Desks Professional y superior o Dock Plus
Vista general del portfolio muestra todas tus oficinas en una sola pantalla: cuán llena está cada oficina, cuántos escritorios están vacíos en un día promedio y qué pisos y áreas están infrautilizados. Está pensada para revisiones inmobiliarias, renovaciones de contratos, planificación de presupuestos y proyectos de consolidación, así que ya no necesitas crear informes oficina por oficina. Todas las cifras se basan en la presencia real detectada por deskbird Dock, no en reservas, y se actualizan cada noche.
- Antes de empezar
- Dónde encontrar la Vista general del portfolio
- Tarjetas KPI y estado de salud
- Comparar y exportar oficinas
- Ver detalles de una oficina
- Cómo se calculan los números
- Límites y notas sobre los datos
- Preguntas frecuentes
1. Antes de empezar
- Plan: Vista general del portfolio forma parte de inteligencia deskbird, que está incluida en Desks Professional y superior y también está disponible como suscripción independiente. Consulta Feature Availability.
- Función: Los Admin globales, Admin de oficina y usuarios con una función personalizada que incluya el permiso Ver análisis de Oficina pueden abrir la página. Los Admin de oficina y las funciones personalizadas solo ven las oficinas que tienen asignadas. Las funciones personalizadas se configuran en Admin > Gestión de usuarios: Roles & permisos, en el grupo Permisos analíticos.
- Detección ofimática: una oficina aparece en las cifras solo después de que deskbird Dock haya detectado personas allí. Configura la detección ofimática para cada oficina que quieras incluir.
- Escritorios mapeados a monitores: los escritorios fríos, las áreas infrautilizadas y el desglose por piso y área solo usan los escritorios que tienen un monitor asignado. Consulta Detección de recursos.
💡 Consejo: cuantos más escritorios asocies a monitores, más detalle tendrás sobre pisos, áreas y escritorios vacíos. La ocupación promedio funciona sin necesidad de escritorios mapeados.
2. Dónde encontrar la Vista general del portfolio
- Ve a Inteligencia > Vista general del portfolio.
- Elige un periodo con el selector de fechas en la parte superior de la página: Última semana, Último mes, Últimos 3 meses, Último año o Rango personalizado (hasta 366 días).
El selector de fechas controla todos los números de la página, incluidas las páginas de oficina. Cada periodo termina ayer, porque los datos se actualizan una vez por noche.
3. Tarjetas KPI y estado de salud
Cuatro tarjetas en la parte superior de la página resumen todas las oficinas que puedes ver:
- Oficinas rastreadas: el número de oficinas que enviaron datos de detección en el periodo seleccionado, del total de oficinas (por ejemplo, 10/151), y cuántos escritorios activos tienen esas oficinas.
- Ocupación promedio: cuántas personas entraron en un día abierto promedio, en comparación con el número de escritorios, con el estado de salud de todo el portfolio. 70% significa 70 personas por cada 100 escritorios. El valor puede superar el 100%.
- Escritorios fríos: cuántos escritorios mapeados no usó nadie durante al menos 60 minutos en un día abierto promedio. Es el número de escritorios por los que pagas sin que se usen.
- Áreas infrautilizadas: el número de áreas donde más de la mitad de los escritorios mapeados permanecen vacíos.
Cada oficina, piso y área recibe un estado de salud según su ocupación:
| Estado de salud | Ocupación | Qué significa |
|---|---|---|
| Infrautilizado | Menos del 50% | Se necesitan menos de la mitad de los escritorios en un día promedio. |
| Saludable | 50% a 80% | Uso típico con margen de sobra. |
| Cerca de la capacidad | 80% a 100% | Ocupado, con poca capacidad libre en un día promedio. |
| Por encima de la capacidad | Más del 100% | Entran más personas de las que hay escritorios. |
Si ninguna de tus oficinas tiene escritorios mapeados a monitores, las tarjetas de Escritorios fríos y Áreas infrautilizadas aparecen en gris con una sugerencia para mapear escritorios.
4. Comparar y exportar oficinas
Debajo de las tarjetas KPI, el gráfico Comparar ocupación compara las oficinas día a día durante el periodo seleccionado:
- Por defecto muestra el Promedio total de todas las oficinas, la oficina con mayor ocupación (ALTA) y la oficina con menor ocupación (BAJA).
- Haz clic en Añadir oficina para comparar hasta 5 oficinas más con el promedio.
- Un breve resumen bajo el gráfico describe cómo evolucionó el promedio durante el periodo.
En la sección Oficinas, cambia entre Tarjetas y Tabla. La tabla muestra las columnas Oficina, Ciudad, Ocupación promedio, Total de escritorios y Escritorios fríos, y la barra de ocupación se colorea según el estado de salud. Cuando solo algunos escritorios de una oficina están mapeados, la tabla también muestra cuántos están mapeados.
- Buscar: escribe el nombre de una oficina para filtrar la lista.
- Filtrar: muestra solo las oficinas con un estado de salud específico.
- Ordenar: ordena las oficinas por ocupación promedio, nombre de oficina, ciudad, total de escritorios o escritorios fríos.
- Exportar: haz clic en Exportar en la parte superior de la página para abrir el diálogo de impresión de tu navegador y guarda la página como PDF para una reunión o informe.
⚠️ Importante: las oficinas sin datos de detección aparecen con un aviso para configurar la detección ofimática. No se cuentan en ninguna cifra hasta que deskbird Dock detecte personas allí.
5. Ver detalles de una oficina
Haz clic en una oficina para ver sus detalles (Volver regresa al portfolio). El encabezado muestra el estado de salud y la ocupación (por ejemplo, Saludable | 72%), la ciudad y el número de pisos y escritorios. Debajo:
- Ocupación semanal: la ocupación promedio por día de la semana, de lunes a viernes, con un resumen del día más ocupado y el más tranquilo. Úsalo para fijar días ancla o liberar escritorios en días tranquilos.
- Tendencia de ocupación: la ocupación de la oficina día a día, comparada con Prom. Todas las oficinas (las oficinas que puedes ver). El resumen muestra cuántos puntos la oficina está por encima o por debajo del promedio.
- Desglose por piso y área: ocupación, total de escritorios y escritorios fríos por piso. Despliega un piso para ver sus áreas y usa buscar, filtrar y ordenar como en la lista de oficinas. Las oficinas sin escritorios mapeados muestran una sugerencia para mapear escritorios.
💡 Consejo: en el Desglose por piso y área, la columna de Ocupación promedio se basa solo en escritorios mapeados (uso de escritorios, ver sección 6). Por eso puede diferir de la ocupación de oficina en el encabezado.
Para ver patrones horarios y detalles a nivel de escritorio de la misma oficina, haz clic en Ocupación de oficinas en la esquina superior derecha. Se abrirá Análisis de Dock.
6. Cómo se calculan los números
Vista general del portfolio suma los datos día a día y luego divide. Nunca promedia porcentajes, así que una oficina grande pesa más que una pequeña, y un lunes ocupado cuenta tanto como realmente lo fue. Solo cuentan los días abiertos (según el horario de apertura de las oficinas).
- Persona en la oficina: alguien cuyo dispositivo fue detectado por deskbird Dock en la oficina durante al menos 60 minutos ese día, en la red de oficina o conectado a un monitor. Cada dispositivo cuenta una vez por día.
- Ocupación promedio: todos los días-persona-en-oficina divididos por todos los días-escritorio-activo. Los escritorios activos son escritorios flexibles que podían reservarse ese día, con o sin monitor. El valor no tiene límite superior del 100%.
- Escritorios fríos: escritorios mapeados que nadie usó durante al menos 60 minutos dentro del horario de apertura, promediado sobre los días en que la oficina tenía escritorios mapeados. El conteo empieza con la primera señal de Dock de la oficina.
- Uso de escritorios (pisos y áreas): días de escritorios mapeados usados dividido por días de escritorios mapeados, con un máximo del 100%. Un área con uso de escritorios por debajo del 50% cuenta como área infrautilizada.
Ejemplo para un día abierto en una oficina con 100 escritorios:
| Configuración de la oficina | Datos ese día | Ocupación promedio | Escritorios fríos | Pisos y áreas |
|---|---|---|---|---|
| Sin detección | Ninguno | No se cuenta | No se cuenta | No se cuenta |
| Solo detección ofimática | 70 personas durante 1 hora o más | 70% | Ninguno (sin escritorios mapeados) | Sugerencia para mapear escritorios |
| Parcialmente mapeado | 70 personas, 40 escritorios mapeados, 30 usados | 70% | 10 | 75% uso de escritorios |
| Totalmente mapeado | 62 personas, 100 escritorios mapeados, 55 usados | 62% | 45 | 55% uso de escritorios |
💡 Consejo: la ocupación promedio usa la detección ofimática, así que cubre a todas las personas en la oficina. Los escritorios fríos y las cifras de piso y área usan monitores mapeados, así que solo cubren los escritorios mapeados.
7. Límites y notas sobre los datos
- Diario, no en vivo: los datos se actualizan cada noche y siempre terminan ayer.
- Presencia, no reservas: no se usan reservas ni check-ins.
- Solo escritorios: no se incluyen salas de reuniones ni plazas de aparcamiento.
- Visitas cortas: estancias de menos de 60 minutos no se cuentan, ni para personas ni para escritorios.
- Cambios en el número de escritorios: cada día mantiene el número de escritorios que tenía. Los escritorios que añadas o elimines cambian los conteos a partir de ese momento.
- Estado del mapeo: el número de escritorios mapeados que se muestra en la tabla de oficinas siempre refleja el mapeo de hoy, mientras que los escritorios fríos cubren el periodo seleccionado.
- Oficinas inactivas: una oficina deja de aparecer en las cifras 2 meses después de su última señal de detección.
- Empresas nuevas: los números aparecen desde el primer día de detección y se completan a medida que llegan los datos. Una breve nota en la página muestra el progreso hasta que haya 2 semanas completas de datos.
8. Preguntas frecuentes
Revisa estos puntos:
- Tu empresa tiene inteligencia deskbird (Desks Professional y superior, o una suscripción independiente).
- Eres Admin global, Admin de oficina o tu función personalizada incluye el permiso Ver análisis de Oficina.
Solo se cuentan las oficinas donde deskbird Dock detectó personas en el periodo seleccionado. Comprueba que la detección ofimática esté configurada para la oficina y que las personas de esa oficina tengan instalada la aplicación deskbird Dock. Las oficinas también dejan de aparecer 2 meses después de su última señal de detección. Si eres Admin de oficina, solo ves las oficinas que gestionas.
Ambas cifras necesitan escritorios con un monitor mapeado. Asocia monitores a escritorios en Detección de recursos. Las cifras se completan a partir de la primera noche después de que los escritorios mapeados envíen datos.
La ocupación promedio compara las personas en la oficina con el número de escritorios. Cuando entran más personas de las que hay escritorios (por ejemplo, porque la gente trabaja en salas de reuniones o zonas comunes), el valor supera el 100% y la oficina se marca como Por encima de la capacidad.
Vista general del portfolio y Análisis de Dock calculan la ocupación de forma diferente y sus bandas de color usan rangos distintos. Por ejemplo, Vista general del portfolio cuenta los escritorios fríos solo entre los escritorios mapeados y cuenta una persona solo después de 60 minutos en la oficina. Usa la Vista general del portfolio para comparar oficinas entre sí y Análisis de Dock para patrones horarios dentro de una oficina.
La Vista general del portfolio se actualiza una vez por noche. Cada periodo termina ayer.
No. Todas las cifras se basan en la presencia detectada por deskbird Dock. Un escritorio reservado que nadie usa cuenta como escritorio frío, y una persona que entra sin reserva igualmente suma para la ocupación.