Met deskbird kun je direct vanuit je Planning-evenementen aanmaken op kantoor, collega’s uitnodigen en bijhouden wie van plan is te komen — zo breng je mensen samen en stimuleer je samenwerking op kantoor.
1. Evenement aanmaken
⚠️ De rechten om evenementen aan te maken hangen af van de instellingen van je bedrijf. Standaard kunnen alleen Admins evenementen aanmaken. Je Admin kan deze mogelijkheid ook geven aan Managers of individuele Gebruikers. Zie je de optie om een evenement aan te maken niet? Neem dan contact op met je Admin.
Zo maak je een evenement aan vanuit je persoonlijke Planning:
- Ga naar het tabblad Planning.
- Onder de agenda vind je het gedeelte Bekijk alle aankomende evenementen en klik je op het ➕-icoon ernaast.
- Vul het formulier voor het evenement in:
- Naam van het evenement en eventueel een emoji
- Datum en tijd
- Locatie
- Optioneel Beschrijving
- RSVP-instellingen en eventueel een aanwezigheidslimiet
- Alle gebruikers per e-mail informeren, om uitgenodigden een e-mailuitnodiging te sturen
- Klik op Evenement publiceren om het te delen met de uitgenodigden.
💡 Als je een aanwezigheidslimiet instelt, kun je die niet meer aanpassen nadat het evenement is gepubliceerd. Zodra de limiet is bereikt, komen extra aanmeldingen automatisch op een wachtlijst.
⚠️ E-mails van de organisator: Als Alle gebruikers per e-mail informeren uitstaat, ontvangen uitgenodigden geen e-mailuitnodiging, maar zien ze het evenement wel in hun Planning-tabblad. Als organisator ontvang je altijd een bevestigingsmail met een agenda-uitnodiging (.ics-bestand), ongeacht deze instelling.
2. Collega's uitnodigen
Bij het aanmaken van een evenement gebruik je het veld Uitgenodigden om te kiezen wie een uitnodiging ontvangt:
- Gebruikersgroepen — nodig in één keer een hele afdeling of team uit
- Individuele gebruikers — voeg specifieke collega’s toe op naam
- Hele kantoren — nodig iedereen uit die aan een bepaald kantoor is gekoppeld
Uitgenodigde collega’s zien het evenement gemarkeerd in hun Planning-tabblad en kunnen daar direct RSVP’en. Als Agenda synchroniseren met Google of Microsoft is ingeschakeld, wordt het evenement ook aan hun agenda toegevoegd zodra ze accepteren.
💡 Evenementen aanmaken en bewerken kan via de webapp en Microsoft Teams. In de deskbird mobiele app kun je evenementen bekijken en RSVP’en, maar niet aanmaken of bewerken.
3. Een evenement bewerken of verwijderen
Zo bewerk je een evenement dat je hebt aangemaakt:
- Open het evenement via de lijst Bekijk alle aankomende evenementen in je Planning-tabblad.
- Klik op Bewerken en pas de details aan waar nodig.
- Sla je wijzigingen op. Uitgenodigden die een e-mailuitnodiging hebben ontvangen, krijgen per e-mail bericht van de wijzigingen.
Zo verwijder je een evenement:
- Open het evenement en klik op Verwijderen.
- Bevestig de verwijdering. Het evenement wordt uit de planningen en agenda’s van alle uitgenodigden verwijderd.
⚠️ Het verwijderen van een evenement kan niet ongedaan worden gemaakt. Alle RSVPs en agenda-items die bij het evenement horen, worden verwijderd.