Dock de deskbird

Beta temprana

deskbird Dock es una aplicación de escritorio ligera que automáticamente establece el estado del usuario conectado como "En la oficina" y lo registra en sus reservas de Desks y estacionamiento en cuanto se conecta a una red de oficina reconocida. Cuando el usuario también conecta un monitor de oficina reconocido mientras está en esa red, Dock puede detectar el Desk exacto e incluso crear una nueva reserva de Desk si no existe ninguna para ese día. No se requieren registros manuales ni creación de reservas: la app funciona en segundo plano después del primer inicio de sesión.

1. ¿Qué es deskbird Dock?
2. Planes y licencias
3. Requisitos previos
4. Instalar en macOS
5. Instalar en Windows
6. Cómo funciona
7. Período de gracia y registro automático
8. Configurar la detección de oficina (Admins)
9. Configurar la detección de Desk (Admins)
10. Modos de privacidad (Admins)
11. Despliegue masivo con Microsoft Intune (Admins)
12. Solución de problemas
13. Comentarios y soporte
14. Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es deskbird Dock?

deskbird Dock es una app de escritorio ligera para macOS y Windows que funciona silenciosamente en segundo plano. Solo requiere acción manual durante el primer inicio de sesión. Después, trabaja en segundo plano sin que tengas que hacer nada más.

Cuando un usuario se conecta a una red de oficina reconocida, Dock automáticamente:

• Registra al usuario en sus reservas existentes de Desks y estacionamiento
• Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña de Agenda

Cuando un usuario conecta un monitor reconocido mientras está conectado a una red de oficina reconocida, Dock automáticamente:

• Crea una nueva reserva de Desk si no existe ninguna para ese día
• Registra al usuario en sus reservas existentes de Desk
• Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña de Agenda

⚠️ Importante: La detección de monitores y las automatizaciones de reservas dependen de la detección activa de la red. Si tu dispositivo está conectado a un monitor pero no a una red de oficina reconocida, no se transmite la información del monitor y no se realizarán registros automáticos ni reservas.

2. Planes y licencias

deskbird Dock se licencia a través del plan Dock Plus, que se factura por dispositivo activo. Este plan desbloquea el derecho de Workplace Intelligence, que permite la detección de presencia y Analytics de Dock.

Los administradores pueden revisar su plan en Admin > Suscripción, donde deskbird Dock aparece como Dock. Hay pruebas disponibles: contacta a tu account manager de deskbird para solicitar una.

💡 Nota: el acceso basado en licencias se está implementando de forma gradual. El acceso beta existente no se ve afectado durante esta transición.

3. Requisitos previos

Antes de desplegar deskbird Dock, asegúrate de tener lo siguiente:

• Cuenta: los empleados deben tener una cuenta de deskbird usando su correo corporativo (SSO vía Google o Microsoft)
• Registro: activa el registro en Admin > Configuración de reservas
• Sistema: macOS o Windows
• Red: la red de oficina debe estar configurada en Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia
• Plano: un plano publicado, necesario para habilitar el mapeo de monitores para la detección de Desk
• Instalador: descarga deskbird Dock desde https://dock.deskbird.com/ (disponible para macOS y Windows)

4. Instalar en macOS

Los usuarios instalan deskbird Dock en macOS de la siguiente manera:

1. Descargar e instalar: descarga el instalador de macOS desde https://dock.deskbird.com/. Ábrelo y sigue los pasos de instalación.
2. Conceder permisos: cuando se solicite, permite el acceso a la ubicación. Si no aparece ningún mensaje, ve a Configuración del sistema > Privacidad y seguridad > Servicios de localización y activa deskbird Dock.
3. Iniciar sesión: la app se abre automáticamente tras la instalación. Inicia sesión usando SSO de Google o Microsoft a través del navegador.
4. Acceder al panel: el icono de deskbird Dock aparece en la barra de menú superior derecha. Haz clic y selecciona "Abrir panel" para ver la oficina detectada y los dispositivos conectados.

💡 Consejo: si no ves el icono en la barra, libera espacio en la barra de menú desde Configuración del sistema > Centro de control.

5. Instalar en Windows

Los usuarios instalan deskbird Dock en Windows así:

1. Descargar e instalar: descarga el instalador de Windows desde https://dock.deskbird.com/ y ejecútalo. Si aparece la advertencia "Windows protegió tu PC", haz clic en "Más información" y luego en "Ejecutar de todas formas".
2. Iniciar sesión: la app se abre automáticamente tras la instalación. Inicia sesión usando SSO de Google o Microsoft a través del navegador.
3. Acceder al panel: el icono de deskbird Dock aparece en la bandeja del sistema inferior derecha (haz clic en la flecha ^ si está oculto). Haz clic y selecciona "Abrir panel".

💡 Consejo: para despliegues masivos, los equipos de IT pueden instalar deskbird Dock de forma silenciosa y a gran escala usando Microsoft Intune. Consulta Despliegue masivo con Microsoft Intune.

6. Cómo funciona

Una vez instalada y con sesión iniciada, deskbird Dock funciona en segundo plano. Cuando el dispositivo del usuario se conecta a una red de oficina reconocida, la app:

1. Detecta la oficina automáticamente según la red
2. Registra al usuario en cualquier reserva existente de Desk y estacionamiento para ese día
3. Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña de Agenda

Cuando el dispositivo del usuario se conecta a un monitor reconocido mientras está en la red de oficina, la app:

1. Transmite los datos del monitor para detectar la oficina y Desk específicos
2. Registra al usuario en cualquier reserva existente de Desk para ese día
3. Crea una nueva reserva de Desk para ese día si no existe ninguna
4. Actualiza el estado del usuario a "En la oficina" en la pestaña de Agenda
5. Si la reserva era para otro Desk, se cambia automáticamente para coincidir con el Desk donde está mapeado el monitor

💡 Nota: Conectar solo un monitor sin una conexión de red de oficina establecida no activará la detección de Desk ni las automatizaciones de reservas.

El panel de Dock muestra el estado actual de la red y los monitores conectados.

💡 Consejo:

• Para reservas existentes: refresca tu navegador para sincronizar el estado actualizado en la web de deskbird.
• Para nuevas reservas: si Dock ya está funcionando, cierra sesión y vuelve a entrar, luego refresca la web para sincronizar los últimos cambios.

7. Período de gracia y registro automático

El registro automático de deskbird Dock funciona junto con el período de gracia de registro de tu oficina. La fecha límite de registro es la hora de inicio de la reserva más el período de gracia. Si un usuario no ha sido registrado para ese momento, la reserva de Desk se libera automáticamente.

Como Dock registra a los usuarios en cuanto detecta su presencia, llegar dentro del período de gracia mantiene la reserva. Si llegas después, la reserva original ya se habrá cancelado y no se puede recuperar.

El siguiente ejemplo asume un Desk reservado desde las 09:00, con el período de gracia de la oficina aplicado:

8. Configurar la detección de oficina (Admins)

La detección de oficina normalmente la configura el equipo de IT. Para vincular una red a una oficina:

1. Ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de oficina
2. Haz clic en "Agregar red"
3. Introduce los detalles de la oficina y la red (Wi-Fi SSID/BSSID, puerta de enlace predeterminada o IP pública) para vincularlos a la oficina

Una vez agregada una red, cualquier usuario que se conecte desde esa red será detectado y registrado automáticamente.

💡 Cómo funciona la detección de red: la detección usa lógica AND. Un usuario solo se detecta como en la oficina cuando todas las condiciones activadas en Agregar red se cumplen al mismo tiempo. Actualmente no hay opción para una condición OR.

⚠️ Conexiones por Ethernet: cuando un dispositivo se conecta por Ethernet, no reporta un SSID de Wi-Fi. Por lo tanto, una regla que requiera SSID nunca se cumplirá por Ethernet y el registro no se activará. Si tus usuarios se conectan por Ethernet, tienes dos opciones:

• Usa la condición "Puerta de enlace predeterminada (MAC)" en vez de la regla de SSID. La MAC de la puerta de enlace se reporta tanto por Ethernet como por Wi-Fi, así que funciona sin importar cómo se conecte el usuario. Para encontrar el valor, abre el panel de deskbird Dock mientras estés en la red de oficina, revisa la conexión Ethernet y copia el campo "Gateway - MAC". Agrégalo en Agregar red y elimina la condición de SSID.
• O mantén el Wi-Fi encendido incluso cuando estés conectado por Ethernet. Si el Wi-Fi sigue asociado, se reporta el SSID y la regla existente se cumplirá. Es la opción más rápida para probar.

⚠️ Evita reglas de red idénticas entre oficinas: cada oficina debe tener al menos un valor de red único. Si dos oficinas están configuradas con exactamente el mismo SSID de Wi-Fi y la misma subred, el sistema no puede saber en qué oficina está el usuario, así que se omite la detección de presencia — y sin registro, la reserva se libera tras el período de gracia. Asegúrate de que al menos un valor (por ejemplo, el rango de subred) sea diferente entre oficinas.

9. Configurar la detección de Desk (Admins)

La detección de Desk vincula un monitor específico a un Desk concreto, para que los usuarios se registren justo en el Desk donde se conectan. Se requiere un plano publicado. Para vincular un monitor a un Desk:

1. Ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de Desk
2. Haz clic en el icono de engranaje de la oficina deseada
3. Mapeo manual: haz clic en Mapeo manual, conecta un monitor a tu dispositivo para que aparezca en el sistema, selecciona el Desk correcto en tu plano y haz clic en Mapear para vincular el monitor.
4. Mapeo automático: activa la opción Mapeo automático y establece el número de detecciones necesarias para confirmar una coincidencia. Puedes seguir el progreso en las pestañas Mapeados y No mapeados. Si surge un conflicto (un monitor detectado en 2 o más Desks), se te pedirá resolverlo manualmente desde esta página.

Una vez que un monitor está mapeado, cualquier usuario que se conecte a ese monitor será detectado automáticamente en ese Desk y registrado.

💡 Nota: El mapeo automático requiere que la red de oficina esté configurada. Para activarlo, ve a Admin > Workplace Intelligence > Detección de presencia > Detección de oficina y agrega tus redes de oficina.

10. Modos de privacidad (Admins)

deskbird Dock 0.6.0 introduce controles de privacidad flexibles, para que puedas decidir exactamente cuántos datos personales recopila Dock, desde un seguimiento completo a nivel de usuario hasta el anonimato total. Esto es especialmente útil para organizaciones con requisitos estrictos de privacidad de datos o un Comité de Empresa activo.

Ahora, los ajustes de presencia se encuentran en una sección dedicada llamada Workplace Intelligence en Admin, dividida en dos páginas:

• Detección de presencia: la configuración estándar de detección de red y escritorio.
• Privacidad: elige uno de los tres modos de privacidad.

Para configurarlo, ve a Admin > Workplace Intelligence > Privacidad.

💡 Nota: si dependes de las automatizaciones de reservas de Dock (registro automático, intercambio de escritorios, creación automática de reservas), mantén el modo predeterminado Usuario autenticado.

⚠️ Cambiar de modo:

• Usuario autenticado → Anónimo anonimiza todos los eventos pasados. Se conserva la información de ocupación, pero los datos a nivel de usuario se eliminan permanentemente.
• Anónimo → Usuario autenticado no recupera los datos anteriores.

deskbird muestra una advertencia de confirmación antes de aplicar un cambio; revísala con atención antes de confirmar.

11. Despliegue a gran escala con Microsoft Intune (Admins)

Para implementaciones grandes, los equipos de TI pueden desplegar deskbird Dock de forma centralizada en dispositivos Windows unidos a Entra y gestionados por Intune. En instalaciones gestionadas, la app se activa en silencio, sin necesidad de iniciar sesión en el navegador ni contraseñas para los usuarios finales. Para instrucciones paso a paso, consulta la guía de despliegue de deskbird Dock con Intune para Windows.

Elige el modo de activación que se ajuste a tu política de privacidad (configurado en Admin de deskbird):

• Modo empresa (anónimo): se activa solo para tu organización de Microsoft, como un dispositivo anónimo sin identidad de usuario. Mide la ocupación de la oficina sin identificar a las personas. Requiere registrar primero el ID de tu tenant de Entra con deskbird.
• Modo usuario: se activa como el empleado que ha iniciado sesión, quien debe tener ya una cuenta de deskbird. La presencia se vincula a esa persona, desbloqueando funciones personalizadas como el registro automático y automatizaciones de reservas donde estén habilitadas.
• Modo manual: disponible para fases piloto rápidas o pruebas en dispositivos no gestionados.

💡 Nota: el despliegue silencioso basado en Intune está disponible para dispositivos Windows.

12. Resolución de problemas

Si algo no funciona como esperabas, revisa la siguiente tabla para ver problemas comunes y soluciones rápidas:

13. Comentarios y soporte

Como tester beta temprano, tus comentarios son esenciales para dar forma al producto final. Para informar errores o solicitar soporte, contacta al equipo de deskbird en dock@deskbird.com.

⚠️ Nota: esta versión es para pruebas en etapas tempranas y puede tener detalles por pulir. No refleja necesariamente el producto final. ¡Gracias por ayudarnos a crear una mejor experiencia de trabajo!

14. Preguntas frecuentes