Configura y gestiona artículos de servicio para salas de reuniones, ¡y haz seguimiento de todas las solicitudes en un solo lugar! La función de Catering y servicios de deskbird te ayuda a optimizar las operaciones de la oficina y garantiza que todo lo que tu equipo necesita esté disponible cuando y donde sea necesario.
Catering y servicios te permite definir y asignar artículos (como bebidas, snacks o servicios) a tus salas de reuniones. Los empleados pueden solicitar estos servicios al reservar una sala, y los administradores seleccionados pueden gestionar todas las solicitudes entrantes desde un panel dedicado.
- Configurar servicios en el panel de administración
- Activar Catering y servicios para salas de reuniones
- Solicitar servicios al reservar una sala de reuniones
- Supervisar solicitudes desde el panel de Solicitudes de servicio
- Exportar datos de servicios
- Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas
1. Configurar servicios en el panel de administración
Ve a Admin > Salas de reuniones > Catering y servicios.
Aquí puedes:
- 👤 Añadir usuarios que puedan acceder al panel de solicitudes de servicio
- ➕ Añadir categorías y artículos, como material para talleres, catering o artículos especiales
- ✏️ Editar o 🗑️ eliminar categorías existentes usando los iconos de lápiz o papelera
- 📤 Exportar datos (ver al final del artículo)
Al crear o editar una categoría, puedes configurar:
-
Nombre de la categoría
- Email del proveedor (quien recibirá las solicitudes, puede ser un proveedor externo)
- Notas públicas (visibles para quienes solicitan)
- Código de centro de costos: Ninguno, Opcional o Requerido
- Artículos de la categoría: Puedes definir artículos por nombre, tipo y límite de cantidad
- Tiempos de buffer: Establece tiempo antes/después de las reuniones (solo se respeta dentro de deskbird – no se sincroniza con Outlook/Google)
2. Activar Catering y servicios para salas de reuniones
Para activar servicios en salas específicas:
- Ve a Admin > Lugar de trabajo > Pisos y espacios
- Selecciona una sala de reuniones
- Activa la opción "Activar catering y servicios"
- Asigna las categorías de servicio correspondientes a la sala
Esto asegura que los empleados puedan solicitar servicios al reservar esa sala en particular.
⚠️ Nota: Eliminar una categoría de una sala no elimina automáticamente las solicitudes existentes. Los administradores pueden cancelarlas manualmente si es necesario.
3. Solicitar servicios al reservar una sala de reuniones
Cuando un empleado reserva una sala con servicios activados:
- Verá la opción "Solicitar servicios"
- Al hacer clic, se abre una ventana donde puede:
- Seleccionar los artículos de servicio disponibles (por ejemplo, bebidas, snacks, rotafolios)
- Elegir cantidades
- Agregar notas adicionales
Las reservas de salas de reuniones con solicitudes de servicio asociadas se muestran con un icono de taza en la pestaña Reservar > Salas de reuniones. Además, quien solicita recibe una notificación en la confirmación de su reserva.
4. Supervisar solicitudes desde el panel de Solicitudes de servicio
Los usuarios añadidos en "Añadir usuarios que puedan acceder a catering y servicios" verán ahora una nueva pestaña en el menú principal: Solicitudes.
Este panel les permite:
- Ver solicitudes de servicio pendientes y pasadas
- Usar filtros como sala de reuniones, solicitante o categoría
- Hacer clic en una solicitud para ver:
- Artículos solicitados
- Detalles de la reunión
- Notas
- Centro de costos
- Configuración de tiempos de buffer
Este panel es solo de lectura y ayuda a los coordinadores o responsables de instalaciones a asegurarse de que cada servicio esté correctamente preparado.
⚠️ Nota: Tras realizar una reserva, siempre se envía una notificación por correo electrónico a la dirección definida en el Email del proveedor al configurar la categoría. Los proveedores pueden ser externos y no tener acceso a deskbird.
5. Exportar datos de servicios
En el panel de administración de Catering y servicios, puedes exportar todos los datos de categorías y artículos haciendo clic en "Exportar datos". Esto es útil para informes o para compartir con proveedores de servicios externos.
Tu exportación en CSV incluirá:
- Correo electrónico del solicitante
- Correo electrónico del proveedor
- Fechas y horas de las reuniones
- Categorías y artículos solicitados
- Entradas personalizadas (como notas libres o centros de costos)
6. Preguntas frecuentes y limitaciones conocidas
- ❌ Actualmente no es posible exportar solicitudes de servicio directamente desde el panel (¡próximamente!)
- ❌ Para eventos recurrentes, actualmente no están disponibles las solicitudes de catering
¿Cuál es la diferencia entre Catering y servicios y Equipamiento de salas de reuniones?
Catering y servicios son solicitudes temporales y específicas para una reunión (como bebidas o rotafolios), mientras que el Equipamiento se refiere a elementos permanentes en una sala (como una TV o pizarra). Los servicios se pueden añadir por reunión y filtrar al reservar; el equipamiento es fijo.
¿Quién puede acceder a Catering y servicios?
- Administradores configuran categorías, las activan por sala y exportan datos.
- Organizadores añaden servicios al reservar una sala.
- Usuarios autorizados (como responsables de instalaciones) ven y gestionan solicitudes en el panel.
- Proveedores de servicios reciben notificaciones por correo electrónico con todos los detalles de la solicitud—no necesitan cuenta de deskbird.