La sezione Utenti & Gruppi nel Portale amministratore permette agli amministratori di gestire gli utenti, creare e strutturare gruppi di utenti e collegare directory esterne, come Microsoft Entra ID. Questo articolo offre una panoramica delle principali azioni che puoi svolgere per mantenere un’organizzazione strutturata e aggiornata.
1. Utenti
In Portale amministratore > Utenti, gli amministratori possono visualizzare l’elenco completo degli utenti, invitare nuovi membri del team e gestire i profili utente individuali.
Invita utenti
Clicca su Invita utenti in alto a destra per aggiungere nuove persone al tuo workspace. Puoi assegnarli a gruppi di utenti e, se vuoi, inviare subito un’email di invito.
💡 Anche senza ricevere un’email di invito, per impostazione predefinita gli utenti possono registrarsi autonomamente. deskbird riconoscerà automaticamente il loro dominio e li assegnerà correttamente al tuo account. I domini sono protetti contro usi non autorizzati.
Per caricare utenti tramite CSV, consulta la guida dedicata: Caricare utenti tramite CSV.
Gestione del profilo utente
Clicca su un utente per aprire il suo profilo. Qui, gli amministratori possono:
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Modificare nome e cognome
(Nota: Disponibile solo se l’account non è stato creato tramite HRIS o SCIM)
- Cambiare o aggiornare l’indirizzo e-mail dell’utente (Nota: Disponibile solo se l’account non è stato creato tramite HRIS o SCIM)
- Caricare o modificare la foto profilo
- Impostare la Sede principale e il Ruolo
- Disattivare o eliminare definitivamente il profilo utente
- Impostare la Funzione dell’ufficio per quell’utente
💡 Nota: Per selezionare una sede nel profilo utente, l’utente deve avere accesso a quella sede. Se non vengono mostrate sedi quando provi ad assegnarne una attiva, controlla le restrizioni di accesso all’ufficio e assicurati che l’utente faccia parte di un gruppo che ha accesso alla sede.
Per assegnare funzioni dell’ufficio agli utenti, consulta il nostro articolo dedicato: Gestione delle funzioni dell’ufficio.
2. Gruppi
In Portale amministratore > Gruppi, puoi creare e gestire gruppi di utenti manualmente oppure importarli da Microsoft Entra ID (precedentemente Azure AD).
💡 Nota: I sottogruppi non ereditano impostazioni o permessi dal gruppo principale; quindi, ogni gruppo deve essere aggiunto singolarmente quando configuri, ad esempio, le restrizioni di accesso.
Crea gruppi manualmente
Clicca su + Aggiungi gruppo per creare reparti come HR, Finanza o Vendite. Assegna i membri e nomina un Responsabile di Gruppo, che potrà pianificare la settimana e prenotare Desks per conto del gruppo.
Puoi anche creare sottogruppi trascinando un gruppo sotto un altro. In questo modo crei una gerarchia (ad es. Finanza sotto Dipartimento Business).
I sottogruppi ereditano la gerarchia dei Responsabili di Gruppo — un responsabile di un gruppo principale può pianificare e prenotare per tutti i sottogruppi sottostanti. Tuttavia, la gerarchia dei gruppi non viene considerata per i diritti di accesso: ogni gruppo deve essere aggiunto singolarmente e l’appartenenza a un gruppo principale non garantisce automaticamente l’accesso agli spazi riservati a un sottogruppo, o viceversa.
Importa gruppi da Microsoft Entra ID
Per collegarti a Microsoft Entra ID, devi essere amministratore globale sia su deskbird che su Entra ID.
- Vai su Portale amministratore > Gruppi
- Clicca su Importa da Microsoft Entra ID
- Accedi e seleziona quali gruppi importare
Una volta importati, puoi:
- Visualizzare i dettagli del gruppo
- Modificare la gerarchia tramite drag and drop
- Aggiungere o rimuovere utenti dai gruppi