buchungen wieder zu ermöglichen.
4. FAQs
Du kannst einzelne Ressourcen (Desks, Parkplätze, benutzerdefinierte Ressourcen), Bereiche, Stockwerke und ganze Büros schließen.
Meetingräume sind von diesem Schließungssystem ausgenommen. Sie behalten den bestehenden Aktiv/Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk geschlossen ist.
Buchungen im geschlossenen Zeitraum werden für zukünftige Daten automatisch storniert. Buchungen am aktuellen Tag werden nicht storniert.
Nutzer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail, vergangene Buchungen bleiben unverändert.
Während einer temporären Schließung bleiben Räume sichtbar, können aber nicht gebucht werden. Nutzer sehen, dass ein Raum nicht verfügbar ist und warum (Schließungsgrund).
Wenn das gesamte Büro geschlossen ist, erscheint das Büro als nicht verfügbar.
Bei einer unbefristeten Schließung (ohne Enddatum) verhält sich der Raum wie inaktiv und ist für Nutzer ausgeblendet.
Der Aktiv/Inaktiv-Schalter für Desks, Bereiche, Stockwerke und Büros wird in die Schließungen integriert.
- Inaktiv entspricht jetzt einer unbefristeten Schließung (für Nutzer ausgeblendet, Buchungen für zukünftige Daten storniert).
- Status-Labels werden durch klarere Schließungs-Labels ersetzt (z. B.: Keine Schließungen, Bevorstehend, Geschlossen).
- Buchungsstornierungen: Nutzer erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail.
- Bisher inaktive Räume wurden auf Entwurfsstatus gesetzt und können veröffentlicht werden, sobald sie bereit sind.
Meetingräume behalten den Aktiv/Inaktiv-Schalter.
Schließungen wirken sich nach unten aus:
- Schließe ein Büro → alle Stockwerke, Bereiche und Ressourcen werden geschlossen.
- Schließe ein Stockwerk → alle Bereiche und Ressourcen auf diesem Stockwerk werden geschlossen.
- Schließe einen Bereich → alle Ressourcen in diesem Bereich werden geschlossen.
Nutzer sehen immer den Grund der höchsten Schließungsebene.
💡 Hinweis: Meetingräume nutzen weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Buchungen für Meetingräume werden nicht storniert, auch wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk geschlossen ist.
Gleiche Ebene: Überschneidende oder aneinandergrenzende Schließungen werden zu einem durchgehenden Schließungszeitraum zusammengefasst. Nutzer sehen den richtigen Grund für die betroffenen Daten.
Verschiedene Hierarchieebenen: Alle Schließungen bleiben aktiv. Nutzer sehen den Grund der höchsten Ebene.
Beispiel: Ein Bereich ist vom 3.–14. Oktober (Renovierung) geschlossen und ein Desk in diesem Bereich vom 12.–15. Oktober (Reparatur). Nutzer sehen den Bereich als wegen Renovierung geschlossen, und der Desk kann im eigenen Zeitraum Reparatur anzeigen.
Nein. Schließungen gelten immer für ganze Tage und unterstützen aktuell keine wiederkehrende Wochenplanung oder Teil-Tages-Zeitfenster. Du kannst aber mehrere Schließungen im Voraus festlegen.
Du kannst ein Start- und Enddatum setzen oder das Enddatum für eine unbefristete Schließung leer lassen.
Professional-Plan und höher enthalten temporäre Schließungen (Schließungen mit Enddatum).
Im Business- und Starter-Plan kannst du Räume unbefristet schließen, genau wie bisher mit dem Aktiv/Inaktiv-Schalter.
Wenn du upgraden möchtest, kontaktiere success@deskbird.com.
Geschlossene Zeiträume zählen nicht zur verfügbaren Kapazität. Auslastungs- und Verfügbarkeitsmetriken schließen die geschlossene Zeit aus, während vergangene Buchungen für Auswertungen und Prüfungen erhalten bleiben.
Die Auto-Buchung schließt geschlossene oder inaktive Ressourcen aus. Es werden keine Desks in geschlossenen Bereichen, Stockwerken oder Büros zugewiesen.
Wenn ein Büro geschlossen ist, wird der Bürostatus für diesen Zeitraum zurückgesetzt. Nutzer müssen ein anderes Büro oder einen anderen Status wählen.
Wenn nur ein Stockwerk/Bereich/eine Ressource geschlossen ist, können Nutzer weiterhin den Status „Im Büro“ setzen – die betroffenen Räume können aber nicht gebucht werden.
Buchungen für Besucher und Büro-Events werden durch Schließungen nicht storniert.
Unbefristete Schließungen verhalten sich wie der bisherige Inaktiv-Status. Viele Admins möchten Räume, die langfristig nicht verfügbar sind, komplett ausblenden, um Verwirrung und Rückfragen zu vermeiden.
Temporäre Schließungen bleiben aus Transparenz- und Planungsgründen sichtbar – deshalb werden nur unbefristete Schließungen ausgeblendet.