Tableaux de bord personnalisés

Desks Professional et supérieur ou Dock Plus

Les tableaux de bord personnalisés permettent aux Admins globaux de créer des tableaux de bord d'analyses personnalisés en décrivant simplement ce qu'ils souhaitent savoir. L'Assistant IA de deskbird transforme une question en langage courant en un tableau de bord prêt à l'emploi avec des KPI, des graphiques et des tableaux basés sur les données de réservation, de planning et d'utilisation de l'entreprise, ainsi que sur les réservations de salles de réunion, les visiteurs du bureau et les tickets du lieu de travail. Plus besoin d'exporter, de tableurs ou d'attendre que quelqu'un d'autre crée le rapport. Les tableaux de bord personnalisés font partie de deskbird Intelligence et sont disponibles pour les Admins globaux sur Desks Professional, Desks Enterprise et Dock Plus.

1. Avant de commencer
2. Où trouver les tableaux de bord personnalisés
3. Créer un tableau de bord avec l'assistant
4. Affiner un tableau de bord avec l'assistant
5. Renommer, copier, ajouter en favori et supprimer des tableaux de bord
6. Partager un tableau de bord avec d'autres Admins globaux
7. Données et types de widgets disponibles
8. Limitations
9. FAQ

1. Avant de commencer

• Rôle : seuls les Admins globaux peuvent ouvrir les tableaux de bord personnalisés. Les autres rôles d'admin et les employés ne les voient pas. Voir Rôles du système et autorisations.
• Abonnement : l'entreprise doit disposer de Desks Professional, Desks Enterprise ou Dock Plus.
• Configuration de la confidentialité : Les tableaux de bord personnalisés ne sont pas encore disponibles pour les entreprises ayant des configurations de confidentialité spécifiques, comme la confidentialité au niveau du groupe. Voir Visibilité et paramètres de confidentialité (utilisateurs et groupes).
• Périmètre des données : l'assistant utilise uniquement les données de l'entreprise à laquelle appartient l'Admin global.
• Lecture seule : l'assistant peut uniquement lire et visualiser les données. Il ne peut pas créer, annuler ou modifier des réservations, changer des paramètres ou écraser des données.
• Données de présence : les questions sur la présence réelle ou détectée ne peuvent être répondues que si l'entreprise utilise deskbird Dock ou la détection de bureau basée sur le réseau. Voir deskbird Dock : aperçu et configuration.

2. Où trouver les tableaux de bord personnalisés

1. En bas à gauche de la navigation, passe sur Intelligence.
2. Clique sur Tableaux de bord personnalisés.

Les tableaux de bord personnalisés se trouvent à côté des pages d'analyses préconstruites de deskbird, comme les Analyses de bureau, les Analyses du personnel et les Analyses Dock.

La page affiche tous les tableaux de bord accessibles à l'Admin global. Utilise les onglets au-dessus de la liste pour filtrer :

• Tous : tous tes propres tableaux de bord ainsi que ceux partagés avec les Admins globaux.
• Les tiens : tableaux de bord créés par l'Admin global actuel.
• Partagés avec toi : tableaux de bord partagés par d'autres Admins globaux.
• Favoris : tableaux de bord marqués comme favoris.

La liste affiche le nom du tableau de bord (Tableaux de bord), son auteur (Créé par) et qui peut le voir (Accès). Clique sur le nom d'un tableau de bord pour l'ouvrir.

3. Créer un tableau de bord avec l'assistant

1. Va dans Intelligence > Tableaux de bord personnalisés.
2. Clique sur Créer un tableau de bord. Le panneau Assistant s'ouvre.
3. Tape une question sur les données du lieu de travail dans le champ Écrire un message..., ou sélectionne l'une des Suggestions, par exemple Afficher l'utilisation des postes par bureau sur les 30 derniers jours ou Quels bureaux étaient les plus fréquentés le mois dernier ?
4. Envoie le message.
5. L'assistant analyse la question et propose un plan : les widgets qu'il va créer, ainsi que tout élément remarquable dans les données, comme un pic, un bureau représentant la majorité des réservations ou un taux élevé d'annulations. Il décrit ce qu'il observe sans supposer la cause. Si la question est trop large ou ambiguë, il demande des précisions. Réponds pour ajuster le plan ou confirme-le.
6. Une fois le plan validé, l'assistant construit le tableau de bord avec les widgets et types de widgets qui répondent le mieux à la question.

Le nouveau tableau de bord apparaît sous Tableaux de bord personnalisés dans l'onglet Les tiens.

Les questions portant sur un seul chiffre, par exemple Combien de visiteurs avons-nous eu la semaine dernière ?, reçoivent d'abord une réponse directe dans le chat. L'assistant propose ensuite d'ajouter ce chiffre au tableau de bord sous forme de widget.

💡 Astuce : plus la question est précise, plus le tableau de bord sera pertinent. Précise la période, les bureaux ou étages, le type de ressource (par exemple postes ou parking) et ce que tu veux mesurer. Par exemple, au lieu de Montre-moi les réservations, demande Compare les réservations de postes et les no-shows par bureau sur les 3 derniers mois.

L'assistant répond dans la langue dans laquelle la question est posée. Les textes des widgets comme les titres, légendes et axes sont créés en anglais par défaut. Pour les obtenir dans une autre langue, demande-le explicitement à l'assistant, par exemple Affiche tous les titres de widgets en allemand.

⚠️ Important : l'Assistant IA peut faire des erreurs. Vérifie toujours les chiffres importants, par exemple en les comparant aux pages d'analyses préconstruites, avant de prendre des décisions sur cette base.

4. Affiner un tableau de bord avec l'assistant

Après la création du tableau de bord, la conversation avec l'assistant reste ouverte, ce qui permet d'affiner le tableau de bord étape par étape :

1. Décris la modification dans le chat de l'assistant, par exemple :
   • Transforme le graphique en barres en graphique en courbes
   • Affiche uniquement les bureaux de Berlin et Munich
   • Ajoute le taux d'annulation par semaine
2. Tu peux aussi suivre l'une des suggestions de l'assistant pour une analyse plus poussée.
3. Vérifie les modifications proposées sur les widgets existants.
4. Valide les changements individuellement ou tous en même temps. Le tableau de bord n'est mis à jour qu'après validation.

💡 Astuce : pour tester des modifications importantes sans toucher à l'original, copie d'abord le tableau de bord (voir Renommer, copier, ajouter en favori et supprimer des tableaux de bord) et affine la copie.

5. Renommer, copier, ajouter en favori et supprimer des tableaux de bord

Directement sur un tableau de bord, sans l'assistant :

• Renommer le tableau de bord : modifie le titre du tableau de bord.
• Renommer un widget : modifie le titre d'un widget individuel.
• Supprimer un widget : supprime un widget individuel du tableau de bord.

Depuis la liste dans Tableaux de bord personnalisés, à l'aide des icônes à la fin de chaque ligne :

• Favori (icône cœur) : marque le tableau de bord comme favori. Il apparaît alors aussi dans l'onglet Favoris.
• Copier (icône copier) : crée un duplicata du tableau de bord entier, par exemple pour tester des modifications sur une seconde version.
• Supprimer (icône corbeille) : supprime le tableau de bord.

Toutes les autres modifications, comme les types de graphiques, les métriques, les filtres ou l'ajout de widgets, se font via l'assistant (voir Affiner un tableau de bord avec l'assistant). La taille des widgets s'adapte automatiquement à l'écran et ne peut pas être modifiée manuellement.

6. Partager un tableau de bord avec d'autres Admins globaux

Chaque tableau de bord a l'un des deux niveaux d'accès suivants :

• Privé : seul le créateur peut voir le tableau de bord.
• Admins globaux : tous les Admins globaux de l'entreprise peuvent voir le tableau de bord.

Pour partager un tableau de bord privé, définis son accès sur Admins globaux. Les autres Admins globaux le trouveront alors dans l'onglet Partagés avec toi, et la colonne Accès affichera Admins globaux.

⚠️ Important : les tableaux de bord ne peuvent pas être partagés avec des personnes spécifiques, une partie des admins, d'autres rôles d'admin ou des employés.

7. Données et types de widgets disponibles

L'assistant peut répondre à des questions basées sur les données suivantes :

Réservations de postes et de parking – qui réserve quoi, quand et comment :

• Nombre de réservations et nombre de personnes uniques ayant réservé
• Réservations honorées (enregistré(e) ou terminé)
• No-shows libérés automatiquement par la politique d'enregistrement
• Taux d'annulation (annulé par les utilisateurs ou libéré automatiquement)
• Délai moyen de réservation (jours réservés à l'avance) et durée moyenne de réservation

Exemples de questions : Combien de réservations avons-nous eu le mois dernier ?, Quel est notre taux de no-shows ?, Qui sont nos plus grands réservateurs de postes ?

Utilisation – capacité, occupation et optimisation de l'espace par bureau, étage ou poste :

• Utilisation : part des heures de bureau disponibles qui ont été réservées
• Nombre de postes actifs, et combien ont été réservés au moins une fois ou jamais réservés
• Part des jours de bureau où une ressource a été réservée au moins une fois

Exemples de questions : Quel bureau a la plus forte utilisation des postes ?, Quel pourcentage de nos postes ne sont jamais réservés ?, Comment l'utilisation des postes varie-t-elle selon les étages ?

Planning – présence planifiée et tendances du travail hybride, indépendamment du fait qu'une réservation ait été faite :

• Nombre de personnes planifiant leur semaine
• Jours planifiés (les demi-journées comptent pour une demi-journée)
• Jours de bureau planifiés avec une réservation de poste et jours de bureau planifiés sans réservation

Exemples de questions : Combien de personnes ont prévu de travailler à domicile vs. au bureau la semaine dernière ?, Quels jours sont les plus populaires pour venir au bureau ?, Combien d'employés ont planifié une journée au bureau sans réserver de poste ?

Réservations de salles de réunion – comment les salles de réunion sont réservées et utilisées :

• Réservations par résultat : tenues, annulées, en attente d'approbation ou refusées
• Taux d'enregistrement
• Réservations spéciales : réservations récurrentes, réservations avec des visiteurs externes et réservations avec service traiteur
• Durée des réunions, nombre de participants et délai de réservation
• Répartition par salle, utilisateur, groupe d'utilisateurs, bureau, étage ou période

Exemples de questions : Quelles salles de réunion sont les plus réservées ?, Combien de réservations de salles ont été annulées le mois dernier ?, Combien de réunions ont eu des visiteurs externes ?

Visiteurs du bureau – uniquement pour les entreprises utilisant la gestion des visiteurs :

• Nombre de visites et de visiteurs, y compris les arrivées spontanées, les visiteurs employés et les enregistrements via le kiosque
• Taux d'enregistrement, no-shows et taux d'annulation
• Temps passé sur site (moyenne et médiane en minutes) et délai d'enregistrement
• Répartition par type de visite, bureau, hôte, équipe de l'hôte, entreprise du visiteur, heure de la journée ou période

Exemples de questions : Combien de visiteurs sont venus dans chaque bureau le mois dernier ?, À quelle heure de la journée la plupart des visiteurs arrivent-ils ?, Quels hôtes reçoivent le plus de visiteurs ?

Tickets du lieu de travail – uniquement pour les entreprises utilisant le ticketing :

• Tickets par statut : ouvert, en cours, terminé ou annulé
• Backlog, ancienneté du backlog et tickets à forte urgence
• Tickets assignés et déclarants
• Temps de résolution (moyenne et médiane en heures)
• Répartition par catégorie, urgence, bureau, étage, zone, assigné ou période

Exemples de questions : Combien de tickets sont encore ouverts par bureau ?, Quel est notre temps médian de résolution ce trimestre ?, Quelles catégories génèrent le plus de tickets ?

Présence – uniquement pour les entreprises utilisant deskbird Dock ou la détection de bureau basée sur le réseau :

• Nombre moyen et maximal d'appareils détectés dans le bureau en même temps
• Occupation en pourcentage de la capacité du bureau, et occupation des postes avec détection de présence
• Postes avec détection de présence n'ayant enregistré aucune activité
• Durée moyenne pendant laquelle un appareil est resté connecté en continu dans le bureau

Exemples de questions : Quel est notre pic d'occupation horaire le mercredi ?, Quels postes avec détection de présence ne sont jamais utilisés ?, Combien de temps les personnes restent-elles généralement connectées à leur poste ?

Selon la question, l'assistant utilise ces types de widgets :

• Tuiles KPI et lignes KPI
• Graphiques à barres et graphiques à barres empilées
• Graphiques linéaires
• Listes classées
• Tableaux et tableaux arborescents
• Cartes thermiques

8. Limitations

• Pas d'export : les tableaux de bord ne peuvent pas être exportés en CSV, XLSX ou PDF. Pour exporter les données brutes, voir Exports.
• Partage : uniquement privé ou avec tous les Admins globaux. Pas de partage avec des personnes ou employés spécifiques.
• Métriques : l'assistant fonctionne avec les métriques et filtres standards de deskbird listés ci-dessus. Il ne peut pas calculer de nouveaux indicateurs en dehors de ces métriques, et d'autres filtres ou calculs ne peuvent pas être affichés dans un tableau de bord.
• Pas de filtres interactifs : les tableaux de bord ne disposent pas de contrôles de filtre. Pour modifier les filtres, demande-le à l'assistant.
• Édition manuelle : limitée au renommage du tableau de bord, au renommage des widgets et à la suppression de widgets. Les widgets ne peuvent pas être redimensionnés manuellement.
• Approbations : chaque modification proposée par l'assistant doit être approuvée avant d'être appliquée.
• Paramètres de confidentialité : pas encore disponible pour les entreprises avec des paramètres de confidentialité spécifiques, comme la confidentialité au niveau du groupe.
• Pas d'historique des requêtes : il n'y a pas de journal d'audit des questions posées à l'assistant.
• Données au niveau individuel : selon la question, les tableaux de bord peuvent afficher des données sur des personnes individuelles (par exemple les meilleurs réservants). Il n'existe pas de mode anonymisé ou uniquement agrégé. Vérifie les exigences internes de protection des données, comme les accords du comité d'entreprise, avant d'utiliser ou de partager ces tableaux de bord.

9. FAQ