Met de functie Boeking voor gasten in deskbird kun je een bureau of parkeerplek reserveren voor een externe bezoeker — zoals een freelancer, klant of sollicitant — zodat zij bij aankomst verzekerd zijn van een plek. De gast ontvangt een e-mailbevestiging met alle details.
1. Boek een bureau voor een gast
- Ga naar het gedeelte Boeken in de deskbird webapp.
- Selecteer de datum en het bureau of de parkeerplek die je wilt reserveren.
- Kies in de selector voor het type boeking Gast.
- Vul de naam en het e-mailadres van de gast in.
- Controleer de gegevens en klik op Bevestigen.
⚠️ Gebruik nooit hetzelfde e-mailadres voor verschillende gasten. deskbird ziet het e-mailadres als unieke identificatie, dus hergebruik kan een eerdere boeking van een gast overschrijven. Als de gast geen e-mail hoeft te ontvangen, gebruik dan een formaat als jouw.naam+gastnaam@jouwdomein.com.
💡 Gastboekingen verschijnen in je Aankomende boekingen zodat je ze makkelijk kunt bewerken of inchecken.
2. Wat de gast ontvangt
Zodra de boeking is bevestigd:
- Ontvangt de gast een e-mailbevestiging met de boekingsdatum, locatie en bureaudetails.
- Ontvang jij (de boeker) ook een kopie van de bevestiging.
Gasten worden weergegeven als externe bezoekers in het kantooroverzicht, zodat je collega's weten dat er iemand van buiten het bedrijf aanwezig zal zijn.
3. Check-in namens een gast
Gasten kunnen zichzelf niet inchecken. Als check-in bij jouw bedrijf is ingeschakeld, moet jij — als boeker — de gast inchecken:
- Ga naar Boekingen > Aankomende boekingen.
- Zoek de boeking voor de gast.
- Klik op Check-in zodra het check-in venster opent.
4. Veelgestelde vragen
Global admins en office admins kunnen altijd boekingen voor gasten maken. Of standaardgebruikers of managers ook boekingen voor gasten kunnen maken, hangt af van de instellingen van je bedrijf, te vinden onder Boekingsinstellingen > Boeking voor gasten. Zie je de optie Gast niet bij het boeken, neem dan contact op met je admin.
Nee. deskbird gebruikt het e-mailadres als unieke identificatie voor elke gast. Gebruik je hetzelfde e-mailadres voor een andere gast, dan kan het bestaande gastrecord worden overschreven en ontstaan er fouten bij het boeken. Gebruik altijd het echte e-mailadres van de gast, of als je een placeholder nodig hebt, een uniek alias zoals jouw.naam+gastnaam@jouwdomein.com.