La funzione Prenotazione per gli ospiti in deskbird ti permette di riservare una scrivania o un posto auto per un visitatore esterno — come un freelance, un cliente o un candidato a un colloquio — così avrà uno spazio confermato al suo arrivo. L’ospite riceve una conferma via email con tutti i dettagli.
- Prenota una scrivania per un ospite
- Cosa riceve l’ospite
- Check-in per conto di un ospite
- Domande frequenti
1. Prenota una scrivania per un ospite
- Vai alla sezione Prenota nell’app web di deskbird.
- Seleziona la data e la scrivania o il posto auto che vuoi riservare.
- Nel selettore del tipo di prenotazione, scegli Ospite.
- Inserisci il nome e l’indirizzo email dell’ospite.
- Controlla i dettagli e clicca su Conferma.
⚠️ Non riutilizzare mai lo stesso indirizzo email per ospiti diversi. deskbird considera l’email come identificativo univoco, quindi riutilizzarla può sovrascrivere la prenotazione di un ospite precedente. Se l’ospite non deve ricevere un’email, usa un formato come tuo.nome+nomeospite@tuodominio.com.
💡 Le prenotazioni per gli ospiti compaiono nelle tue Prenotazioni future così puoi modificarle o effettuare il check-in facilmente.
2. Cosa riceve l’ospite
Una volta confermata la prenotazione:
- L’ospite riceve una conferma via email con la data, la sede e i dettagli della scrivania prenotata.
- Anche tu (che hai effettuato la prenotazione) ricevi una copia della conferma.
Gli ospiti vengono visualizzati come visitatori esterni nella panoramica dell’ufficio, così i tuoi colleghi sanno che sarà presente una persona esterna all’azienda.
3. Check-in per conto di un ospite
Gli ospiti non possono effettuare il check-in autonomamente. Se il check-in è attivo nella tua azienda, tu — come proprietario della prenotazione — devi effettuare il check-in per loro:
- Vai su Prenotazioni > Prenotazioni future.
- Trova la prenotazione per l’ospite.
- Clicca su Check-in quando si apre la finestra di check-in.
4. Domande frequenti
Gli amministratori globali e gli amministratori di sede possono sempre effettuare Prenotazione per gli ospiti. Se anche gli utenti standard o i manager possono creare Prenotazione per gli ospiti dipende dalle impostazioni della tua azienda, configurate in Impostazioni di prenotazione > Prenotazione per gli ospiti. Se non vedi l’opzione Ospite durante la prenotazione, contatta il tuo amministratore.
No. deskbird utilizza l’indirizzo email come identificativo univoco per ogni ospite. Se usi la stessa email per un ospite diverso, potresti sovrascrivere il record esistente e causare errori di prenotazione. Usa sempre l’email reale dell’ospite oppure, se ti serve un segnaposto, utilizza un alias univoco come tuo.nome+nomeospite@tuodominio.com.