Schreibtische für ein ganzes Team oder eine Gruppe buchen

Desks Professional und höher

Mit einer Gruppenbuchung platzierst du ein ganzes Team mit nur einer Buchung in einem Bereich. Du wählst den Bereich, die Zeit und die Personen aus, und deskbird weist jedem automatisch einen Schreibtisch zu. So sparst du dir das einzelne Buchen von Schreibtischen für Teamtage, Onboarding-Wochen oder Workshops. Die Gruppenbuchung ist in der deskbird Web-App für Admins, Manager und Gruppenmanager verfügbar.

1. So funktioniert die Gruppenbuchung
2. Bevor du startest
3. Schreibtische für eine Gruppe buchen
4. So werden Schreibtische zugewiesen
5. Was passiert mit bestehenden Buchungen
6. FAQs

1. So funktioniert die Gruppenbuchung

Eine Gruppenbuchung umfasst einen Bereich, einen Tag und einen gemeinsamen Zeitraum für mindestens 2 Personen. Du kannst ganze Gruppen, einzelne Personen oder beides hinzufügen. Bevor du bestätigst, siehst du, wer welchen Schreibtisch bekommt.

• Jeder in der Buchung bekommt einen Schreibtisch im selben Bereich.
• deskbird wählt für jede Person den Schreibtisch aus (siehe So werden Schreibtische zugewiesen).
• Wenn jemand zu diesem Zeitpunkt bereits eine Schreibtischbuchung hat, wird diese durch die Gruppenbuchung ersetzt (siehe Was passiert mit bestehenden Buchungen).

💡 Tipp: Um einen Schreibtisch für einen einzelnen Kollegen zu buchen, siehe Einen Schreibtisch im Namen eines Kollegen buchen. Für externe Besucher siehe Einen Schreibtisch für einen Gast buchen.

2. Bevor du startest

• Rolle: Gruppenmanager können für Mitglieder der Gruppen buchen, die sie verwalten. Manager, Office Admins und Global Admins können ebenfalls Gruppen buchen, genauso wie User mit einer benutzerdefinierten Rolle, die Buchungen für andere User verwalten beinhaltet. Andere User können keine Gruppenbuchungen vornehmen.
• Plan: Desks Professional und höher.
• Gerät: die deskbird Web-App. Gruppenbuchung ist in der mobilen App nicht verfügbar.
• Personen: mindestens 2 Personen pro Gruppenbuchung.
• Platz: ein Bereich mit genügend freien Schreibtischen für alle, die du buchen möchtest.

⚠️ Andere Pläne: Bei anderen Plänen sehen Office Admins und Global Admins die Option Gruppe mit einem Upgrade-Hinweis. Manager, Gruppenmanager und User sehen sie nicht.

3. Schreibtische für eine Gruppe buchen

1. Öffne Buchen in der deskbird Web-App und wähle das Datum und das Stockwerk aus.
2. Klicke auf einen Bereich im Stockwerksplan und wähle Erweitert oder klicke auf die Bereichskarte in der Listenansicht. Das Buchungsfenster öffnet sich.
3. Unter Buchen für: wähle Gruppe aus.
4. Lege Start- und Endzeit fest oder aktiviere Ganzer Tag. Der Zeitraum gilt für alle in der Buchung.
5. Unter Gruppen oder Personen nach Namen hinzufügen suchst du nach einer Gruppe oder Person und wählst sie aus. Gruppen zeigen die Mitgliederanzahl in Klammern an. Wiederhole das, bis alle gewünschten Personen in der Liste sind (mindestens 2 Personen).
6. Überprüfe die Liste unter N Personen in dieser Buchung. Jede Gruppe hat ihren eigenen Block, und einzeln hinzugefügte Personen erscheinen unter Einzeln hinzugefügt. Bei jeder Person siehst du den zugewiesenen Schreibtisch, und die Listenansicht zeigt alle Schreibtische im Bereich mit der jeweils gebuchten Person. Entferne das Häkchen neben einer Person, um sie auszuschließen, klicke auf das X neben einer Gruppe, um die ganze Gruppe zu entfernen, oder auf Alle abwählen, um alle auszuwählen.
7. Klicke auf Gruppenbuchung bestätigen (N).
8. Ein Dialog zeigt, wie viele Buchungen erstellt werden und in welchem Zeitraum sich überschneidende Buchungen ersetzt werden. Klicke auf Buchungen bestätigen (N), um zu buchen, oder auf Zurück, um Änderungen vorzunehmen.

Der Zähler neben dem Bereichsnamen (zum Beispiel 8/10 Schreibtische verfügbar) zeigt an, wie viele Schreibtische noch frei sind, nachdem alle in der Liste einen Schreibtisch haben. So siehst du auf einen Blick, ob alle reinpassen.

💡 Tipp: Gruppenbuchung bestätigen bleibt deaktiviert, bis mindestens 2 Personen in der Liste sind und jeder einen Schreibtisch hat. Wenn es mehr Personen als freie Schreibtische gibt, entferne einige aus der Liste oder wähle einen größeren Bereich.

Nach der Bestätigung zeigt ein Dialog, wie viele Schreibtische für welchen Tag gebucht wurden. Buchungen anzeigen öffnet die Liste aller Buchungen für diesen Tag, und Fertig schließt den Dialog. Jeder in der Gruppe erhält eine Kalendereinladung und eine E-Mail für die neue Buchung. Falls eine Buchung nicht erstellt werden kann, wird die Person und der Grund in einer Benachrichtigung genannt. Das Schließen des Buchungsfensters storniert die Gruppenbuchung nicht.

4. So werden Schreibtische zugewiesen

deskbird weist jeder Person einen Schreibtisch im gewählten Bereich in folgender Reihenfolge zu:

1. Ihren zugewiesenen Schreibtisch.
2. Ihren Favoriten-Schreibtisch in diesem Bereich.
3. Den Schreibtisch, den sie bereits in diesem Bereich gebucht haben.
4. Jeden freien Schreibtisch im Bereich.

Du siehst das Ergebnis vor der Bestätigung: Die Schreibtischnummer steht neben jedem Namen in der Liste, und im Kartenansicht siehst du den Platz jeder Person im Stockwerksplan.

5. Was passiert mit bestehenden Buchungen

• Wenn jemand in der Gruppe bereits eine Schreibtischbuchung hat, die sich mit dem Zeitraum überschneidet, wird diese durch die Gruppenbuchung ersetzt.
• Wenn jemand bereits bei einer sich überschneidenden Buchung eingecheckt ist, wird diese Buchung nicht ersetzt. Sie endet, wenn die Gruppenbuchung beginnt.
• Personen, deren Buchung ersetzt wird, erhalten eine E-Mail. Sie zeigt die alte Buchung durchgestrichen, die neue Buchung, wer die Gruppenbuchung erstellt hat, und einen Zu deinen Buchungen-Button.

⚠️ Vorschau prüfen: Das Ersetzen passiert für alle in der Liste gleichzeitig. Überprüfe die Personen und Schreibtische, bevor du auf Buchungen bestätigen (N) klickst – besonders bei Kollegen, die vielleicht zu dieser Zeit woanders einen Schreibtisch gebucht haben.

6. FAQs