deskbird te permet de créer des événements directement depuis ta vue Planning, d’inviter des collègues et de suivre qui prévoit d’y participer — pour rassembler les gens et renforcer la collaboration au Bureau.
1. Créer un événement
⚠️ Les autorisations de création d’Événements dépendent des paramètres de ton Entreprise. Par défaut, seuls les Admin peuvent créer des Événements. Ton Admin peut aussi donner ce droit aux Manager ou à certains Utilisateurs. Si tu ne vois pas l’option pour créer un Événement, contacte ton Admin.
Pour créer un Événement depuis ta vue personnelle du Planning :
- Va dans l’onglet Planning.
- Sous le calendrier, trouve la section Voir tous les événements à venir et clique sur l’icône ➕ à côté.
- Remplis le formulaire de l’Événement :
- Nom de l’Événement et emoji facultatif
- Date et heure
- Lieu
- Description (facultatif)
- Paramètres RSVP et Nombre max de participants (facultatif)
- Notifier tous les utilisateurs par e-mail, pour envoyer une invitation par e-mail aux Invités
- Clique sur Publier l’événement pour le partager avec les Invités.
💡 Si tu définis un Nombre max de participants, il ne pourra plus être modifié après la publication de l’Événement. Une fois la limite atteinte, les inscriptions supplémentaires sont automatiquement placées sur liste d’attente.
⚠️ E-mails de l’Organisateur : Si Notifier tous les utilisateurs par e-mail est désactivé, les Invités ne reçoivent pas d’invitation par e-mail, mais voient quand même l’Événement dans leur onglet Planning. En tant qu’Organisateur, tu reçois toujours un e-mail de confirmation avec une invitation calendrier (fichier .ics), quel que soit ce paramètre.
2. Inviter des collègues
Lors de la création de l’Événement, utilise le champ Invités pour choisir qui recevra une invitation :
- Groupes d’utilisateurs — invite tout un service ou une équipe d’un coup
- Utilisateurs individuels — ajoute des collègues spécifiques par leur nom
- Bureaux entiers — invite toutes les personnes affectées à un Bureau en particulier
Les collègues invités verront l’Événement mis en avant dans leur onglet Planning et pourront y répondre via RSVP directement depuis cet onglet. Si la Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft est activée, l’Événement sera aussi ajouté à leur Calendrier une fois accepté.
💡 La création et la modification d’Événements sont possibles sur l’application web et sur Microsoft Teams. Sur l’application mobile deskbird, tu peux consulter les Événements et y répondre via RSVP, mais tu ne peux pas les créer ni les modifier.
3. Modifier ou supprimer un événement
Pour modifier un Événement que tu as créé :
- Ouvre l’Événement depuis la liste Voir tous les événements à venir dans ton onglet Planning.
- Clique sur Modifier et mets à jour les informations si besoin.
- Enregistre tes modifications. Les Invités qui ont reçu une invitation par e-mail seront informés des changements par e-mail.
Pour supprimer un Événement :
- Ouvre l’Événement et clique sur Supprimer.
- Confirme la suppression. L’Événement sera retiré des plannings et calendriers de tous les Invités.
⚠️ La suppression d’un Événement est irréversible. Tous les RSVP et entrées de calendrier associés à l’Événement seront supprimés.