Sincronizzazione del calendario per lo stato della pianificazione e le sale riunioni

1. Vai su Admin > Integrazioni.
2. Clicca su Connetti (o Aggiorna sincronizzazione se hai già una connessione).
3. Seleziona Microsoft.
4. Accedi con un account Global Administrator.
5. Fornisci il consenso a tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.

1. Apri il portale Microsoft Entra ID (Azure).
2. Vai su Applicazioni aziendali.
3. Seleziona l’app deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Nel menu a sinistra, apri Autorizzazioni.
5. Clicca su Concedi consenso amministratore per <nome della tua azienda> e accetta tutte le autorizzazioni.

Suggerimento: Puoi limitare l’accesso a specifici calendari utilizzando una Application Access Policy di Microsoft.

• Place.Read.All
  Permette a deskbird di leggere le informazioni sugli spazi aziendali (ad es. sale riunioni e liste sale) così da poterle importare in deskbird.
• Calendars.ReadWrite
  Permette a deskbird di creare, leggere, aggiornare ed eliminare eventi sui calendari delle sale per mantenere sincronizzate le prenotazioni delle sale riunioni.

Queste sono autorizzazioni a livello di applicazione, cioè deskbird accede alle API Microsoft Graph come applicazione (non per conto di un utente).

1. Apri la console di amministrazione Google (è richiesto il Super Admin).
2. Vai su Sicurezza > Controllo accessi e dati > Controlli API.
3. Sotto Delega a livello di dominio, clicca su Gestisci delega a livello di dominio.
4. Clicca su Aggiungi nuovo.
5. Inserisci Client ID: 108092835268664080778
6. In OAuth Scopes, aggiungi gli scope qui sotto e clicca su Autorizza.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Vai su Admin > Integrazioni.
2. Clicca su Connetti (o Aggiorna sincronizzazione se hai già una connessione).
3. Seleziona Google.
4. Accedi con il tuo account admin Google.
5. Fornisci il consenso a tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.

Cosa vedono gli utenti nei loro calendari

• Microsoft Outlook: gli stati vengono mostrati come eventi per l’intera giornata.
• Google Calendar: gli stati appaiono come voci di luogo di lavoro.

Il tipo di evento dipende dallo stato selezionato:

• Ufficio e Lavoro da remoto → voci di luogo di lavoro
• Assente e stati personalizzati → eventi per l’intera giornata

1. Apri la web app di deskbird.
2. Vai su Admin > Piani e spazi.
3. Clicca su + Aggiungi area e seleziona sala riunioni.
4. Inserisci i dettagli della sala (nome, capienza, ecc.) e clicca su Salva.

💡 Le sale riunioni create manualmente non possono essere sincronizzate con i calendari Google o Microsoft.

Passaggio 1 – Configura la sincronizzazione del calendario delle sale

• Vai su Admin > Integrazioni > Sincronizzazione del calendario delle sale.
• Scegli Google o Microsoft e completa la configurazione del provider sopra indicata.

Passaggio 2 – Importa le sale

• Vai su Admin > Piani e spazi > + Aggiungi area > Sala riunioni > Importa sala da Microsoft o Google.
• Seleziona le sale dal tenant collegato e importale.

Note

• Microsoft: le sale appena create o aggiornate possono impiegare fino a 48 ore per comparire.
• Google: assicurati che la categoria della sala sia impostata su CONFERENCE_ROOM.
• Accettazione e rifiuto: il calendario delle risorse della sala in Google/Microsoft decide se una prenotazione viene accettata. Se una prenotazione viene rifiutata, sarà rimossa da deskbird.

💡 Una volta importate le sale, puoi creare link per videoconferenze quando prenoti sale riunioni in deskbird (a seconda della configurazione del provider).

💡 La ricerca tiene conto esattamente del nome della sala (inclusi ortografia e punteggiatura). Inserisci il nome della sala come appare nella directory del provider.

In Microsoft Outlook, gli stati del calendario vengono mostrati come eventi di intera giornata. Questo vale, ad esempio, per Assente e per qualsiasi stato personalizzato.

Sì. deskbird rispetta le restrizioni configurate in Outlook/Exchange (ad esempio, “non può essere prenotata con più di 6 mesi di anticipo”). La richiesta può sembrare andata a buon fine inizialmente, ma se Outlook la rifiuta, l’utente verrà avvisato e la prenotazione non resterà su deskbird.

Le restrizioni non vengono applicate retroattivamente: le prenotazioni create prima dell’attivazione della regola non vengono influenzate (stesso comportamento di Microsoft).

deskbird non può aggirare le restrizioni di Outlook. Il calendario delle risorse della sala decide se una prenotazione viene accettata. Se Outlook rifiuta la richiesta (ad esempio, utente non autorizzato, approvazione richiesta), la prenotazione viene rimossa da deskbird dopo il rifiuto.

In Google Calendar, gli stati del calendario appaiono come voci di luogo di lavoro per Ufficio e Lavoro da mobile.

Assente e tutti gli stati personalizzati vengono mostrati come eventi di intera giornata.

Assicurati che la sala sia configurata come risorsa in Google Workspace e (per la massima compatibilità) utilizzi la categoria CONFERENCE_ROOM. Verifica inoltre che la delega a livello di dominio sia stata configurata correttamente e che tutti gli ambiti richiesti siano stati autorizzati.

Sì. Google è la fonte ufficiale per l’accettazione delle sale. Se il calendario della sala rifiuta una richiesta di prenotazione, la prenotazione non resterà su deskbird.