deskbird s’intègre avec des fournisseurs SIRH comme Personio, HiBob et Workday pour synchroniser automatiquement les données des utilisateurs, les appartenances aux groupes et les absences. Cet article explique comment fonctionne la synchro, à quoi s’attendre lors de la configuration et comment résoudre les problèmes courants.
- Fréquence et horaires de synchronisation
- À quoi s’attendre après la configuration initiale
- Désactivation des utilisateurs via le SIRH
- À quoi s’attendre pour la synchronisation des absences
- Résolution des problèmes courants
- FAQ
1. Fréquence et horaires de synchronisation
L’Intégration SIRH synchronise les données entre ton fournisseur SIRH et deskbird selon un planning défini :
- Synchronisation des utilisateurs et des groupes : s’exécute une fois par jour, généralement le matin (CET/CEST).
- Synchronisation des absences : également planifiée quotidiennement.
- Exception Personio : pour Personio, la synchronisation des utilisateurs et des groupes s’effectue toutes les heures une fois l’intégration établie — au lieu d’une fois par jour.
La Synchro du SIRH n’est pas en temps réel. Après avoir effectué des modifications dans ton SIRH (par exemple, ajout d’un nouvel employé, changement de département, enregistrement d’une absence), la mise à jour apparaîtra dans deskbird après la prochaine synchronisation planifiée. L’intervalle de synchronisation est défini par le fournisseur et ne peut pas être modifié.
2. À quoi s’attendre après la configuration initiale
Après avoir terminé la configuration de l’Intégration SIRH :
- Les utilisateurs n’apparaîtront pas immédiatement. La première synchronisation s’effectue lors de la prochaine plage prévue (généralement le lendemain matin). Prévoyez ton lancement en conséquence.
- Aucun e-mail d’invitation n’est envoyé. Les utilisateurs provisionnés via le SIRH ne reçoivent pas d’e-mail d’invitation. Ils peuvent accéder à deskbird directement avec leur méthode de connexion habituelle (SSO, e-mail, etc.).
- Vérifie la connexion : après la première synchronisation, va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs pour confirmer que les utilisateurs ont bien été importés.
Conseil pour le lancement
Si tu lances deskbird dans ton organisation et que tu comptes sur le provisionnement via le SIRH, configure l’intégration au moins 1 à 2 jours avant la date de mise en service pour que les utilisateurs soient synchronisés et prêts.
3. Désactivation des utilisateurs via le SIRH
Quand un employé quitte ton organisation et est désactivé ou supprimé dans ton SIRH :
- La désactivation est synchronisée avec deskbird lors du prochain cycle de synchronisation planifié.
- Le statut de l’utilisateur dans deskbird passe à Inactif.
- Les utilisateurs inactifs ne peuvent pas se connecter ni faire de Réservations, et ils ne sont pas comptabilisés dans ta Licence.
Si un utilisateur a été désactivé dans ton SIRH mais apparaît toujours comme Actif dans deskbird après 24 heures, vérifie si :
- Le statut de l’utilisateur a bien été modifié dans le SIRH (vérifie dans le panneau Admin du SIRH).
- L’intégration est toujours connectée (vérifie Admin > Entreprise : Intégrations).
- Des erreurs de synchronisation sont affichées dans le statut de l’intégration.
4. À quoi s’attendre pour la synchronisation des absences
Quand la synchronisation des absences est active, les absences approuvées depuis ton SIRH sont reflétées dans deskbird comme statuts de Planning (par exemple, « Absent »).
- Seules les absences approuvées sont synchronisées. Les Demandes en attente ne sont pas affichées dans deskbird.
- Les Absences sont synchronisées quotidiennement.
- Si tu as aussi activé la Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft, le flux est : SIRH > deskbird > Calendrier (par exemple, Outlook ou Google Calendar).
Les différents fournisseurs SIRH gèrent les types d’absences de façon différente. Tous les types d’absences ne sont pas forcément pris en charge pour la synchronisation. Consulte l’article Intégration SIRH : Absences pour les détails spécifiques à chaque fournisseur.
5. Résolution des problèmes courants
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Les nouveaux utilisateurs n’apparaissent pas dans deskbird | La synchronisation n’a pas encore eu lieu (planification quotidienne). | Attends la synchronisation du lendemain matin. Si les utilisateurs n’apparaissent pas après 24 heures, contacte le support. |
| Les données utilisateur (département, manager) ne se mettent pas à jour | Champ non mappé ou modification SIRH pas encore synchronisée. | Attends le prochain cycle de synchronisation. Si le problème persiste, vérifie que le champ concerné est inclus dans le périmètre de l’intégration. |
| Les Absences n’apparaissent pas dans deskbird | Absence pas encore approuvée dans le SIRH, ou type d’absence non pris en charge. | Vérifie que l’absence est approuvée dans le SIRH. Consulte l’article Absences pour les types pris en charge selon le fournisseur. |
| Les Absences affichent de mauvaises dates | Décalage de fuseau horaire ou gestion des demi-journées dans le SIRH. | Vérifie les paramètres de fuseau horaire dans ton SIRH et dans deskbird. Contacte le support avec des exemples précis (e-mail utilisateur, dates attendues, dates affichées). |
| Utilisateurs désactivés toujours Actifs dans deskbird | Désactivation SIRH non synchronisée, ou intégration déconnectée. | Vérifie que l’utilisateur est bien désactivé dans le SIRH. Vérifie Admin > Entreprise : Intégrations pour le statut de la synchronisation. Désactive manuellement si besoin urgent. |
6. FAQ
La Synchro du SIRH s’exécute une fois par jour, généralement le matin (Personio synchronise toutes les heures). Cela signifie que les utilisateurs apparaîtront après la prochaine synchronisation planifiée — et non immédiatement après la configuration. Si tu as besoin que les utilisateurs soient prêts pour une date de lancement précise, configure l’intégration au moins 1 à 2 jours à l’avance.
Les autorisations requises varient selon le fournisseur. Au minimum, deskbird a besoin d’un accès en lecture aux Profils des employés (nom, e-mail, département, statut d’emploi). Pour la synchronisation des absences, un accès en lecture aux données d’Absences est aussi nécessaire. Consulte le Guide de configuration de ton fournisseur (Intégration SIRH : Utilisateurs et Groupes) pour connaître les autorisations exactes requises.
Non. L’intervalle de synchronisation est déterminé par le fournisseur et ne peut pas être modifié. La plupart des fournisseurs synchronisent une fois par jour, généralement le matin. Personio fait exception et synchronise toutes les heures une fois l’intégration établie.