Die Integration deines Human Resources Information System (HRIS) mit deskbird hilft dir, die Benutzer- und Gruppenverwaltung zu automatisieren – ganz ohne SCIM. So stellst du sicher, dass Benutzerbereitstellung, Deaktivierung und dynamische Gruppenstrukturen immer aktuell sind.
Unten findest du eine Liste der HRIS-Systeme, die aktuell für Abwesenheits- oder Organisations-Sync unterstützt werden. Wende dich bitte an deinen Customer Success Manager (CSM), wenn du detaillierte Infos zu deinem HRIS-System brauchst oder dein System nicht aufgeführt ist. Für Anleitungen zur Einrichtung kannst du die verlinkte Merge-Dokumentation nutzen.
💡 Wir arbeiten mit Merge zusammen, um diese Integrationen bereitzustellen und zu unterstützen.
| ADP Decidium | ADP Workforce Now | Bamboo HR: OAuth – API-Schlüssel |
| Breathe | Charlie | CoolCare |
| Darwinbox | Factorial | FolksHR |
| Hibob | Workday: Systembenutzer – OAuth | HRWorks |
| Lattice | Leapsome | Lucca |
| People HR | Personio | Revolut People |
| Sage HR | SAP SuccessFactors | UKG Pro |
| Google Workspace | CezanneHR |
- Überblick & Vorteile
- Voraussetzungen für die Einrichtung
- Beispielhafte Einrichtung mit Personio
- Konfiguration in deskbird
- Was wird synchronisiert?
- Bekannte Einschränkungen
- FAQs
1. Überblick & Vorteile
- Automatisierte Benutzerbereitstellung: Neue Nutzer aus deinem HRIS werden automatisch in deskbird angelegt.
- Automatische Deaktivierung: Nutzer, die im HRIS deaktiviert oder entfernt werden, werden auch in deskbird deaktiviert.
- Dynamische Gruppen: Teams, Abteilungen, Kostenstellen und andere Gruppen können in deskbird synchronisiert werden.
- Manager-Zuordnung: Berichtslinien können genutzt werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen und hybride Arbeitspläne zu validieren.
- Optionale Abwesenheitssynchronisierung: Hilft bei der Planung und Verfügbarkeitsübersicht.
2. Voraussetzungen für die Einrichtung
- Ein aktiver Plan: Desks Enterprise, Workforce Enterprise oder das User & Data Management Add-on.
- API-Zugangsdaten deines HRIS mit Leserechten für:
- E-Mail, Vorname, Nachname, Status (aktiv/inaktiv)
- Optional: Teams, Abteilungen, Vorgesetzten-Info, Kostenstellen
3. Beispielhafte Einrichtung mit Personio
In Personio:
- Gehe in Personio zu Einstellungen > Integrationen > API-Zugangsdaten
- Erstelle einen neuen API-Schlüssel mit dem Namen deskbird user and group sync
- Aktiviere Leserechte für:
- Mitarbeiter
- Organisationseinheiten
- Abwesenheiten (optional)
- Stelle sicher, dass diese Attribute ausgewählt sind:
- E-Mail, Vorname, Nachname, Status, Zuletzt geändert
- Optional: Vorgesetzter, Team, Abteilung, Kostenstelle
- Speichere und kopiere deine Client ID und das API Secret.
4. Konfiguration in deskbird
- Gehe in deskbird zu Admin > Integrationen.
- Wähle Mit deinem HRIS synchronisieren.
- Aktiviere die Organisation-Synchronisierung und wähle deinen HRIS-Anbieter aus.
- Gib deine Zugangsdaten ein und folge den Schritten auf dem Bildschirm.
5. Was wird synchronisiert?
-
Nutzer:
- Neue Mitarbeitende werden automatisch in deskbird angelegt
- Inaktive/ausgeschiedene Nutzer werden automatisch deaktiviert
- E-Mail-Abgleich verhindert doppelte Nutzer
⚠️ Alle im HRIS verfügbaren Nutzer werden automatisch in deskbird importiert. Einschränkungen können nur im HRIS selbst (sofern verfügbar) gesetzt werden.
-
Gruppen:
- Teams, Abteilungen, Kostenstellen werden automatisch angelegt
- Gruppen zeigen HRIS als Quelle an
- Manager-Zuordnung: Berichtslinien werden für Sichtbarkeit und Workflow-Logik synchronisiert
💡 Für die Synchronisierung von Abwesenheiten siehe bitte HRIS-Integration: Abwesenheiten.
🕒 Die HRIS-Synchronisierung läuft einmal täglich (nachts).
6. Bekannte Einschränkungen
- Einige HRIS-Tools unterstützen keine verschachtelten Gruppen.
- Mit der HRIS-Integration werden Gruppen ohne zugewiesene Mitglieder nicht synchronisiert.
- Das Synchronisieren von Profilbildern ist nicht bei jedem HRIS möglich.
7. FAQs
deskbird behandelt einen entfernten Mitarbeitenden auf zwei Arten – je nachdem, was mit dem Mitarbeitenden-Datensatz im HRIS passiert. Beide Varianten entsprechen den Aktionen, die Admins manuell unter Admin > Benutzerverwaltung: Nutzer durchführen können.
Deaktivieren – wenn der Mitarbeitende im HRIS auf inaktiv oder beendet gesetzt wird (die meisten Offboarding-Fälle):
- Der Nutzer bleibt in der Nutzerliste, ist als
Inaktivmarkiert und kann sich nicht mehr einloggen. - Künftige Buchungen und Pläne werden storniert, zugewiesene Desks werden freigegeben.
- Vergangene Buchungen bleiben dem Nutzer zugeordnet.
- Wiederherstellbar: Ein Admin kann Aktivieren auswählen oder der Nutzer wird automatisch wieder aktiviert, sobald er im HRIS wieder auf aktiv gesetzt wird.
Löschen – wenn der Mitarbeitenden-Datensatz im HRIS gelöscht wird (entspricht dem Auswählen von Löschen im Nutzerprofil):
- Der Nutzer wird aus der Nutzerliste entfernt und sein Login gelöscht.
- Name und E-Mail-Adresse werden durch "Gelöschter Nutzer" ersetzt.
- Künftige Buchungen und Pläne werden gelöscht. Vergangene Buchungen bleiben in Analytics unter "Gelöschter Nutzer".
- Nicht wiederherstellbar: Ein gelöschter Nutzer kann nicht wiederhergestellt werden.
💡 Wird ein gelöschter Mitarbeitender im HRIS wieder aktiv, legt deskbird einen neuen Nutzer an, der nicht mit dem alten Konto verknüpft ist. Um die Wiederherstellung zu ermöglichen, setze den Nutzer im HRIS auf inaktiv oder beendet, statt den Datensatz zu löschen.