Boek een vergaderruimte

Met deskbird kun je makkelijk een vergaderruimte vinden en reserveren, direct via de web- of mobiele app. Je kunt filteren op beschikbaarheid, capaciteit en apparatuur, en met een paar klikken boeken — je reservering is meteen zichtbaar voor je collega's.

1. Vind een beschikbare ruimte
2. Boek een ruimte
3. Goedkeuringen voor vergaderruimtes
4. Boek een terugkerende vergadering
5. Bekijk en beheer je ruimteboekingen
6. Veelgestelde vragen

1. Vind een beschikbare ruimte

1. Ga naar het tabblad Boeken > Vergaderruimtes. Vergaderruimtes zijn visueel anders dan werkplekken.
2. Kies in het tabblad Filters hoe de beschikbaarheid wordt weergegeven:
   • Huidige beschikbaarheid — laat zien welke ruimtes nu vrij zijn.
   • Beschikbaar in de geselecteerde periode — toont ruimtes die vrij zijn op de door jou gekozen datum en tijd.
3. Gebruik de extra filters Toegang, Capaciteit en Diensten om je resultaten verder te verfijnen.
4. Klik op een ruimte om de details te bekijken: capaciteit, foto's, apparatuur en beschikbare tijdsloten.

2. Boek een ruimte

1. In het overzicht Boeken > Vergaderruimtes klik en sleep je over het gewenste tijdslot (bijv. 10:30–11:30) op de rij van de ruimte.
2. Er opent een boekingspaneel. Vul in:
   • Vergadertitel
   • Datum en tijd
   • Genodigden (optioneel)
   • Vergaderlink (optioneel — genereer een link als je organisatie Microsoft of Google gebruikt, of plak een link van een andere aanbieder)
   • Catering & Diensten (optioneel — zie Catering of diensten aanvragen voor een vergaderruimte)
3. Klik op Bevestigen om de boeking op te slaan. Het rooster van de ruimte wordt direct bijgewerkt.
4. 💡 Bij sommige ruimtes staat er Boeking aanvragen in plaats van Bevestigen, en zie je een melding dat de ruimte goedkeuring vereist. Zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes hieronder voor het vervolg.

3. Goedkeuringen voor vergaderruimtes

Sommige vergaderruimtes zijn door je beheerder ingesteld zodat een boeking eerst goedgekeurd moet worden. Als een ruimte goedkeuring vereist, zie je in het boekingspaneel de melding: "Deze ruimte vereist goedkeuring. Je aanvraag wordt beoordeeld voordat de boeking wordt bevestigd." De knop verandert dan van Bevestigen naar Boeking aanvragen.

Wat gebeurt er nadat je een aanvraag hebt ingediend:

• Je ziet een bevestiging "Boekingsaanvraag ingediend" met de door jou gekozen datum en tijd.
• De boeking staat als In afwachting in je Boekingen-lijst en in het Boeken > Vergaderruimtes-kalenderoverzicht, totdat deze is beoordeeld.
• Het door jou aangevraagde tijdslot wordt voor je vastgehouden — niemand anders kan het boeken zolang het in afwachting is.
• Als je aanvraag goedgekeurd wordt, wordt de boeking bevestigd en verdwijnt de status In afwachting.
• Statuswijzigingen zijn meestal binnen een minuut zichtbaar. Als er net een beslissing is genomen, wacht dan een paar seconden voordat je de pagina ververst.
• Sommige aanvragen zijn gemarkeerd als Beslist in Outlook. Dit betekent dat de beslissing in de eigen agenda van de ruimte is genomen en niet in deskbird, dus er wordt geen individuele goedkeurder getoond. Het resultaat is hetzelfde.
• Een goedgekeurde boeking kan alsnog wijzigen. Als de beslissing in de agenda van de ruimte wordt teruggedraaid, kan de boeking weer In afwachting worden of geannuleerd worden. Een afgewezen aanvraag kan later alsnog goedgekeurd worden — bijvoorbeeld als de vergadering wordt verplaatst naar een tijd die wel geaccepteerd wordt.
• Als niemand je aanvraag beoordeelt vóór de starttijd van de boeking, wordt deze automatisch geannuleerd.
• Bij een terugkerende vergadering wordt de hele reeks in één keer goed- of afgekeurd.
• Als je later de tijd of ruimte wijzigt van een al goedgekeurde boeking, moet deze opnieuw worden goedgekeurd.
• Collega's die als goedkeurder voor een ruimte zijn ingesteld, kunnen hun eigen boekingen vaak direct bevestigen zonder goedkeuring.

Je kunt de status van je aanvragen altijd bekijken onder Boekingen in het hoofdmenu. Elke aanvraag heeft een eigen detailpagina met de status (bijv. In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen, Beslist in Outlook), wie de aanvraag heeft gedaan, wie deze heeft beoordeeld en — als deze is afgewezen — de reden.

Wil je een aanvraag intrekken die je niet meer nodig hebt? Verwijder dan de boeking onder Boekingen. Hiermee annuleer je de aanvraag en komt het tijdslot weer vrij.

💡 Ruimtes die goedkeuring vereisen, kunnen op dit moment niet geboekt worden via de Kioskmodus.

4. Boek een terugkerende vergadering

Kies bij het maken van een boeking de optie Herhalen of herhalingsinstellingen in het boekingspaneel. Selecteer het gewenste herhalingspatroon (bijv. dagelijks, wekelijks) en de einddatum, en bevestig. Elke afspraak wordt als aparte boeking aangemaakt, gekoppeld aan de reeks.

💡 Voor terugkerende vergaderingen die via een gekoppelde agenda (Microsoft of Google) zijn geboekt, kun je de herhalingsinstellingen het beste direct in je agenda-app beheren.

⚠️ Als een lange reeks terugkerende vergaderingen direct verdwijnt of wordt afgewezen, loopt deze waarschijnlijk verder door dan de ruimte toestaat. Maak de reeks korter, of vraag je beheerder om het boekingsvenster van de ruimte te verlengen.

5. Bekijk en beheer je ruimteboekingen

Om je bestaande ruimteboekingen te bekijken, ga je naar Boekingen in het hoofdmenu. Hier kun je:

• Klik op het potlood-icoon om een boeking te bewerken — pas de titel, datum, tijd, genodigden, vergaderlink of diensten aan.
• Klik op het prullenbak-icoon om een boeking te verwijderen.

Je kunt boekingen ook direct bewerken in het Boeken > Vergaderruimtes-kalenderoverzicht als je de organisator bent. Met de drag-and-drop functie kun je een vergadering naar een andere tijd of ruimte slepen in het overzicht — de oorspronkelijke organisator krijgt hiervan automatisch een melding.

💡 Als een ruimte goedkeuring vereist, verschijnen boekingen die nog beoordeeld moeten worden in je Boekingen-lijst met de status In afwachting totdat ze zijn beoordeeld — zie Goedkeuringen voor vergaderruimtes hierboven.

💡 Een ruimteboeking kan ook geannuleerd worden vanuit de eigen agenda van de ruimte. Als een boeking verdwijnt en niemand heeft deze in deskbird verwijderd, controleer dan de vergadering in je agenda-app of vraag het na bij je beheerder.

6. Veelgestelde vragen