Intégration SIRH : Absences

Gestion des utilisateurs et des données Plus

L'intégration de deskbird avec votre SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) automatise le suivi des absences et améliore la précision des données. Elle aide à réduire les efforts redondants et garantit que votre planning de travail reflète la disponibilité en temps réel. Nous travaillons avec notre partenaire d'intégration, Merge, pour rendre ces intégrations disponibles.

💡 Nous nous associons à Merge pour fournir et soutenir ces intégrations.

1. Suivi des absences sans effort
2. SIRH pris en charge
3. Avantages
4. Configuration de l'intégration (recommandée)
5. Configuration SFTP
6. Expérience utilisateur

1. Suivi des absences sans effort

Actuellement, les utilisateurs qui utilisent à la fois deskbird et leur outil SIRH suivent leurs périodes d'absence sur les deux plateformes, ce qui entraîne des efforts redondants et des incohérences potentielles dans les données. Notre Intégration SIRH résout ce problème en transférant automatiquement les périodes d'absence (par exemple, les jours de maladie et les vacances) du SIRH vers la section Planning de deskbird en tant que statuts.

Cette automatisation permet de gagner du temps et garantit des données précises pour Workforce et Office analytics.

2. SIRH pris en charge

Aucune intervention de développeur n'est requise. deskbird prend en charge l'intégration transparente avec les outils SIRH suivants : UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday et Sage HR.

Si vous utilisez un autre outil SIRH, veuillez contacter notre équipe de support pour vérifier si nous pouvons le prendre en charge.

3. Avantages

💡 Les périodes d'absence approuvées (par exemple, les jours de maladie, les vacances ou toute absence définie dans votre SIRH) sont automatiquement synchronisées dans la section Planification de la semaine de deskbird.

Si un utilisateur est marqué "Absent", toutes les réservations existantes ce jour-là seront automatiquement annulées, sauf les réservations pour les Salles de Réunion.

💡 Les utilisateurs ne peuvent pas modifier manuellement leur statut d'absence synchronisé. Pour annuler une absence, ils doivent la mettre à jour dans le SIRH, ce qui sera ensuite reflété dans deskbird.

4. Configuration de l'intégration

• Accédez à Admin > Intégrations dans deskbird.
• Sélectionnez votre outil SIRH et entrez les identifiants API (ceux-ci sont générés dans votre SIRH).
• Le système commencera à synchroniser toutes les absences futures et les absences approuvées des 3 derniers mois.
• Vous pouvez continuer à travailler pendant que la synchronisation se fait en arrière-plan.
• Pour plus d'informations, consultez notre FAQ.

5. Configuration SFTP (Protocole de Transfert de Fichier Sécurisé)

Au cas par cas : Veuillez contacter votre Customer Success Manager ou Support

Dans des cas particuliers où aucune intégration directe SIRH n'est prise en charge (via Merge), deskbird propose une option de synchronisation des absences basée sur SFTP sécurisé. Cette méthode est uniquement disponible sur demande et doit être activée par notre équipe. Si votre système RH n'est pas répertorié dans nos intégrations natives, veuillez contacter votre Customer Success Manager pour explorer cette option.

🤝 Si nécessaire, nous pouvons offrir une assistance technique pour cette configuration via notre partenaire d'intégrations tiers de confiance.

⚠️ Cette méthode est utilisée exclusivement pour la synchronisation des absences – elle ne prend pas en charge le provisionnement des Utilisateurs & Groupes.

Méthodes de téléchargement SFTP disponibles

Il existe deux façons de transférer vos fichiers CSV vers deskbird via SFTP. Bien que l'approche automatisée soit préférée pour une utilisation à long terme, un téléchargement manuel peut être utile pour les tests initiaux ou les petites équipes.

1. Envoi SFTP programmé (recommandé)
   La plupart des entreprises automatisent ce processus à l'aide d'une tâche planifiée (par exemple, un cron job) qui envoie régulièrement le CSV à notre serveur SFTP, généralement de manière quotidienne ou hebdomadaire.
   • deskbird fournit :
     • Nom d'hôte SFTP
     • Nom d'utilisateur
     • Clé SSH ou mot de passe
   • L'entreprise génère un CSV à partir de son HRIS ou outil d'exportation et le télécharge dans le dossier approprié sur le serveur SFTP.
   • ⚠️ Le fichier téléchargé doit suivre le format CSV exact défini ci-dessous.
2. Téléchargement manuel (pour tests ou utilisation à petite échelle)
   Les administrateurs RH ou IT peuvent exporter manuellement le fichier CSV et le télécharger dans le conteneur SFTP assigné en utilisant des outils tels que FileZilla ou Cyberduck.
   • Ceci est particulièrement utile pendant la phase de test ou lorsque la taille du client ne justifie pas l'automatisation.

Format CSV et règles de synchronisation

Les données d'absence sont synchronisées à partir d'un fichier CSV, qui sert de source unique de vérité pour les jours d'absence dans une période définie.

💡 Vous pouvez trouver un exemple de fichier .csv à télécharger en bas de cette page.

Structure du CSV :

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 jours d'absence
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 jour d'absence (matin)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 jour d'absence (après-midi)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 jour d'absence

• Fenêtre de dates : Seules les absences entre D–6 semaines et D+12 semaines (où D = date de création du fichier) seront traitées.
• Source de vérité : Le fichier doit inclure la liste complète et finale des absences pour tous les utilisateurs dans la période concernée.
• Création : Les absences listées dans le CSV mais pas encore dans deskbird seront ajoutées.
• Suppression : Les absences déjà dans deskbird mais manquantes dans le fichier seront supprimées. 
  ℹ️ Si le fichier récent n'inclut plus une absence passée, elle sera également supprimée de deskbird.
• Pas de mises à jour partielles : Toute entrée manquante sera considérée comme une suppression.
• Modification manuelle : Les absences provenant du SFTP ne peuvent pas être modifiées manuellement par les utilisateurs (ou les administrateurs). 

6. Expérience utilisateur

• Les utilisateurs verront leur statut synchronisé dans le fil personnel et la vue des collègues sur le web et mobile.
• Des notifications par e-mail sont déclenchées lorsqu'un statut d'absence est mis à jour via le HRIS.
• Les utilisateurs seront également informés si une absence synchronisée entraîne l'annulation d'une réservation.
• Les gestionnaires de groupe, managers, administrateurs de bureau et administrateurs globaux peuvent voir les statuts d'absence de leurs membres d'équipe pour aider à coordonner la présence et les besoins en espace de travail.
• La synchronisation HRIS s'exécute une fois par jour (pendant la nuit).

⚠️ Remarque : Lorsque les absences sont récupérées via la configuration d'intégration, les utilisateurs peuvent resynchroniser manuellement les absences si elles sont affichées incorrectement. Pour ce faire, les utilisateurs vont à leurs initiales ou photo de profil en bas à gauche, puis sélectionnent Profil, et cliquent sur le bouton Resynchroniser les absences HRIS en bas de la page.

Cette option n'est pas disponible lors de l'utilisation du SFTP.

Trouvez ci-dessous un exemple de fichier .csv pour la configuration SFTP :