Exporte facilement tes données d’analyses et de réservations pour créer tes propres rapports, conserver des instantanés historiques ou synchroniser des informations avec d’autres outils.
- Export des réservations
- Export des utilisateurs
- Export des analyses de bureau
- Export des analyses du personnel
- API publique
- Réservations de salles de réunion
- FAQ
1. Export des réservations
Pour exporter tes données de réservation (réservations de postes, places de parking et autres ressources) :
- Ouvre l’application web deskbird
- Va dans Admin et sélectionne Réservations
- Choisis entre les réservations à venir ou terminées
- Sélectionne un bureau spécifique si besoin
- Clique sur Exporter les réservations en .xlsx
Tu peux exporter les données pour une période précise ou pour toutes les réservations. Le fichier Excel généré contient des détails par bureau, réservation, groupe d’utilisateurs et utilisateur.
2. Export des utilisateurs
Une liste des utilisateurs peut être exportée via Admin > Utilisateurs > Exporter CSV. Tu peux choisir d’exporter la liste complète des utilisateurs ou, si des filtres sont appliqués, seulement les résultats filtrés.
Lors de l’export, sélectionne :
- Exporter tous les utilisateurs – pour télécharger la liste complète
- Exporter les utilisateurs avec les filtres et le tri actuels – pour exporter uniquement les résultats filtrés
3. Export des analyses de bureau
Les analyses de bureau donnent un aperçu de l’utilisation des postes, salles et places de parking.
- Passe sur Intelligence dans le sélecteur d’application (en bas à gauche)
- Va dans Analyses de réservation > Analyses de bureau
- Applique les filtres (par exemple, lieu, période)
- Clique sur Exporter le rapport en haut à droite
Cela télécharge un fichier Excel avec une ligne par réservation sur la période sélectionnée, incluant le bureau, l’étage, la zone, la ressource, l’utilisateur, l’heure de début et de fin, la durée, le statut de réservation et le statut d’enregistrement.
💡 La période maximale exportable est de 3 mois. Utilise donc le sélecteur de dates pour d’abord choisir 01.01.2025 > 31.03.2025 > Exporter le rapport, puis 01.04.2025 > 30.06.2025 > Exporter le rapport pour télécharger des données sur une période plus longue.
4. Export des analyses du personnel
Les analyses du personnel te permettent d’explorer les tendances du travail hybride et de la présence par groupe d’utilisateurs.
- Passe sur Intelligence et va dans Analyses de réservation > Analyses du personnel
- Applique des filtres comme les groupes d’utilisateurs, les bureaux et les périodes
- Clique sur le bouton Exporter les analyses
Tu peux exporter :
- Toutes les données ou seulement une période sélectionnée
- Les détails par date, utilisateur, groupe d’utilisateurs et statut (par exemple, Télétravail, Bureau)
Le fichier Excel exporté te donne une répartition quotidienne par utilisateur et par statut.
5. API publique
Tu veux intégrer les données deskbird dans tes propres systèmes ou tableaux de bord ? Notre API publique te permet d’accéder à des données comme les réservations, les utilisateurs, les enregistrements, et plus encore.
Par exemple, tu peux :
- Récupérer régulièrement les données de réservation et d’utilisateur
- Synchroniser les statuts d’enregistrement avec des systèmes tiers
- Automatiser des rapports personnalisés ou des pipelines d’analyses
📘 Toute la documentation, les scopes et les endpoints sont disponibles ici : https://developer.deskbird.com/
Remarque : L’utilisation de l’API publique nécessite une configuration technique. Nous te conseillons d’impliquer ton équipe IT ou un développeur.
6. Réservations de salles de réunion
L’export des réservations de salles de réunion n’est pas encore disponible. Cette fonctionnalité est en cours de développement.
7. FAQ
Pour respecter le RGPD, deskbird applique une période standard d’anonymisation de 180 jours. Cela signifie que les admins ne peuvent exporter les données de planning et de statut de réservation que pour les 180 derniers jours.
Pour que les employés disposent des justificatifs nécessaires — par exemple pour les déclarations de revenus qui exigent une preuve des jours de télétravail — nous recommandons aux admins d’exporter régulièrement les données des analyses du personnel (par exemple chaque trimestre) et d’archiver les rapports en interne.
Les exports des analyses de bureau sont limités à une période de 3 mois par téléchargement. Pour couvrir une période plus longue, effectue plusieurs exports avec des plages de dates consécutives et combine-les manuellement.
Les exports manuels via le panneau admin ne permettent pas de planification. Si tu as besoin d’extraire des données automatiquement et de façon récurrente, utilise l’API publique pour créer un pipeline qui récupère et stocke les données régulièrement.
deskbird anonymise les données personnelles après 180 jours par défaut pour respecter le RGPD. Si tu as besoin de données historiques au-delà de cette période, pense à exporter et archiver les rapports régulièrement.
Pas encore — l’export des réservations de salles de réunion est en cours de développement.
Dans l’export, ces valeurs apparaissent dans la colonne statut d’enregistrement sous notCheckedIn et checkInNotAvailable. notCheckedIn (Non enregistré) signifie que l’enregistrement était requis et que l’utilisateur ne s’est pas enregistré, y compris pour les réservations annulées avant un enregistrement et celles terminées sans enregistrement. checkInNotAvailable (Enregistrement non disponible) signifie que l’enregistrement n’était pas activé pour la réservation, par exemple si l’enregistrement est désactivé. readyForCheckIn (Prêt pour l’enregistrement) signifie que l’enregistrement est activé et que l’utilisateur ne s’est pas encore enregistré ; une réservation terminée sans enregistrement peut garder cette valeur.
L’export peut différer de l’application : une réservation annulée affiche Enregistrement non disponible dans l’application mais notCheckedIn dans l’export. Pour toutes les valeurs, consulte Valeurs du statut d’enregistrement dans l’export.
deskbird enregistre l’heure de début et de fin de chaque réservation. Qu’une réservation compte pour une demi-journée ou une journée complète dépend du milieu de journée défini pour le bureau, et cela se base sur les horaires réservés, pas sur l’heure réelle d’arrivée ou de départ. Pour plus de détails, consulte Paramètres du Workforce.
Tu peux extraire les données de trois façons :
- Export des réservations (Admin > Bureaux, parking et autres > Réservations, puis Exporter les réservations en .xlsx) : heure de début et de fin, ressource, utilisateur et enregistrement pour chaque réservation. Utilise les horaires pour distinguer demi-journée et journée complète.
- Export des analyses du personnel : le statut de planning par utilisateur et par jour (par exemple, Bureau ou Télétravail).
- API publique : réservations avec heures de début et de fin et historique d’enregistrement, ainsi que les données de planning.
Pour l’export des analyses du personnel, assure-toi que la programmation d'une demi-journée est activée. Sinon, une réservation de poste l’après-midi peut enregistrer une journée complète de Bureau pour cet utilisateur. Les données nominatives sont anonymisées après 180 jours, donc pense à exporter et archiver les rapports régulièrement.