Prenota postazioni per un intero team/gruppo

Desks Professional e superiori

Con la prenotazione di gruppo puoi assegnare un’intera squadra a un’unica area con una sola prenotazione. Scegli l’area, l’orario e le persone, e deskbird assegna automaticamente una postazione a ciascuno. Così risparmi tempo rispetto a prenotare una postazione alla volta per giornate di team, settimane di onboarding o workshop. La prenotazione di gruppo è disponibile nella web app di deskbird per Admin, Manager e Group manager.

1. Come funziona la prenotazione di gruppo
2. Prima di iniziare
3. Prenota postazioni per un gruppo
4. Come vengono assegnate le postazioni
5. Cosa succede alle prenotazioni esistenti
6. Domande frequenti

1. Come funziona la prenotazione di gruppo

Una prenotazione di gruppo riguarda un’area, un giorno e un unico intervallo di tempo condiviso per almeno 2 persone. Puoi aggiungere interi gruppi, singole persone o entrambi. Prima di confermare, vedi chi avrà quale postazione.

• Tutti nella prenotazione avranno una postazione nella stessa area.
• deskbird sceglie la postazione per ogni persona (vedi Come vengono assegnate le postazioni).
• Se qualcuno ha già una prenotazione di postazione in quell’orario, la prenotazione di gruppo la sostituisce (vedi Cosa succede alle prenotazioni esistenti).

💡 Consiglio: Per prenotare una postazione per un singolo collega, vedi Prenota una postazione per conto di un collega. Per visitatori esterni, vedi Prenota una postazione per un ospite.

2. Prima di iniziare

• Ruolo: I Group manager possono prenotare per i membri dei gruppi che gestiscono. Anche i Manager, gli Admin dell’ufficio e gli Admin globali possono prenotare per i gruppi, così come gli utenti con un ruolo personalizzato che include Gestisci le prenotazioni per altri utenti. Gli altri utenti non possono fare prenotazioni di gruppo.
• Piano: Desks Professional e superiori.
• Dispositivo: la web app di deskbird. La prenotazione di gruppo non è disponibile nell’app mobile.
• Persone: almeno 2 persone per ogni prenotazione di gruppo.
• Spazio: un’area con abbastanza postazioni libere per tutti quelli che vuoi prenotare.

⚠️ Altri piani: Negli altri piani, gli Admin dell’ufficio e gli Admin globali vedono l’opzione Gruppo con un invito all’upgrade. I Manager, i Group manager e gli utenti non la vedono.

3. Prenota postazioni per un gruppo

1. Apri Prenota nella web app di deskbird e scegli la data e il piano.
2. Clicca su un’area nella mappa del piano e scegli Avanzate, oppure clicca sulla scheda dell’area nella vista elenco. Si apre la finestra di prenotazione.
3. Sotto Prenota per:, seleziona Gruppo.
4. Imposta l’orario di inizio e fine, oppure attiva Giornata intera. L’intervallo di tempo vale per tutti nella prenotazione.
5. In Aggiungi gruppi o persone per nome, cerca un gruppo o una persona e selezionali. I gruppi mostrano il numero di membri tra parentesi. Ripeti finché tutti quelli che vuoi prenotare sono nella lista (almeno 2 persone).
6. Controlla la lista sotto N persone in questa prenotazione. Ogni gruppo ha il suo blocco, e le persone aggiunte singolarmente appaiono sotto Aggiunti singolarmente. Ogni persona mostra la postazione che riceverà, e Vista elenco elenca tutte le postazioni dell’area con la persona prenotata su ciascuna. Deseleziona la casella accanto a una persona per escluderla, clicca sulla X accanto a un gruppo per rimuovere tutto il gruppo, oppure clicca su Deseleziona tutto per svuotare la selezione.
7. Clicca su Conferma prenotazione di gruppo (N).
8. Una finestra mostra quante prenotazioni verranno create e l’intervallo di tempo in cui le prenotazioni sovrapposte verranno sostituite. Clicca su Conferma prenotazioni (N) per prenotare, oppure su Indietro per modificare.

Il contatore accanto al nome dell’area (ad esempio 8/10 postazioni disponibili) mostra quante postazioni sono ancora libere dopo che tutti nella lista hanno una postazione, così puoi vedere subito se c’è posto per tutti.

💡 Consiglio: Conferma prenotazione di gruppo resta disabilitato finché non ci sono almeno 2 persone nella lista e tutti hanno una postazione. Se ci sono più persone che postazioni libere, togli qualcuno dalla lista o scegli un’area più grande.

Dopo la conferma, una finestra mostra quante postazioni sono state prenotate e per quale giorno. Visualizza prenotazioni apre la lista di tutte le prenotazioni per quel giorno, e Fine chiude la finestra. Tutti nel gruppo ricevono un invito in calendario e un’email per la nuova prenotazione. Se una prenotazione non può essere creata, una notifica indica la persona e il motivo. Chiudere la finestra di prenotazione non annulla la prenotazione di gruppo.

4. Come vengono assegnate le postazioni

deskbird assegna a ciascuno una postazione nell’area selezionata, in questo ordine:

1. La loro postazione assegnata.
2. La loro postazione preferita in quell’area.
3. La postazione che hanno già prenotato in quell’area.
4. Qualsiasi postazione libera nell’area.

Vedi il risultato prima di confermare: il numero della postazione accanto a ogni nome nella lista, e la posizione di ciascuno sulla mappa del piano in Vista mappa.

5. Cosa succede alle prenotazioni esistenti

• Se qualcuno nel gruppo ha già una prenotazione di postazione che si sovrappone all’intervallo di tempo, la prenotazione di gruppo la sostituisce.
• Se qualcuno è già checked-in a una prenotazione sovrapposta, quella prenotazione non viene sostituita. Termina quando inizia la prenotazione di gruppo.
• Le persone la cui prenotazione viene sostituita ricevono un’email. Mostra la vecchia prenotazione barrata, la nuova prenotazione, chi ha fatto la prenotazione di gruppo e un pulsante Vedi le tue prenotazioni.

⚠️ Controlla l’anteprima: La sostituzione avviene per tutti nella lista contemporaneamente. Controlla persone e postazioni prima di cliccare su Conferma prenotazioni (N), soprattutto per i colleghi che potrebbero aver prenotato una postazione altrove per quell’orario.

6. Domande frequenti