Tableaux de bord personnalisés

Les tableaux de bord personnalisés permettent aux Global Admins de créer des tableaux de bord analytics personnalisés simplement en décrivant ce qu'ils veulent savoir. L’assistant IA de deskbird transforme une question en langage courant en un tableau de bord prêt à l’emploi avec des KPI, des graphiques et des tableaux basés sur les données de réservation, de planification et d’utilisation de l’entreprise. Plus besoin d’exporter, de tableurs ou d’attendre que quelqu’un d’autre crée le rapport. Mes tableaux de bord fait partie de deskbird Intelligence et est disponible pour les Global Admins sur Desks Professional et Desks Enterprise.

1. Avant de commencer
2. Où trouver Mes tableaux de bord
3. Créer un tableau de bord avec l’assistant
4. Affiner un tableau de bord avec l’assistant
5. Renommer, copier, ajouter aux favoris et supprimer des tableaux de bord
6. Partager un tableau de bord avec d’autres Global Admins
7. Données et types de widgets disponibles
8. Limitations
9. FAQs

1. Avant de commencer

• Rôle : seuls les Global Admins peuvent ouvrir Mes tableaux de bord. Les autres rôles d’admin et les employés ne le voient pas. Voir Rôles système et autorisations.
• Abonnement : l’entreprise doit avoir Desks Professional ou Desks Enterprise.
• Périmètre des données : l’assistant utilise uniquement les données de l’entreprise à laquelle appartient le Global Admin.
• Lecture seule : l’assistant peut uniquement lire et visualiser les données. Il ne peut pas créer, annuler ou modifier des réservations, changer les paramètres ou écraser des données.
• Données de présence : les questions sur la présence réelle, détectée par capteur, ne peuvent être répondues que si l’entreprise utilise deskbird Dock. Voir deskbird Dock : Présentation & configuration.

2. Où trouver Mes tableaux de bord

1. En bas à gauche de la navigation, passe sur Intelligence.
2. Clique sur Mes tableaux de bord.

Mes tableaux de bord se trouve à côté des pages analytics préconfigurées de deskbird, comme Office analytics, Workforce analytics et Dock analytics.

La page liste tous les tableaux de bord accessibles au Global Admin. Utilise les onglets au-dessus de la liste pour filtrer :

• Tous : tous tes propres tableaux de bord plus ceux partagés avec les Global Admins.
• Les tiens : tableaux de bord créés par le Global Admin actuel.
• Partagés avec toi : tableaux de bord partagés par d’autres Global Admins.
• Favoris : tableaux de bord marqués comme favoris.

La liste affiche le nom du tableau de bord (Tableaux de bord), son auteur (Créé par) et qui peut le voir (Accès). Clique sur un nom de tableau de bord pour l’ouvrir.

3. Créer un tableau de bord avec l’assistant

1. Va dans Intelligence > Mes tableaux de bord.
2. Clique sur Créer un tableau de bord. Le panneau Assistant s’ouvre.
3. Tape une question sur les données du lieu de travail dans le champ Écris un message..., ou sélectionne une des Suggestions, par exemple Afficher l’utilisation des bureaux par site sur les 30 derniers jours ou Quels bureaux étaient les plus occupés le mois dernier ?
4. Envoie le message.
5. Si la question est trop large ou ambiguë, l’assistant pose d’abord une question de suivi au lieu de deviner. Réponds-y pour continuer.
6. Une fois la demande comprise, l’assistant décide du nombre de widgets et des types de widgets nécessaires pour y répondre et construit le tableau de bord.

Le nouveau tableau de bord apparaît sous Mes tableaux de bord dans l’onglet Les tiens.

💡 Astuce : plus la question est précise, plus le tableau de bord sera pertinent. Précise la période, les bureaux ou étages, le type de ressource (desks, salles de réunion) et ce que tu veux mesurer. Par exemple, au lieu de Montre-moi les réservations, demande Compare les réservations de desks et les absences par bureau sur les 3 derniers mois.

L’assistant répond dans la langue dans laquelle la question est posée. Les textes des widgets comme les titres, légendes et axes sont créés en anglais par défaut. Pour les avoir dans une autre langue, demande-le explicitement à l’assistant, par exemple Affiche tous les titres de widgets en allemand.

⚠️ Important : l’assistant IA peut faire des erreurs. Vérifie toujours les chiffres importants, par exemple en les comparant avec les pages analytics préconfigurées, avant de prendre des décisions basées dessus.

4. Affiner un tableau de bord avec l’assistant

Après la création du tableau de bord, la conversation avec l’assistant reste ouverte, ce qui permet d’affiner le tableau de bord étape par étape :

1. Décris la modification dans le chat de l’assistant, par exemple :
   • Transforme le graphique en barres en graphique en lignes
   • Affiche uniquement les bureaux de Berlin et Munich
   • Ajoute le taux d’annulation par semaine
   • Affiche les mêmes données pour les salles de réunion
2. Tu peux aussi suivre une des suggestions de l’assistant pour une analyse plus poussée.
3. Vérifie les modifications proposées sur les widgets existants.
4. Valide les changements un par un ou tous d’un coup. Le tableau de bord n’est mis à jour qu’après validation.

💡 Astuce : pour tester des modifications importantes sans toucher à l’original, copie d’abord le tableau de bord (voir Renommer, copier, ajouter aux favoris et supprimer des tableaux de bord) et modifie la copie.

5. Renommer, copier, ajouter aux favoris et supprimer des tableaux de bord

Directement sur un tableau de bord, sans l’assistant :

• Renommer le tableau de bord : modifie le titre du tableau de bord.
• Renommer un widget : modifie le titre d’un widget individuel.
• Supprimer un widget : supprime un widget individuel du tableau de bord.

Depuis la liste dans Mes tableaux de bord, en utilisant les icônes à la fin de chaque ligne :

• Favori (icône cœur) : marque le tableau de bord comme favori. Il apparaît alors aussi dans l’onglet Favoris.
• Copier (icône copier) : crée un duplicata du tableau de bord, par exemple pour tester des modifications sur une seconde version.
• Supprimer (icône poubelle) : supprime le tableau de bord.

Toutes les autres modifications, comme les types de graphiques, les métriques, les filtres ou l’ajout de widgets, se font via l’assistant (voir Affiner un tableau de bord avec l’assistant). La taille des widgets s’adapte automatiquement à l’écran et ne peut pas être modifiée manuellement.

6. Partager un tableau de bord avec d’autres Global Admins

Chaque tableau de bord a l’un des deux niveaux d’accès suivants :

• Privé : seul le créateur peut voir le tableau de bord.
• Global admins : tous les Global Admins de l’entreprise peuvent voir le tableau de bord.

Pour partager un tableau de bord privé, définis son accès sur Global admins. Les autres Global Admins le trouveront alors dans l’onglet Partagés avec toi, et la colonne Accès affichera Global admins.

⚠️ Important : les tableaux de bord ne peuvent pas être partagés avec des personnes spécifiques, un sous-ensemble d’admins, d’autres rôles d’admin ou des employés.

7. Données et types de widgets disponibles

L’assistant peut répondre à des questions basées sur les données suivantes :

Réservations de desks et de salles de réunion – qui réserve quoi, quand et comment :

• Nombre de réservations et nombre de personnes uniques ayant réservé
• Réservations honorées (enregistrées ou terminées)
• Absences libérées automatiquement par la politique d’enregistrement
• Taux d’annulation (annulées par les utilisateurs ou libérées automatiquement)
• Délai moyen de réservation (jours réservés à l’avance) et durée moyenne de réservation

Exemples de questions : Combien de réservations avons-nous eu le mois dernier ?, Quel est notre taux d’absence ?, Quel est le délai moyen de réservation pour les salles de réunion ?, Qui sont nos plus gros réservataires de desks ?

Utilisation – capacité, occupation et optimisation de l’espace par bureau, étage ou desk :

• Utilisation : part des heures de bureau disponibles qui ont été réservées
• Nombre de desks et salles actifs, et combien ont été réservés au moins une fois ou jamais réservés
• Part des jours de bureau où une ressource a été réservée au moins une fois

Exemples de questions : Quel bureau a la meilleure utilisation des desks ?, Quel pourcentage de nos desks ne sont jamais réservés ?, Comment l’utilisation des desks varie-t-elle selon les étages ?

Planification – présence prévue et habitudes de travail hybride, indépendamment d’une réservation :

• Nombre de personnes planifiant leur semaine
• Jours planifiés (une demi-journée compte pour une demi-journée)
• Jours de bureau planifiés avec une réservation de desk et jours de bureau planifiés sans réservation

Exemples de questions : Combien de personnes ont prévu de travailler à la maison vs. au bureau la semaine dernière ?, Quels jours sont les plus populaires pour venir au bureau ?, Combien d’employés ont prévu une journée au bureau sans réserver de desk ?

Présence détectée par deskbird Dock – uniquement pour les entreprises utilisant deskbird Dock :

• Nombre moyen et maximal d’appareils détectés simultanément au bureau
• Taux d’occupation par rapport à la capacité totale de desks, et occupation des desks avec détection de présence
• Desks avec détection de présence n’ayant enregistré aucune activité
• Durée moyenne pendant laquelle un appareil est resté connecté au bureau

Exemples de questions : Quel est notre pic d’occupation horaire le mercredi ?, Quels desks avec détection de présence ne sont jamais utilisés ?, Combien de temps les gens restent-ils généralement connectés à leur desk ?

Selon la question, l’assistant utilise ces types de widgets :

• Tuiles KPI et lignes KPI
• Graphiques en barres et graphiques en barres empilées
• Graphiques en lignes
• Listes classées
• Tableaux et tableaux arborescents
• Heatmaps

8. Limitations

• Pas d’export : les tableaux de bord ne peuvent pas être exportés en CSV, XLSX ou PDF. Pour exporter les données brutes, consulte Exports.
• Partage : uniquement privé ou avec tous les Global Admins. Pas de partage avec des personnes spécifiques ou des employés.
• Métriques : l’assistant fonctionne avec les métriques standards de deskbird listées ci-dessus. Les calculs personnalisés au-delà de ces métriques ne sont pas pris en charge.
• Pas de filtres interactifs : les tableaux de bord n’ont pas de contrôles de filtres. Pour changer les filtres, demande-le à l’assistant.
• Modification manuelle : limitée au renommage du tableau de bord, au renommage des widgets et à la suppression des widgets. Les widgets ne peuvent pas être redimensionnés manuellement.
• Validations : chaque modification proposée par l’assistant doit être validée avant d’être appliquée.
• Données au niveau individuel : selon la question, les tableaux de bord peuvent afficher des données sur des personnes individuelles (par exemple les meilleurs réservants). Il n’y a pas de mode anonymisé ou uniquement agrégé. Vérifie les exigences internes de protection des données, comme les accords du comité d’entreprise, avant d’utiliser ou de partager ce type de tableaux de bord.

9. FAQ