deskbird vous permet de créer des événements au bureau directement depuis votre vue Planning, d’inviter des collègues et de suivre qui prévoit d’y participer — pour rassembler les équipes et favoriser la collaboration sur site.
1. Créer un événement
⚠️ Les autorisations de création d’événements dépendent des paramètres de votre entreprise. Par défaut, seuls les administrateurs peuvent créer des événements. Votre administrateur peut également accorder ce droit aux managers ou à certains utilisateurs. Si vous ne voyez pas l’option pour créer un événement, contactez votre administrateur.
Pour créer un événement depuis votre vue Planning personnel :
- Allez dans l’onglet Planning.
- Sous le calendrier, trouvez la section Voir tous les événements à venir et cliquez sur l’icône ➕ à côté.
- Remplissez le formulaire de l’événement :
- Nom de l’événement et emoji facultatif
- Date et heure
- Lieu
- Description (facultatif)
- Paramètres RSVP et limite de participants (facultatif)
- Cliquez sur Publier l’événement pour le partager avec les invités.
💡 Si vous définissez une limite de participants, elle ne pourra plus être modifiée après la publication de l’événement. Une fois la limite atteinte, les inscriptions supplémentaires seront automatiquement placées sur liste d’attente.
2. Inviter des collègues
Lors de la création de l’événement, utilisez le champ Invités pour choisir qui recevra une invitation :
- Groupes d’utilisateurs — invitez tout un service ou une équipe en une seule fois
- Utilisateurs individuels — ajoutez des collègues spécifiques par leur nom
- Bureaux entiers — invitez toutes les personnes affectées à un site de bureau particulier
Les collègues invités verront l’événement mis en avant dans leur onglet Planning et pourront répondre directement depuis cet endroit. Si la Synchronisation du calendrier est activée, l’événement sera également ajouté à leur calendrier lorsqu’ils acceptent l’invitation.
💡 La création et la modification d’événements sont disponibles sur l’application web et Microsoft Teams. Sur l’application mobile deskbird, vous pouvez consulter les événements et y répondre, mais pas les créer ni les modifier.
3. Modifier ou supprimer un événement
Pour modifier un événement que vous avez créé :
- Ouvrez l’événement depuis la liste Voir tous les événements à venir dans votre onglet Planning.
- Cliquez sur Modifier et mettez à jour les informations si besoin.
- Enregistrez vos modifications. Les invités seront informés de toute mise à jour.
Pour supprimer un événement :
- Ouvrez l’événement et cliquez sur Supprimer.
- Confirmez la suppression. L’événement sera retiré des plannings et calendriers de tous les invités.
⚠️ La suppression d’un événement est irréversible. Tous les RSVP et entrées de calendrier associés à l’événement seront supprimés.