Desks Professional et supérieur ou Dock Plus
Aperçu du portfolio affiche tous tes bureaux sur un seul écran : le taux d’occupation de chaque bureau, combien de postes restent vides en moyenne chaque jour, et quels étages et zones sont sous-utilisés. Cette vue est conçue pour les revues immobilières, les renouvellements de bail, la planification budgétaire et les projets de consolidation, afin que tu n’aies plus besoin de créer des rapports bureau par bureau. Toutes les données sont basées sur la présence réelle détectée par deskbird Dock, et non sur les réservations, et elles sont mises à jour chaque nuit.
- Avant de commencer
- Où trouver l’Aperçu du portfolio
- Cartes KPI et statut de santé
- Comparer et exporter les bureaux
- Zoom sur un bureau
- Comment les chiffres sont calculés
- Limites et remarques sur les données
- FAQ
1. Avant de commencer
- Abonnement : Aperçu du portfolio fait partie de deskbird intelligence, inclus dans Desks Professional et supérieur, et aussi disponible en tant qu’abonnement autonome. Voir Feature Availability.
- Rôle : Les Admins globaux, les Admins de bureau et les utilisateurs avec un rôle personnalisé incluant l’autorisation pour afficher les analyses de bureau peuvent ouvrir la page. Les Admins de bureau et les rôles personnalisés ne voient que les bureaux qui leur sont attribués. Les rôles personnalisés se configurent dans Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations, dans le groupe Autorisation pour afficher les analyses.
- Détection de bureau : un bureau apparaît dans les chiffres uniquement après que deskbird Dock y a détecté des personnes. Configure la détection de bureau pour chaque bureau que tu veux inclure.
- Postes associés à des écrans : les bureaux froids, les zones sous-utilisées et la répartition par étage et zone utilisent uniquement les postes qui ont un écran associé. Voir Détection de ressources.
💡 Astuce : plus tu associes de postes à des écrans, plus tu obtiens de détails sur les étages, les zones et les postes vides. L’occupation moyenne fonctionne même sans postes associés.
2. Où trouver l’Aperçu du portfolio
- Va dans Intelligence > Aperçu du portfolio.
- Choisis une période avec le sélecteur de dates en haut de la page : La semaine dernière, Le mois dernier, Les 3 derniers mois, L’année dernière ou Période personnalisée (jusqu’à 366 jours).
Le sélecteur de dates contrôle tous les chiffres de la page, y compris ceux des pages de bureau. Chaque période se termine la veille, car les données sont mises à jour une fois par nuit.
3. Cartes KPI et statut de santé
Quatre cartes en haut de la page résument tous les bureaux que tu peux voir :
- Bureaux suivis : le nombre de bureaux ayant envoyé des données de détection sur la période sélectionnée, sur le total des bureaux (par exemple, 10/151), et combien de postes actifs ces bureaux possèdent.
- Occupation moyenne : combien de personnes sont venues un jour ouvré moyen, comparé au nombre de postes, avec le statut de santé de tout le portefeuille. 70 % signifie 70 personnes pour 100 postes. La valeur peut dépasser 100 %.
- Bureaux froids : combien de postes associés n’ont été utilisés par personne pendant au moins 60 minutes sur un jour ouvré moyen. Ce sont les postes que tu paies sans qu’ils soient utilisés.
- Zones sous-utilisées : le nombre de zones où plus de la moitié des postes associés restent vides.
Chaque bureau, étage et zone reçoit un statut de santé basé sur son occupation :
| Statut de santé | Occupation | Signification |
|---|---|---|
| Sous-utilisé | Moins de 50 % | Moins de la moitié des postes sont nécessaires un jour moyen. |
| Sain | 50 % à 80 % | Utilisation typique avec de la marge. |
| Proche de la capacité | 80 % à 100 % | Occupé, avec peu de capacité libre un jour moyen. |
| Au-delà de la capacité | Plus de 100 % | Plus de personnes viennent que de postes disponibles. |
Si aucun de tes bureaux n’a de postes associés à des écrans, les cartes Bureaux froids et Zones sous-utilisées sont grisées avec un message invitant à associer des postes.
4. Comparer et exporter les bureaux
Sous les cartes KPI, le graphique Comparer l’occupation compare les bureaux jour par jour sur la période sélectionnée :
- Par défaut, il affiche la Moyenne totale de tous les bureaux, le bureau avec l’occupation la plus élevée (HAUT) et celui avec la plus basse (BAS).
- Clique sur Ajouter un bureau pour comparer jusqu’à 5 bureaux supplémentaires à la moyenne.
- Un court résumé sous le graphique décrit l’évolution de la moyenne sur la période.
Dans la section Bureaux, bascule entre Cartes et Tableau. Le tableau affiche les colonnes Bureau, Ville, Occupation moyenne, Nombre total de postes et Bureaux froids, et la barre d’occupation est colorée selon le statut de santé. Quand seuls certains postes d’un bureau sont associés, le tableau indique aussi combien le sont.
- Recherche : tape le nom d’un bureau pour filtrer la liste.
- Filtre : affiche uniquement les bureaux avec un statut de santé spécifique.
- Trier : classe les bureaux par occupation moyenne, nom, ville, nombre total de postes ou bureaux froids.
- Exporter : clique sur Exporter en haut de la page pour ouvrir la boîte de dialogue d’impression de ton navigateur, puis enregistre la page en PDF pour une réunion ou un rapport.
⚠️ Important : les bureaux sans aucune donnée de détection sont signalés avec une invite à configurer la détection de bureau. Ils ne sont comptés dans aucun chiffre tant que deskbird Dock n’y détecte pas de personnes.
5. Zoom sur un bureau
Clique sur un bureau pour ouvrir ses détails (Retour ramène au portfolio). L’en-tête affiche le statut de santé et l’occupation (par exemple, Sain | 72 %), la ville, et le nombre d’étages et de postes. En dessous :
- Occupation hebdomadaire : l’occupation moyenne par jour de la semaine, du lundi au vendredi, avec un résumé du jour le plus chargé et du plus calme. Utilise-le pour définir des jours d’ancrage ou libérer des postes les jours calmes.
- Tendance de l’occupation : l’occupation du bureau jour par jour, comparée à Moy. Tous les bureaux (ceux que tu peux voir). Le résumé indique de combien de points le bureau est au-dessus ou en dessous de la moyenne.
- Répartition par étage et zone : occupation, nombre total de postes et bureaux froids par étage. Déplie un étage pour voir ses zones, et utilise la recherche, le filtre et le tri comme dans la liste des bureaux. Les bureaux sans postes associés affichent un message invitant à associer des postes.
💡 Astuce : dans la Répartition par étage et zone, la colonne Occupation moyenne est basée uniquement sur les postes associés (utilisation des postes, voir section 6). Elle peut donc différer de l’occupation du bureau affichée dans l’en-tête.
Pour les tendances horaires et le détail au niveau du poste du même bureau, clique sur Occupation des bureaux en haut à droite. Cela ouvre les Analyses Dock.
6. Comment les chiffres sont calculés
L’Aperçu du portfolio additionne les données jour par jour puis divise. Il ne fait jamais la moyenne de pourcentages, donc un grand bureau pèse plus qu’un petit, et un lundi chargé compte vraiment comme chargé. Seuls les jours ouvrés (selon les heures d’ouverture du bureau) sont pris en compte.
- Personne dans le bureau : quelqu’un dont l’appareil a été détecté par deskbird Dock dans le bureau pendant au moins 60 minutes ce jour-là, sur le réseau du bureau ou connecté à un écran. Chaque appareil compte une fois par jour.
- Occupation moyenne : tous les jours-personnes-au-bureau divisés par tous les jours-postes-actifs. Les postes actifs sont les postes flexibles qui pouvaient être réservés ce jour-là, avec ou sans écran. La valeur n’est pas plafonnée à 100 %.
- Bureaux froids : postes associés qu’aucune personne n’a utilisés pendant au moins 60 minutes dans les heures d’ouverture, en moyenne sur les jours où le bureau avait des postes associés. Le comptage commence avec le premier signal Dock du bureau.
- Utilisation des postes (étages et zones) : jours-postes-associés-utilisés divisés par jours-postes-associés, plafonné à 100 %. Une zone avec une utilisation des postes inférieure à 50 % est considérée comme sous-utilisée.
Exemple pour un jour ouvré dans un bureau avec 100 postes :
| Configuration du bureau | Données ce jour-là | Occupation moyenne | Bureaux froids | Étages et zones |
|---|---|---|---|---|
| Aucune détection | Aucune | Non compté | Non compté | Non compté |
| Détection de bureau uniquement | 70 personnes pendant 1h ou plus | 70 % | Aucun (pas de postes associés) | Message pour associer des postes |
| Partiellement associé | 70 personnes, 40 postes associés, 30 utilisés | 70 % | 10 | 75 % d’utilisation des postes |
| Totalement associé | 62 personnes, 100 postes associés, 55 utilisés | 62 % | 45 | 55 % d’utilisation des postes |
💡 Astuce : l’occupation moyenne utilise la détection de bureau, donc elle couvre tout le monde dans le bureau. Les bureaux froids et les chiffres par étage et zone utilisent les écrans associés, donc ils ne couvrent que les postes associés.
7. Limites et remarques sur les données
- Quotidien, pas en direct : les données sont mises à jour chaque nuit et s’arrêtent toujours à la veille.
- Présence, pas réservations : les réservations et enregistrements ne sont pas utilisés.
- Postes uniquement : les salles de réunion et places de parking ne sont pas incluses.
- Visites courtes : les séjours de moins de 60 minutes ne sont pas comptés, ni pour les personnes ni pour les postes.
- Changement du nombre de postes : chaque jour garde le nombre de postes qu’il avait. Les postes ajoutés ou supprimés modifient les chiffres à partir de ce moment-là.
- Statut d’association : le nombre de postes associés affiché dans le tableau des bureaux reflète toujours l’association d’aujourd’hui, tandis que les bureaux froids couvrent la période sélectionnée.
- Bureaux inactifs : un bureau disparaît des chiffres 2 mois après son dernier signal de détection.
- Nouvelles entreprises : les chiffres apparaissent dès le premier jour de détection et se complètent au fur et à mesure que les données arrivent. Une courte note sur la page indique la progression jusqu’à ce que 2 semaines complètes de données soient disponibles.
8. FAQ
Vérifie ces points :
- Ton entreprise dispose de deskbird intelligence (Desks Professional et supérieur, ou un abonnement autonome).
- Tu es Admin global ou Admin de bureau, ou ton rôle personnalisé inclut l’autorisation pour afficher les analyses de bureau.
Seuls les bureaux où deskbird Dock a détecté des personnes pendant la période sélectionnée sont comptés. Vérifie que la détection de bureau est configurée pour ce bureau et que les personnes concernées ont installé l’application deskbird Dock. Les bureaux disparaissent aussi 2 mois après leur dernier signal de détection. Si tu es Admin de bureau, tu ne vois que les bureaux que tu gères.
Ces deux chiffres nécessitent des postes avec un écran associé. Associe des écrans aux postes dans Détection de ressources. Les chiffres s’affichent dès la première nuit après que les postes associés envoient des données.
L’occupation moyenne compare le nombre de personnes dans le bureau au nombre de postes. Quand plus de personnes viennent qu’il n’y a de postes (par exemple, parce que des personnes travaillent dans les salles de réunion ou les espaces détente), la valeur dépasse 100 % et le bureau est marqué comme Au-delà de la capacité.
L’Aperçu du portfolio et les Analyses Dock calculent l’occupation différemment, et leurs codes couleur utilisent des plages différentes. Par exemple, l’Aperçu du portfolio ne compte les bureaux froids que parmi les postes associés et compte une personne seulement après 60 minutes dans le bureau. Utilise l’Aperçu du portfolio pour comparer les bureaux entre eux, et les Analyses Dock pour les tendances horaires dans un bureau.
L’Aperçu du portfolio est mis à jour une fois par nuit. Chaque période se termine la veille.
Non. Tous les chiffres sont basés sur la présence détectée par deskbird Dock. Un poste réservé mais non utilisé compte comme bureau froid, et une personne qui vient sans réservation compte quand même dans l’occupation.