Come Dock di deskbird rileva la presenza ed esegue le automazioni di prenotazione

Una volta che deskbird Dock è installato e le reti dell’ufficio e i monitor sono configurati, tutto il resto avviene senza intervento degli utenti. Questo articolo spiega esattamente cosa fa Dock quando un dispositivo si connette, quando inizia e termina una prenotazione creata da Dock, cosa cambia con uno scambio di postazione e come il check-in automatico interagisce con il periodo di tolleranza del check-in del tuo ufficio — così puoi prevedere il risultato invece di andare a tentativi.

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1. Cosa succede quando un dispositivo si connette
2. Quando inizia e termina una prenotazione creata da Dock
3. Scambi di postazione
4. Tempistiche e sincronizzazione
5. Periodo di tolleranza e check-in automatico

1. Cosa succede quando un dispositivo si connette

Una volta installato e attivato — tramite accesso manuale o distribuzione gestita — deskbird Dock funziona silenziosamente in background. Quando il dispositivo di un utente si connette a una rete dell’ufficio riconosciuta, l’app:

1. Rileva automaticamente l’ufficio in base alla rete
2. Effettua il check-in dell’utente su eventuali prenotazioni di postazione e parcheggio già esistenti per quel giorno
3. Imposta lo stato dell’utente per quel giorno su "Ufficio", o su "altro ufficio" se l’ufficio rilevato non è quello principale

Quando il dispositivo di un utente si connette a un monitor riconosciuto mentre è sulla rete dell’ufficio, l’app inoltre:

1. Trasmette i dati del monitor per rilevare la specifica postazione all’interno dell’ufficio già rilevato
2. Crea una prenotazione di postazione per quel giorno se non esiste già
3. Sposta la prenotazione esistente sulla postazione a cui è associato il monitor, se la prenotazione era per una postazione diversa

L’ufficio viene sempre determinato dalla rete, mai dal monitor. Fuori dalla rete, gli identificativi dei monitor non lasciano mai il dispositivo.

💡 Nota: le automazioni delle prenotazioni richiedono la modalità privacy Utente autenticato, e gli admin possono attivarle o disattivarle tutte insieme con un solo interruttore in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni > Prenotazioni automatiche. Il rilevamento degli uffici, il rilevamento delle risorse e l’occupazione tramite analytics funzionano sempre, anche con le automazioni disattivate. Vedi Modalità privacy e gestione dei dati.

La dashboard di Dock mostra lo stato attuale della rete e i monitor collegati. La tray mostra Checked-in una volta che Dock ha effettuato il check-in della prenotazione, e Postazione rilevata quando ha trovato una prenotazione ma non ha ancora effettuato il check-in. La tray e la dashboard mostrano sempre lo stesso stato.

2. Quando inizia e termina una prenotazione creata da Dock

Per ogni prenotazione di postazione creata da deskbird Dock:

• Ora di inizio: il momento in cui il monitor viene collegato
• Ora di fine: la fine delle ore di prenotazione personali dell’utente. Se non sono configurate, la fine dell’orario di apertura dell’ufficio

⚠️ Importante: le prenotazioni di postazione create da Dock devono rientrare negli orari di apertura dell’ufficio. Se un utente collega un monitor prima dell’apertura, Dock rileva comunque l’ufficio ed effettua il check-in su eventuali prenotazioni esistenti, ma non può creare una nuova prenotazione di postazione fino all’orario di apertura.

Dock inoltre non crea né sposta prenotazioni di postazione dopo la chiusura dell’ufficio per quel giorno. La presenza in ufficio viene comunque rilevata.

3. Scambi di postazione

Quando un utente con una prenotazione già esistente collega un monitor associato a una postazione diversa, Dock sposta la prenotazione per farla corrispondere al posto dove si trova realmente.

⚠️ Importante: quando Dock effettua uno scambio di postazione, la prenotazione esistente per quel giorno viene annullata — o rilasciata in anticipo se è già iniziata — e viene creata una nuova prenotazione per la postazione a cui è associato il monitor. Questo avviene anche se l’utente ha già effettuato il check-in, e sostituisce prenotazioni di mezza giornata o parziali con una che va da ora fino alla fine delle ore di prenotazione dell’utente. Gli scambi riguardano solo le postazioni nell’ufficio rilevato da Dock e non si applicano mai al parcheggio.

4. Tempistiche e sincronizzazione

Dopo che un dispositivo si riattiva dalla sospensione, Dock rileva nuovamente l’ufficio entro pochi minuti.

Dock aggiorna la copia delle regole di rete dell’ufficio ogni ora e invia un segnale di presenza ogni 15 minuti, quindi una modifica a una regola di rete può impiegare fino a un’ora per raggiungere un dispositivo già in funzione. Attività > Sincronizza ora la applica immediatamente.

Le automazioni non si attivano mai retroattivamente. Dopo che un admin associa un monitor a una postazione, non succede nulla per i rilevamenti già avvenuti — l’utente deve effettuare un nuovo rilevamento.

💡 Suggerimento: se una modifica fatta da Dock non è subito visibile nell’app web deskbird, apri deskbird Dock > Attività > Sincronizza ora. Dock ricontrolla la rete e i monitor collegati e riavvia le automazioni. Poi aggiorna la pagina dell’app web deskbird. Scollegare e ricollegare il monitor ha lo stesso effetto per le automazioni basate sui monitor.

5. Periodo di tolleranza e check-in automatico

Il check-in automatico di deskbird Dock funziona insieme al periodo di tolleranza del check-in del tuo ufficio. La scadenza per il check-in è l’ora di inizio della prenotazione più il periodo di tolleranza (15 minuti di default). Se un utente non ha effettuato il check-in entro quella scadenza, la prenotazione della postazione viene rilasciata automaticamente.

Due impostazioni possono modificare questa scadenza:

• Se il tuo ufficio imposta un orario prima del quale le prenotazioni non vengono mai annullate automaticamente, quell’orario ha la precedenza. Una prenotazione alle 08:00 con 15 minuti di tolleranza non viene annullata alle 08:15 se questa impostazione è alle 09:00.
• Una prenotazione creata dopo la propria ora di inizio riceve l’intero periodo di tolleranza calcolato dal momento in cui è stata creata.

Poiché Dock effettua il check-in degli utenti nel momento in cui rileva la loro presenza, arrivare entro il periodo di tolleranza mantiene la prenotazione. Arrivare dopo significa che la prenotazione originale è già stata rilasciata e non può essere recuperata.

L’esempio qui sotto si basa su una postazione prenotata dalle 09:00, con il periodo di tolleranza dell’ufficio applicato:

💡 Nota: anche il check-in automatico ha un orario di inizio anticipato. Dock può effettuare il check-in degli utenti dall’ora di inizio della prenotazione meno il tempo massimo di anticipo impostato dall’ufficio. Se non è impostato un tempo massimo di anticipo, il check-in automatico funziona dall’inizio della giornata di prenotazione — ecco perché arrivare alle 08:30 per una prenotazione alle 09:00 è valido. Se l’ufficio imposta un tempo massimo di anticipo più breve rispetto all’arrivo anticipato, il check-in viene saltato.

💡 Nota: solo il rilevamento tramite monitor crea una prenotazione. Il rilevamento tramite rete da solo segna gli utenti come presenti ma non prenota una postazione, quindi un utente senza un monitor riconosciuto deve prenotare la postazione manualmente. Dock effettuerà poi il check-in automaticamente.

⚠️ Importante: questa tabella si applica solo quando il check-in è abilitato per l’ufficio e per il tipo di risorsa. Con il check-in disattivato, le prenotazioni non vengono mai annullate automaticamente e Dock non effettua il check-in di nessuno, ma imposta comunque lo stato dell’ufficio.