La fonctionnalité de Réservation pour les invités dans deskbird vous permet de réserver un bureau ou une place de parking pour un visiteur externe — comme un freelance, un client ou un candidat — afin qu’il ait un espace confirmé à son arrivée. L’invité reçoit une confirmation par e-mail avec tous les détails.
1. Réserver un bureau pour un invité
- Allez dans la section Réserver de l’application web deskbird.
- Sélectionnez la date et le bureau ou la place de parking que vous souhaitez réserver.
- Dans le sélecteur de type de réservation, choisissez Invité.
- Saisissez le nom et l’adresse e-mail de l’invité.
- Vérifiez les informations et cliquez sur Confirmer.
⚠️ N’utilisez jamais la même adresse e-mail pour différents invités. deskbird considère l’e-mail comme un identifiant unique, donc le réutiliser peut écraser la réservation d’un invité précédent. Si l’invité ne doit pas recevoir d’e-mail, utilisez un format comme votre.nom+nominvite@votredomaine.com.
💡 Les Réservations pour les invités apparaissent dans vos Réservations à venir pour que vous puissiez facilement les modifier ou les enregistrer à l’arrivée.
2. Ce que reçoit l’invité
Une fois la réservation confirmée :
- L’invité reçoit une confirmation par e-mail avec la date, le lieu et les détails du bureau réservé.
- Vous (le propriétaire de la réservation) recevez également une copie de la confirmation.
Les invités sont affichés comme visiteurs externes dans l’aperçu du bureau, afin que vos collègues sachent qu’une personne extérieure à l’entreprise sera présente.
3. Enregistrer un invité à son arrivée
Les invités ne peuvent pas s’enregistrer eux-mêmes. Si l’enregistrement est activé dans votre entreprise, c’est à vous — en tant que propriétaire de la réservation — de les enregistrer à leur arrivée :
- Allez dans Réservations > Réservations à venir.
- Trouvez la Réservation pour les invités.
- Cliquez sur Enregistrement lorsque la fenêtre d’enregistrement s’ouvre.
4. FAQ
Les administrateurs globaux et les administrateurs de bureau peuvent toujours faire des Réservations pour les invités. La possibilité pour les utilisateurs standards ou les managers de créer aussi des Réservations pour les invités dépend des paramètres de votre entreprise, configurés dans Paramètres de réservation > Réservation pour les invités. Si vous ne voyez pas l’option Invité lors de la réservation, contactez votre administrateur.
Non. deskbird utilise l’adresse e-mail comme identifiant unique pour chaque invité. Si vous utilisez la même adresse pour un autre invité, cela peut écraser l’enregistrement existant et provoquer des erreurs de réservation. Utilisez toujours la véritable adresse e-mail de l’invité, ou si vous avez besoin d’un e-mail temporaire, utilisez un alias unique comme votre.nom+nominvite@votredomaine.com.