deskbird te permite crear eventos de oficina directamente desde tu vista de Programa, invitar a compañeros y ver quién planea asistir, ayudándote a reunir a las personas y fomentar la colaboración en la oficina.
1. Crear un evento
⚠️ Los permisos para crear eventos dependen de la configuración de tu empresa. Por defecto, solo los Admin pueden crear eventos. Tu Admin también puede dar este permiso a Managers o a usuarios individuales. Si no ves la opción para crear un evento, contacta con tu Admin.
Para crear un evento desde tu vista personal de Programa:
- Ve a la pestaña Programa.
- Debajo del calendario, busca la sección Ver todos los próximos eventos y haz clic en el icono ➕ que aparece junto a ella.
- Rellena el formulario del evento:
- Nombre del evento y emoji opcional
- Fecha y hora
- Ubicación
- Descripción opcional
- Configuración de RSVP y Límite de asistencia opcional
- Notificar a todos los usuarios por correo electrónico, para enviar una invitación por email a los invitados
- Haz clic en Publicar evento para compartirlo con los invitados.
💡 Si estableces un Límite de asistencia, no se podrá cambiar después de publicar el evento. Una vez alcanzado el límite, las inscripciones adicionales se colocan automáticamente en una lista de espera.
⚠️ Emails del organizador: Si Notificar a todos los usuarios por correo electrónico está desactivado, los invitados no reciben una invitación por email, pero igualmente verán el evento en su pestaña Programa. Como organizador, siempre recibirás un email de confirmación con una invitación de calendario (archivo .ics), independientemente de esta configuración.
2. Invitar a compañeros
Durante la creación del evento, usa el campo Invitados para elegir quién recibirá una invitación:
- Grupos de usuarios: invita a todo un departamento o equipo de una vez
- Usuarios individuales: añade compañeros específicos por nombre
- Todas las oficinas: invita a todos los asignados a una ubicación de oficina en particular
Los compañeros invitados verán el evento resaltado en su pestaña Programa y podrán confirmar su asistencia (RSVP) directamente desde ahí. Si la Sincronización del calendario con Google o Microsoft está activada, el evento también se añade a su calendario cuando lo aceptan.
💡 La creación y edición de eventos están disponibles en la app web y en Microsoft Teams. En la app móvil de deskbird, puedes ver y confirmar tu asistencia a eventos, pero no crearlos ni editarlos.
3. Editar o eliminar un evento
Para editar un evento que has creado:
- Abre el evento desde la lista Ver todos los próximos eventos en tu pestaña Programa.
- Haz clic en Editar y actualiza los detalles que necesites.
- Guarda los cambios. Los invitados que recibieron una invitación por email serán notificados de las actualizaciones por correo electrónico.
Para eliminar un evento:
- Abre el evento y haz clic en Eliminar.
- Confirma la eliminación. El evento se eliminará de los programas y calendarios de todos los invitados.
⚠️ Eliminar un evento no se puede deshacer. Todos los RSVP y las entradas de calendario asociadas al evento se eliminarán.